Pengertian, Fungsi dan Bagian-Bagian Penting Standard Operating Procedure (SOP), Jangan Sampai Terlewat!

Pengertian SOP

Standard operating procedure adalah aturan tertulis yang sistematis terkait prosedur pelaksanaan suatu pekerjaan. SOP mencakup tata cara, proses, langkah-langkah kronologis, input-output, serta penanggung jawab dari tiap tahapan pekerjaan.

Dalam sebuah bisnis, SOP penting untuk mengontrol hasil dari setiap pekerjaan. Oleh karena itu, para penanggung jawab perlu membuat dan mensosialisasikan SOP kepada setiap karyawan. 

Evaluasi SOP juga perlu dilakukan secara berkala untuk memastikan bahwa SOP yang ada tetap dapat memenuhi tujuan bisnis yang terus berkembang.

Fungsi SOP

1. Optimalisasi kinerja

SOP dibutuhkan untuk mengoptimalisasi penggunaan sumber daya bisnis, baik itu tenaga karyawan, waktu, dan beban mental yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan. 

Sebagai panduan proses kerja, SOP dapat mengurangi kegiatan-kegiatan yang tidak diperlukan, sehingga sumber daya yang dimiliki sebuah bisnis dapat digunakan secara optimal.

1. Mempertahankan reliabilitas dan konsistensi hasil produk dan jasa

Hasil produk dan jasa yang konsisten diperlukan untuk mempertahankan kepercayaan konsumen terhadap bisnis. Oleh karena itu, dibutuhkan proses kerja yang reliabel untuk menghasilkan produk dan jasa dengan kualitas yang sama. 

SOP digunakan untuk mendokumentasi proses kerja yang dianggap paling reliabel agar dapat digunakan dan diulang di masa depan.

1. Memperjelas alur birokrasi dalam proses kerja

SOP membantu memperjelas setiap penanggung jawab dari setiap proses kerja kepada seluruh karyawan. Sehingga, ketika terjadi konflik pada satu area kerja, karyawan dapat mengurus konflik tersebut dengan alur birokrasi yang jelas.

1. Menghindari kesalahan dalam berbagai area pekerjaan

Adanya gambaran yang jelas mengenai ketergantungan antara area kerja dapat menghindari kesalahan yang disebabkan oleh ketidaktahuan karyawan terhadap dampak pekerjaannya terhadap area kerja yang lain.

Bagian-bagian SOP

1. Tanggal pembuatan dan pengesahan SOP.

2. Tujuan dan ruang lingkup. Tujuan mencakup area kerja dan masalah apa yang diatasi oleh SOP tersebut, sedangkan ruang lingkup mencakup jabatan dan divisi yang terlibat, serta hasil apa yang akan dicapai setelah prosedur kerja dilakukan.

3. Kebijakan. Kebijakan merupakan keputusan-keputusan yang berlaku setelah SOP tersebut disahkan, seperti syarat pelaksanaan prosedur kerja dan pertimbangan-pertimbangan yang berkaitan dengan pelaksanaan prosedur.

4. Prosedur tertulis. Bagian ini merupakan inti dari SOP. Prosedur ditulis secara kronologis, menggunakan angka sebagai penanda urutan, dan mencakup input, output, proses, serta penanggung jawab di setiap langkahnya.

5. Bagan/flowchart dari prosedur tertulis. Agar dapat tersampaikan secara maksimal, visualisasi prosedur harus dibuat. Visualisasi dari SOP dapat dibuat dengan Microsoft Visio atau Draw.io milik Google.