Mengenal Seberapa Penting Penilaian Kinerja Karyawan Beserta Metodenya

Ketika sebuah perusahaan telah melakukan berbagai kegiatan untuk mengelola sumber daya manusianya misalnya dengan perekrutan karyawan, seleksi, wawancara maupun pelatihan, maka semua kegiatan tersebut harus diketahui apakah ada hasil yang baik atau masih ada perilaku kerja karyawan yang harus diperbaiki. Oleh karena itu, aktivitas  yang harus digunakan adalah aktivitas penilaian kinerja.

Apa itu Penilaian Kinerja?

Penilaian kinerja (Performance Appraisal) merupakan proses mengevaluasi perilaku kerja dan hasil kerja karyawan.

Penilaian kinerja (performance appraisal) adalah proses mengukur dan menentukan tingkat pencapaian standar dan sasaran kerja seorang karyawan.

Jika kita perluas, objek penilaian kinerja sangat banyak. Bisa berupa kinerja sebuah korporasi, kinerja departemen bahkan kinerja suatu project. Tetapi dalam hal ini, kita akan menekankan objek dan konteksnya pada karyawan atau orang yang bekerja pada sebuah organisasi.

Penilaian kinerja (Performance Appraisal) merupakan bagian dari manajemen kinerja (Management Appraisal). Manajemen kinerja adalah satu pendekatan terintegrasi yang perlu dilakukan oleh perusahaan terutama departemen Human Resource Development (HRD) untuk menjamin bahwa kinerja karyawannya bisa mendukung serta berkontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan. 

Di dalam penilaian kinerja baik manajer maupun staf yang bekerja di unit HRD perlu untuk menentukan standar kinerja, kerja sama dengan para manajer lini, menilai kinerja dan memberikan umpan balik kepada karyawan atas hasil dari penilaian kinerja tersebut. Umpan balik berguna untuk memotivasi, memperbaiki dan meningkatkan kinerja karyawan kedepannya.

Mengapa Perusahaan maupun Organisasi Harus Melakukan Penilaian Kinerja?

Untuk menjawab pertanyaan diatas. Berikut ini beberapa manfaat dari adanya penilaian kinerja.

1. Untuk Memberikan Kenaikan Gaji dan Insentif yang Tepat Bagi Karyawan

Penilaian kinerja sangat penting didalam perusahaan maupun di sebuah organisasi. Penilaian kinerja sangat penting sebagai dasar untuk memberikan kenaikan gaji dan insentif. Jadi, perusahaan dapat memberikan kenaikan gaji bilamana hasil kerja atau perilaku kerja karyawan mencapai standar yang ditentukan oleh perusahaan. 

Selain itu, karyawan juga bisa mendapatkan insentif misalnya berupa bonus karena hasil kerjanya yang sangat baik dan melebihi standar yang ditentukan.

2. Untuk Menentukan Keputusan Kenaikan Jabatan yang Tepat

Penilaian kinerja juga sangat penting dalam penentuan promosi atau kenaikan jabatan maupun transfer atau memindahkan ke departemen yang lain. Para manajer tidak boleh semena-mena dalam menentukan kenaikan jabatan. Misal manajer suka pada si A, sehingga manajer menaikkan jabatan si A. 

Begitupun sebaliknya, manajer tidak suka pada si B sehingga memindahkan si B ke unit lain. Manajer tidak boleh melakukan hal tersebut karena akan menimbulkan rasa ketidakadilan bagi karyawan. 

Oleh karena itu, setiap kegiatan promosi atau kenaikan jabatan, rotasi jabatan bahkan demosi/penurunan jabatan sebaiknya ditentukan berdasarkan hasil penilaian kinerja.

2. Untuk Menentukan Program Pelatihan yang Sesuai Bagi Karyawan

Penilaian kinerja juga sangat penting dalam menentukan program pelatihan. Mengapa demikian?

Karena ketika proses penilaian kinerja, terdapat hasil nilai yang dikeluarkan. Nah, nilai tersebut menjadi dasar bagi para manajer untuk bisa mengoreksi kinerja karyawan. 

Manajer akan menilai apa saja kekurangan dari hasil kinerja karyawan, mengapa karyawan tersebut misalnya kurang bisa berkomunikasi dengan konsumen. Dengan begitu manajer akan mengira bahwa karyawan tersebut belum mempunyai kemampuan atau keterampilan komunikasi yang baik. 

Oleh karena itu, manajer memberikan solusi dengan mengikutkan karyawan tersebut pada kegiatan pelatihan untuk meningkatkan komunikasi interpersonal dengan konsumen. 

Dengan cara pelatihan ini, karyawan diharapkan memiliki perilaku kerja dan hasil kerja yang lebih baik dan bisa membuatnya memenuhi standar kinerja bahkan lebih dari yang ditentukan.

Lantas, Bagaimana Cara/Tahapan Melakukan Penilaian Kinerja Secara Efektif?

1. Tentukan Kriteria Suatu Tugas Pekerjaan dan Kriteria Kinerja

-Langkah pertama melakukan penilaian kinerja yaitu dengan menentukan kriteria suatu tugas pekerjaan. Misalnya seorang tenaga penjual, salah satu kriteria tugas yang akan dinilai adalah bagaimana ia dapat melakukan penjualan produk kepada konsumen.

-Kemudian, tentukan kriteria kinerja atau standar kinerja yang ingin dicapai. Misalkan, kinerja seorang tenaga penjual dikatakan bagus jika penjualan bisa mencapai 1 sampai 1,5 juta perbulan. 

Dikatakan sangat bagus jika penjualannya lebih dari 1,5 juta perbulan. Tetapi jika hasil karyawan dibidang selling atau penjualan kurang dari 1 juta rupiah perbulan maka kinerjanya bisa dikatakan kurang bagus. Itulah contoh sederhana dari kriteria tugas pekerjaan dan kriteria kinerja atau standar kerja. 

2. Melakukan Kegiatan Penilaian Kinerja 

Setelah kita menentukan kriteria tugas pekerjaan dan standar kinerja, maka yang perlu dilakukan selanjutnya yaitu melakukan penilaian kinerja tersebut dengan berbagai alternatif yang ada. Lantas, Apa saja yang dilakukan dalam kegiatan penilaian kinerja?

Jadi, kegiatan yang perlu dilakukan dalam penilaian kinerja misalnya mengatur jadwal penilaian kinerja. Entah itu dilakukan sebulan sekali atau pun tiga bulan sekali, enam bulan sekali, bahkan satu tahun sekali.

3. Memberikan Sesi Umpan Balik

Setelah melakukan kegiatan penilaian kinerja, maka harus ada umpan balik. Adapun salah satu bentuk umpan baliknya misalnya seorang atasan memberikan hasil penilaian kinerja kepada karyawan yang ada diunitnya. 

Apabila hasil kinerjanya bagus, maka akan diberikan feed back yaitu perlu diperbaiki menjadi lebih baik lagi agar didapatkan hasil yang lebih maksimal. Begitupun sebaliknya, apabila hasil kinerjanya kurang bagus maka akan diberikan syarat-syarat perbaikan bahkan diikutkan dalam kegiatan pelatihan.  

Teknik Penilaian

Adapun teknik penilaian kerja yang umum digunakan dalam perusahaan maupun organisasi adalah management by objective (MBO). Teknik ini didasarkan pada adanya sasaran atau tujuan yang secara obyektif dapat diukur dan disepakati bersama oleh karyawan dan atasannya. 

Sasaran ini akan membantu karyawan dan atasan untuk mendiskusikan kinerja yang ditampilkan serta cara yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja. Karena penilaian dilakukan terhadap hasil kerja yang ditunjukkan karyawan, dan bukan kepribadiannya maka bias subyektif dalam pengukuran MBO ini biasanya dapat diminimalisir atau dikurangi. Untuk contoh management by objective (MBO) yaitu:

1. Critical Incident 

Berdasarkan perilaku. Penilai menuliskan berbagai pernyataan yang menggambarkan perilaku-perilaku baik dan buruk yang berkaitan dengan unjuk kerja karyawan, juga meliputi penjelasan singkat mengenai apa yang terjadi.

2. Behaviorally Anchored Rating Scales (BARS)

Berdasarkan perilaku karyawan. BARS ini berbentuk skala yang merupakan gabungan dari Critical Incident yang diuraikan secara naratif dengan peringkat kuantitatif, dimana setiap angka kuantitatif dikaitkan dengan perilaku kerja yang baik dan buruk. Jadi, terdapat perbedaan antara Critical Incident dengan BARS. Pada Critical Incident tidak ada peringkat kuantitatif sedangkan pada BARS terdapat peringkat kuantitatif.

3. Grafic Rating Scales

Dalam penilaian kerja berdasarkan karakteristik pribadi, salah satu alat yang digunakan adalah Grafic Rating Scales. Pada teknik ini, setiap karakteristik dinilai berdasarkan skala tertentu yaitu misalnya skala 1-5.

Setelah mendapatkan penjelasan tadi, kita bisa menyimpulkan bahwa ada berbagai hal yang patut dipertimbangkan dalam melakukan penilaian kinerja sehingga penilaian dapat optimal, efektif dan tepat guna. Pada dasarnya, setiap perusahaan atau organisasi memiliki tujuan dan budaya yang berbeda. 

Oleh karena itu, organisasi tidak bisa langsung mengambil alat penilaian yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi lainnya. 

Selain itu, bisa jadi setiap unit kerja memiliki tujuan dan karakteristik pekerjaan yang berbeda juga. Artinya alat penilaian kinerja tidak dapat diberlakukan secara sama untuk semua pekerjaan atau pada semua organisasi. Jadi, harus disesuaikan dengan kebudayaan dan karakteristik organisasi itu sendiri. Selain, itu juga disesuaikan dengan pekerjaan dari organisasi tersebut.