Birokrasi Pemda : Antara Internet, W-LAN dan Kantor Tanpa Kertas

Tidak bisa internet, apa kata dunia, begitu kata Tukul beberapa tahun lalu di sebuah iklan provider IT. Teknologi internet berkembang begitu pesat, dengan beberapa provider menyediakan jasa layanan internet kecepatan tinggi, baik yang melalui kabel telepon ke rumah/instansi atau jaringan satelit yang bisa ditangkap piranti elektronik menggunakan modem pulsa atau langsung gadget.

Untuk perkantoran, layanan internet ini akan lebih berdaya guna kalau bisa dinikmati melalui jaringan tanpa kabel (Wireless Local Area Network atau W-LAN) yang dikenal dengan hotspot dan bisa diakses siapa saja yang mempunyai piranti elektronik yang dilengkapi penangkap sinyal W-LAN, seperti laptop, IPAD, HP, PDA dan lain-lain. Dan seluruh PNS, nampaknya sudah jarang ditemukan yang gaptek, setidaknya bisa mengakses jagad informasi secara seketika.

Jaringan W-LAN Perkantoran

Yang menggembirakan, sejak beberapa tahun yang lalu, di sebagian kantor/sekolah di Indonesia sudah banyak terpasang internet via W-LAN tersebut dengan memanfaatkan jaringan internet Telkom Speedy (yang tersedia jaringan kabel teleponnya) atau yang menggunakan modem pulsa (bagi yang tidak ada jaringan kabel telponnya) dan disebarkan ke beberapa ruangan dengan menambahkan access point,sehingga seluruh karyawan bisa mengakses internet, baik via laptop atau HP/tablet. Meski, ada beberapa daerah yang masih blankspot, tidak dapat sinyal internet.

Jaringan wireless ini di samping dipakai untuk membagi akses internet, juga digunakan untuk komunikasi intranet guna berbagi aplikasi, data digital dan printer serta komunikasi/chatting antar komputer di lingkungan kerja. Sehingga para karyawan yang berada di lingkungan kantor tanpa kesulitan dapat mengakses internet/website secara gratis, dalam rangka mewujukan dan mensosialisasikan cyber day (tiada hari tanpa internet) serta mewujudkan paperless office (kantor tanpa kertas) dan e-government di seluruh Indonesia, kantor berbasis aplikasi IT.

WebsitePemda

Sejalan dengan adanya W-LAN, hampir sebagian besar pemda juga telah mengaktifkan website, sebagai sarana komunikasi digital guna menginformasikan kegiatan-kegiatan pemda dan SKPD serta komunikasi timbal balik dengan masyarakat.

Yang mudah, konten website dibuat dengan software gratis WordPress Multisite, yang dikenal sebagai CMS (Content Management System) yang bersifat open-source, handal dan mudah digunakan. Dan karyawan langsung yang memposting berita-berita kegiatan kantornya via admin yang telah dilatih. Ibaratnya sebuah kredo, tulis apa yang kau kerjakan, kerjakan apa yang kau tulis, menjadi keharusan setiap aparat pemerintah.

Harapannya dengan adanya website pemda, berita-berita dan dokumen peraturan yang bersifat publik akan segera diekspos, sehingga informasinya bisa diakses secara cepat, hangat dan bisa diakses di mana saja. Meski ternyata, masih banyak juga website pemda di Indonesia (termasuk Rejang Lebong) yang hanya sekedar website, posting beberapa informasi, namun informasi terkait transparansi anggaran dokumen APBD, dokumen perda/perbup, informasi kegiatan pemda terkini yang up to date, masih belum terlaksana.

Kantor Tanpa Kertas

Ini hanya sekedar terjemahan dari paperless office, yang maknanya komunikasi kantor sudah online dan tiap informasi transaksi atau laporan bisa diakses via jaringan internal kantor (LAN atau W-LAN) atau internet.

Sudah bertahun-tahun hal ini digembor-gemborkan via e-government, namun sayang implementasinya sangat tersendat, bahkan cenderung piranti elektronik hanya sebagai mesin ketik, tapi transaksi perkantoran pemerintah masih manual.

Hal ini yang membuat mudahnya melakukan penyimpangan SPJ dan masalah keuangan lainnya, penyimpangan karena masih banyaknya campur tangan secara manual.

Pak presiden Jokowi melalui Menpan menginginkan agar seluruh birokrasi pemda lebih fokus merintis implementasi e-government,dankita sangat berharap pemerintahan dan birokrasi Indonesia makin transparan, terbuka, online, transaksi online, laporan online, dan proyek-proyek IT yang menghabiskan miliaran dana di masa lampau yang kini banyak mubazir, segera diakhiri, dan segera diwujudkan melalui penyiapan pemerintahan yang sumberdaya/SDM-nya menguasai, kompetitif, bisa kerja dan didukung pimpinan yang memberikan mensupervisi dan asistensi dengan sungguh-sungguh dan apa adanya, terintegrasi, sistematis dan online.

Semua orang harus sudah terbiasa dan familier dengan aplikasi SIM (Sistem Informasi Manajemen), misal SIMDA, SIM RS atau aplikasi SIM lain untuk membuat laporan secara jaringan. SPJ (Surat Pertanggungan Jawab) dari penggunaan anggaran pemerintah tidak lagi berlembar-lembar yang menyita waktu untuk membuatnya, tapi lebih ringkas, online, dan namun bisa dilacak keaslian dan kebenaran dokumen penggunaan dananya, dan yang jelas susah diakali untuk melakukan penyimpangan, berbeda jika secara manual.

Sudah saatnya pemerintah pusat membakukan aplikasinya untuk sistem pengelolaan kepemerintahan (keuangan, perencanaan, koleksi data,aset, etc), buat yang murah, terintegrasi, pendekatan sistem, terus menerus dimonitor dan libatkan tenaga yang kompeten. Memang sudah ada seperti SIMDA versi BPKP atau versi Depdagri, namun itu baru untuk keuangan, sedang untuk manajemen kepegawaian, dokumen surat-menyurat, SMS gateway, manajemen aset, sistem antrian,absensi dan lain-lain, masih perlu dibakukan juga.

Sementara kalau kita lihat di sektor swasta, di transportasi ada gojek yang berbasis android, tiket pesawat/kereta api/hotel, di Indomart/Alfamart, toko buku, toko modern transaksinya sudah berbasis IT, sudah sewajarnya pemerintah segera berbenah menjadi kantor modern berbasis IT, kantor yang terintegrasi dalam jaringan, kantor tanpa kertas.

Kantor dengan meja penuh dokumen SPJ dan tumpukan kertas? Ayo tinggalkan....Ayo mulai dirintis kantor tanpa timbunan dokumen kertas di meja PNS!! Jangan kalah dengan swasta, atau kita tiru mereka..