Rancang Bangun Sistem Informasi My Library Telkomsel Berbasis Website (Studi Kasus PT Telekomunikasi Selular)

Informasi merupakan hal penting bagi perusahaan terutama dalam bidang pelayanan guna untuk membantu customer. Informasi pada PT. Telekomunikasi Selular terutama pada divisi pelayanan pada saat ini masih menggunakan cara menyebarkan dan mengelola informasi secara manual, sehingga dampaknya informasi yang disebarkan tidak sampai menyeluruh dan tidak terdokumentasi dengan baik. Terdapat beberapa permasalahan dalam pengimplementasiannya, di antaranya adalah untuk proses pengelolaan dokumen masih menggunakan proses manual, proses pengarsipan dokumen yang masih berupa pengarsipan yang tidak teratur sehingga dokumen mudah hilang dan status dokumen yang diajukan penulis tidak dapat dimonitor secara langsung.

Berdasarkan uraian di atas, perlu dibangun sebuah sistem yang mampu mengelola dokumen, penyimpanan dokumen berupa basis data yang terintegrasi dan status pengajuan dokumen yang dapat dipantau. Sehingga dapat menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada.

• Munculnya masalah pada sistem yang lama
• Untuk meraih kesempatan
• Adanya instruksi -- instruksi
• Analisa dan Perancangan Sistem Informasi

Kegiatan analisa sistem adalah kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian mana yang bagus dan tidak bagus, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang bagus dan tidak bagus, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru [6].

• Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus Hidup Pengembangan Sistem atau disebut System Development Life Cycle(SDLC) adalah proses mengembangkan atau mengubah suatu system perangkat lunak dengan menggunakan model -- model dan metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem -- sistem perangkat lunak sebelumnya.

Tahapan -- tahapan yang ada pada siklus hidup pengembangan system secara global adalah sebagai berikut

[6]:

• Inisiasi(initiation)

Tahap ini biasanya ditandai dengan pembuatan proposal proyek perangkat lunak.

• Pengembangan konsep system(system concept development)

Mendefinisikan lingkup konsep termasuk dokumen lingkup sistem, analisis manfaat biaya, manajemen rencana, dan pembelajaran kemudahan sistem.

• Perencanaan(planning)

Mengembangkan rencana manajemen proyek dan dokumen perencanaan lainnya. Menyediakan dasar untuk mendapatkan sumber daya (resources) yang dibutuhkan untuk memperoleh solusi.

• Analisis kebutuhan (requirements analysis)

Menganalisis kebutuhan pemakai sistem perangkat lunak (user) dan mengembangkan kebutuhan user.

Membuat dokumentasi kebutuhan fungsional. 5

• Desain (design)

Mentransformasikan kebutuhan detail menjadi kebutuhan yang sudah lengkap, dokumen desain sistem focus pada bagaimana dapat memenuhi fungsi -- fungsi yang dibutuhkan.

• Pengembangan (development)

Mengkonversi desain ke sistem informasi yang lengkap termasuk bagaimana memperoleh dan melakukan instalasi lingkungan sistem yang dibutuhkan; membuat basis data dan mempersiapkan prosedur kasus pengujian; mempersiapkan berkas atau file pengujian, pengodean, pengompilasian, memperbaiki dan membersihkan program; peninjauan pengujian.

• Integrasi dan pengujian (integration and test)

Mendemonstrasikan sistem perangkat lunak bahwa telah memenuhi kebutuhan yang dispesifikasikan pada dokumen kebutuhan fungsional.

• Implementasi (implementation)

Termasuk pada persiapan implementasi, implementasi perangkat lunak pada lingkungan produksi (lingkungan pada user) dan menjalankan resolusi dari permasalahan yang teridentifikasi dari fase integrasi dan pengujian.

• Operasi dan pemeliharaan (operations and maintenance)

Mendeskripsikan pekerjaan untuk mengoperasikan dan memelihara sistem informasi pada lingkungan produksi (lingkungan pada user), termasuk implementasi akhir dan masuk pada proses peninjauan.

• Disposisi (disposition)

Mendeskripsikan aktifitas akhir dari pengembangan sistem dan membangun data yang sebenarnya sesuai dengan aktifitas user.

• Metode Pengembangan Sistem

Model waterfall sering juga disebut model sequensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model waterfall menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sequensial atau terurut dimulai dari analisa, desain, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan[5].

• UML (Unified Modelling Language)

Pada perkembangan teknik pemrograman berorientasi objek, muncullah sebuah standarisasi bahasa pemodelan untuk pembangunan perangkat lunak yang dibangun dengan menggunakan teknik pemrograman berorientasi objek, yaitu Unified Modeling Language (UML). UML (Unified Modeling Language) adalah salah satu standard bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan kebutuhan, membuat analisis & desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek [5].

• Analisa Proses Bisnis Sistem Berjalan

Proses penyebaran informasi yang telah berjalan masih menggunakan proses yang tidak sepenuhnya terkomputerisasi, pengelolaan dokumen masih menggunakan lembaran kertas dan masih dibuat dengan menggunakan aplikasi desktop yang sederhana yaitu, menggunakan Microsoft Word, dan yang diberikan kepada pihak divisi Service Planning masih berupa kertas pula. Sehingga, memungkinkan terjadinya dokumen yang mudah hilang, status validasi dokumen yang tidak diketahui, dan lamanya waktu dalam proses memberikan informasi, akibatnya kinerja dan informasi menjadi sangat lambat diterima. Dalam pengimplementasian sistem pendistribusian informasi terdapat beberapa pengguna yang akan menjalankannya, yaitu:

• Administrator
• Redaksi
• Editor
• Reviewer
• Penulis

Proses bisnis pada pengelolaan dokumen pada PT. Telekomunikasi Selular menggunakan Use Case Diagram untuk memodelkan proses bisnisnya, dan digunakan untuk memodelkan proses yang sistemnya masih berjalan secara manual,

• Perancangan Sistem Usulan

Untuk menjamin agar sebuah sistem dapat berjalan seperti yang diharapkan, instansi perlu menerapkan ketentuan/batasan yang dapat menjaga integritas/keabsahan data, jangan sampai merusak sistem yang ada atau merugikan instansi/organisasi. Begitu juga dengan data-data yang terdapat pada Sistem Pengajuan Dokumen di PT. Telekomunikasi Selular. Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan untuk menjaga keabsahan data, yaitu hanya administrator dan staf divisi Service Planning yang dapat melakukan pengisian data.

• Use Case Diagram

Use Case Diagram disajikan pada Gambar 5. User dibagi menjadi Penulis, Redaksi, Editor, Reviewer, dan Administrator.

• Activity Diagram

Activity diagram pengajuan dokumen dari Penulis disajikan pada Gambar 4, verifikasi dokumen oleh Redaksi pada Gambar 5., editing dokumen oleh Editor pada Gambar 6., evaluasi dokumen oleh Reviewer pada Gambar 7., dan publikasi dokumen oleh Redaksi pada Gambar 8.

Sebelum melakukan verifikasi dokumen, Redaksi harus login terlebih dahulu. Dalam aktivitas ini, Redaksi dapat mengunduh dokumen, kemudian melakukan proses verifikasi, kemudian Redaksi dapat melakukan upload kembali.