Membuat Program Pengarsipan Digital Menggunakan Google Spreadsheet

Dengan adanya ponsel di tangan hampir semua orang saat ini, sistem kerja analog bisa ketidakefisienan. Termasuk dalam urusan pengarsipan dokumen kertas yang sudah kadung menumpuk di kantor. 

Arsip lama yang menumpuk di gudang penyimpanan, sering hanya disimpan saja dan jarang dipergunakan kembali karena susahnya mengakses dan mencari kala dibutuhkan. Register yang kita buat pun biasanya catatan alakadarnya di salah satu file pengelola. Bahkan buku tulis tangan! Saat ingin mengakses dokumen tersebut, kita masih memerlukan bantuan orang lain untuk mencari di daftar dan membongkar-bongkar isi lemari penyimpanan.

Sebenarnya setiap organisasi memiliki keinginan mendigitalkan semuanya, namun terkendala dengan 'harus bagaimana memulainya' dan program seperti apa yang dibutuhkan?

Mengetahui rumitnya program/aplikasi yang dibutuhkan berikut juga biaya yang kemungkinan dikeluarkan untuk membuat program tersebut menjadikan sebagian kita memikirkan ulang dan enggan memulai pengarsipan digital. Padahal, kita dapat membuat program sederhana sendiri untuk mengatasi permasalahan ini. Cukup menggunakan akun gmail yang sudah Anda miliki, kita bisa membuat aplikasi sederhananya sendiri. Yang tidak banyak disadari, sebuah akun gmail pasti juga terhubung dengan beragam tools canggih milik google yang dapat dimanfaatkan. 

Cara Membuat

Secara sederhana, program pengarsipan digital ini akan memungkinkan kita membuat register (daftar dokumen), pengkategorian, pencatatan tanggal arsip, upload dokumen yang sudah didigitalkan, berikut dengan akses download yang dapat digunakan bagi para pengakses di kemudian hari.

Tentu ini akan memudahkan jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Semua dalam satu tempat dan satu layar!

Tampilan akhir program sederhana pengarsipan digital yang akan kita buat. | Dok. Pribadi

Mari kita mulai membuatnya sendiri. Sekali lagi, yang Anda butuhkan hanyalah akun email gmail dari google. Dan itu GRATIS!

Saya mencoba menunjukkan langkah yang paling sederhana.

Langkah-langkah

1. Siapkan file Google Spreadsheets baru dan buat kolom-kolom sesuai kebutuhan arsip. Saya mencontohkan seperti di bawah ini. Jumlah dan nama kolom bisa Anda tambahkan sesuai dengan kebutuhan pengarsipan Anda.

File baru yang kita siapkan kolom sesuai kebutuhan | Dok. pribadi

2. Buat dua kolom tambahan berjudul Upload dan Download. Kolom inilah yang akan kita gunakan untuk memberikan akses pengguna untuk mengupload dokumen yang ingin disimpan secara digital di cloud, dan link download dari masing-masing file tersebut.

Jangan lupakan dua kolom wajib sebagai tempat upload dan download arsip digital kita nantinya. | Dok. Pribadi

3. Jika sudah, sekarang kita siapkan form untuk mengupload setiap dokumen. Klik Tools -> Create a new form

Buat form baru yang terhubung dengan Google Spreadsheet ini. Sesuaikan jika bahasa yang digunakan tidak sama. | Dok. Pribadi

4. Kita akan disajikan form baru di tab baru yang sudah terhubung dengan spreadsheet yang tadi sudah kita siapkan.

Form baru otomatis muncul dan terhubung dengan spreadsheet yang telah kita buat. | Dok. Pribadi

5. Setting formulir google dengan menyesuaikan judul formulir, isian nomor urut dokumen, dan isian untuk mengupload dokumen. Saat pertama membuat isian untuk tempat file yang akan diupload, anda akan mendapatkan konfirmasi "Let respondents upload files to Drive" pilih continue, dan lanjutkan setting seperti gambar di bawah ini

Tampilan setting minimal form isian untuk upload dokumen digital. | Dok. Pribadi

Keterangan:

• Setting di atas, adalah setting minimal yang harus ada, Anda bisa menambahkan baris isian lain sesuai kebutuhan.
• Allow specific file: adalah setting untuk file jenis tertentu yang diperbolehkan diupload. Kita bisa memilih agar file seragam (jika perlu)
• Maximum number of file: pengupload bisa mengupload lebih dari satu file dalam sekali upload. Penting! pilih 1 agar skenario yang akan kita jalankan bisa berjalan mulus. Untuk multifile memerlukan setting lebih lanjut.
• Maximum file size: maksimal ukuran file yang kita izinkan untuk diupload ke tempat penyimnanan yang kita buat.
• Jika sudah, klik icon mata di menu bar bagian atas untuk melihat hasil jadi tampilan formulir dan untuk mengetahui Link URL formulir yang sudah kita buat ini. Link ini nanti akan kita butuhhkan di langkah selanjutnya.

6. Jika sudah, kita kembali ke spreadsheet yang sudah kita buat di awal tadi. Kini muncul sheet baru yang berjudul  form responses 1. Saatnya kita mensetting sedikit agar semua terhubung dan berjalan secara otomatis.

Muncul sheet baru berjudul Form Resposes 1 | Dok. Pribadi

7. Masukkan sembarang icon/emoji yang nantinya akan kita fungsikan sebagai tombol mengakses formulir uploadan dokumen. Di sini saya memilih icon 'up arrow'. Cara memunculkan emoji adalah arahkan kursor pada cell yang kita tentukan, pencet-tahan tombol windows dan tombol "." (titik). Pilihan emoji akan muncul dan pilih sesuai selera.

tangkapan layar

8. Memasukkan link dengan tujuan form yang sudahh kita siapkan ke emoji yang telah kita buat tadi dengan cara: klik cell berisi emoji -> menu Insert -> sub menu Link. Masukkan link URL formulir google yang sudah kita siapkan tadi ke kotak tujuan link kemudian klik Apply (seperti gambar di bawah)

Sisipkan link dari emoji yang sudah kita pilih menuju URL form yang sudah kita buat dengan cara sepert di gambar. | Dok. Pribadi

9. Sekarang, tombol yang memungkinkan pengguna untuk mengupload setiap arsip digital telah siap digunakan.

Menyiapkan link download dan setting otomatis

File yang terupload nantinya akan otomatis tersimpan di google drive kita sebagai pemilik spreadsheet dan formulir. Agar memudahkan pencarian dan tidak perlu akses langsung ke google drive, kita perlu menyiapkan link khusus untuk setiap file yang sudah terupload agar otomatis tampil di spreadsheet register sesuai dengan isian identitas arsip yang telah kita tuliskan. Caranya sebagai berikut:

1. Ganti nama sheet form responses 1 dengan nama sheet File.

2. Masukkan formula ini ke dalam cell yang berada di kolom 'download/akses': 

=IF(IFNA(VLOOKUP(A2;importrange("-1-";"File!b2:c");2;FALSE);"")<>"";HYPERLINK(VLOOKUP(A2;importrange("-1-";"File!b2:c");2;FALSE);"⬇️");"")

Penjelasan formula:

Sebenarnya perlu penjelasan panjang untuk menjabarkan formula ini. Karena kita sedang butuh cepat, maka kita tidak perlu memahami, cukup ganti -1- yang diapit dua tanda petik "-1-" pada formula di atas dengan kode unik yang dimiliki setiap spreadsheet. Kode unik tersebut bisa kita dapatkan seperti dalam gambar di bawah ini

Copy kode yang ditandai kuning (di antara garis miring) dan paste ke formula sesuai petunjuk di atas. | Dok. Pribadi

3. Jika sudah klik enter maka cell tersebut siap digunakan. Sekarang isinya masih kosong karena belum ada file yang kita upload

Menguji coba aplikasi sederhana yang telah kita buat

Sekarang program arsip digital sederhana telah kita buat. Sekarang waktunya mengujicoba terlebih dahulu sebelum kita lempar ke staff yang bertugas melakukan pengarsipan digital.

1. Masukkan setiap entry untuk identitas file arsip yang akan kita simpan.

2. Jika sudah, silakan klik icon upload, kita akan terhubung ke formulir google yang memungkinkan kita mengupload dokumen yang suudah kita digitalkan. Jangan lupa menuliskan nomor urut yang sesuai dengan nomor di spreadsheet sebelumnya. Nomor urut inilah yang digunakan sebagai 'pengenal' yang akan dipanggil secara otomatis dan muncul di kolom 'download' dalam bentuk link spesifik.

Masukkan entry, klik link upload

3. Saat pertama kali mencoba, sistem Spreadsheet mengharuskan kita memberi akses terlebih dahulu atas file yang ada di google drive kita. Klik allow access maka secara otomatis akan muncul icon untuk mendownload setiap file yang telah kita upload.

4. Voilaaaa... aplikasi sederhana pengarsipan digital Anda sudah selesai.

***

Agar dapat digunakan lebih lanjut oleh staff Anda, jangan lupa mengcopy icon upload dan formula link dokumen ke baris di bawahnya sebanyak yang diperlukan. Cara meng-copy sama dengan copy paste formula di Microsoft Excel seperti biasa.

Jangan lupa mengcopy paste formula di kolom 'upload' dan 'download' agar dapat digunakan terus sampai ke baris selanjutnya. | Dok.

Spreadsheet ini sudah dapat digunakan, silakan berikan akses kepada staff yang akan menjadi petugas pengarsipan. Spreadsheet ini berjalan secara realtime dalam kondisi online dan dapat digunakan berbarengan secara serempak semua staff yang bertugas.

Catatan

1. Pada prinsipnya, cara penggunaan google spreadsheet ini mirip dengan penggunakan microsoft excel. Jadi Anda dapat memodifikasi sesuai keinginan dan kebutuhan sebagaimana cara menggunakan microsoft excel.

2. Kelebihan spreadsheet adalah dapat berjalan secara online. Hal ini memungkinkan satu file yang sama diakses dan dikerjakan bebarengan tanpa perlu proses kompilasi tersendiri.

3. Akses spreadsheet bisa Anda setting hanya untuk orang-orang tertentu menggunakan fitur sharing. Jadi arsip dokumen digital Anda juga hanya dapat digunakan dan dilihat oleh orang-0rang yang sudah kita izinkan.

4. Teknik ini dapat Anda modifikasi untuk beragam keperluhan, tidak hanya untuk pengarsipan digital saja, tapi juga bisa digunakan untuk hal lain yang membutuhkan upload dan download dokumen dalam satu tampilan tabel.

Selamat mencoba, jangan ragu bertanya jika ada bagian yang kurang jelas. Semoga bermanfaat.