Alternatif Google untuk Pencatatan dan Arsip Dokumen

Mulai sore hari kemarin, linimasa sosial media ramai cuitan netijen tentang layanan google yang down. Yang paling banyak dikeluhkan adalah ketidakmampuan mengakses youtube dan gmail, dua layanan yang memang paling banyak digunakan oleh netijen di Indonesia.

Meski sebenarnya, jika kita lebih mengeksplore lagi layanan google, setidaknya ada puluhan layanan yang bisa dipakai oleh user pemilik akun email gmail. 

Layanan itu antara lain: google search, google docs, google sheet, google site, google slide, google analitycs, google data studio, google trends, google keep, google calendar, hingga google meets, layanan gratis dari google sebagai alternatif video conference semisal aplikasi zoom yang sekarang sedang trend.

Jika mungkin sudah banyak tulisan lain yang membahas alternatif google search dan google mail, dalam tulisan kali ini saya ingin berbagi alternatif untuk pencatatan, reminder, penyimpanan dokumen, pembuatan database, hingga aplikasi yang dapat digunakan untuk orang yang hobi menulis.

Urusan catat mencatat, menandai, menyimpan bahan-bahan bagus dari internet tampaknya merupakan kebutuhan penting di masa sekarang. 

Dengan meluapnya informasi yang ada, investasi waktu yang telah kita lakukan untuk memilih, memilah, dan mensintesiskan informasi yang telah kita konsumsi harus segera 'didokumentasikan' untuk dapat kita panggil di kemudian hari.

Dulu kita dapa menggunakan pena dan kertas untuk mencatat. Problemnya adalah, saat buku itu penuh, kita kesulitan menyimpan dan menggunakan kembali jika di tahun-tahun mendatang kita ingat pernah mencatatnya dan ingin merujuk kembali. 

Apalagi saat kita kuliah, sering sekali mencatat insigh-insigh penting yang dulu pernah melintas saat perkuliahan dengan dosen, namun saya yakin sekarang kita sudah kesulitan mengakses catatan tersebut. Apalagi untuk orang modern yang mobilitasnya tinggi.

Saya pun menemui problem yang sama. Semua pencatatan manual, foto-foto dokumentasi penyerta kegiatan, dokumen-dokumen pendukung, dan database yang menyertai sulit didokumentasikan dengan baik. 

Akhirnya, saat dibutuhkan, kita sudah kehilangan jejak itu semua. Padahal jika dimanaj dengan baik, semua proses intelektual dan pengalaman yang kita lalui, dapat menjadi 'tabungan pengetahuan' dan menjadi otak kedua yang bisa kita gunakan untuk memecahkan permasalahan di kemudian hari.

Setelah mencoba beragam tools note taker dan penyimpanan dokumen, mulai dari evernote, google docs, dropbox, dll, hati saya tertambat pada notion. Alternatif ini juga yang bisa kita gunakan jika layanan google tiba-tiba down seperti kemarin.

Sudah banyak ulasan yang membahas fitur-fitur notion, teruma dari situs-situs berbahasa inggris. Namun saya coba memberikan contoh kasus penggunaan yang saya rasa sangat bermanfaat dan salah satu tools terbaik di bidang pencatatan dan dokumentasi pengetahuan.

Ringan dan Kontekstual

Tampilan muka (set-up) notion yang dapat diatur sesuai selera dan kebutuha.

Meskipun kaya fitur, interface notion cukup bersih dan dapat diperlakukan layaknya kertas kosong pencatatan analog kita sehari-hari. Kita dapat menulis, membuat list, menempel gambar, membuat tabel, dan segala kebutuhan pencatatan yang biasa kita lakukan.

Jika disuruh memilih, saya lebih enjoy membuat catatan dengan kertas dan pena daripada menyimak dan mencatat menggunakan gadget. Untuk menjembatani selera seperti ini, setiap habis mencatat, saya dapat melakukan pemindaian menggunakan aplikasi pemindai di ponsel dan menguploadnya ke dalam notion.

Tidak seperti file storage saja yang hanya untuk menyimpan, dan paling banter mengkategorikan dengan folder, di notion kita bisa menambahkan konteks dan menambahkan catatan pendukungnya bahkan memberikan relational linking yang terhubung dengan dokumen/catatan yang sudah kita miliki sebelumnya.

Membuat database cerdas di dalam catatan

Contoh penggunaan untuk arsip/inventaris dokumen atau buku.

Ada kalanya kita membutuhkan pembuatan database dalam pencatatan kita (note taking). Dengan database, kita dapat memberlakukan fungsi rumus-rumus tertentu. 

Alih-alih menghitung secara manual, 'kertas catatan' kita di notion bisa langsung ditambahkan database berbentuk tabel dan mengoperasikan fungsi-fungsi perhitungan layaknya excel. 

Selain itu, notion memungkinkan kita membuat relational database (keterhubungan antar database lain) jadi benar-benar menghindari pencatatan dobel dan berulang-ulang yang sering kita kerjakan jika dilakukan secara manual.

Seamless

Jaman sekarang, setidaknya pasti kita memiliki dua gadget: ponsel dan laptop. Bahkan beberapa orang memiliki dobel ditambah dengan tablet juga. Dengan notion, semua catatan kita tersinkron secara otomatis tanpa perlu memakan memori storage gadget kita. Iya sih, memang harus terhubung dengan internet supaya bisa digunakan secara optimal.

Pengalaman seamless di notion ini benar-benar saya rasakan sangat membantu. Jikalau semua gadget kita rusak dan tidak bisa digunakan kembali, semua catatan kita tersimpan rapi di cloud dan dapat segera diakses kembali cukup dengan terhubung internet dan login. 'Otak kedua' yang kita rawat sehari-hari tidak akan hilang seperti kehilangan buku catatan penting.

Kolaborasi

Notion memungkinkan kita melakukan kolaborasi pencatatan atau pembuatan database. Di notion versi gratis, kita diberikan batasan 5 guest yang dapat kita undang untuk berkolaborasi pada satu halaman tertentu.

Saya sudah mencobanya dan ini cocok untuk pengerjaan tugas kelompok atau tim kecil dalam penyelesaian suatu proyek. Dengan kemampuan notion untuk membuat database berbentuk kanban, kita juga dapat menggunakan notion sebagai project management, selain tentunya workplace proyek yang sedang kita kerjakan.

Gratis

Di awal perkembangannya dulu, notion versi gratis memberikan batasan jumlah block sebanyak 10.000 block. Block adalah 'setiap entry' yang kita input ke dalam catatan. Jika kita membuat daftar berisi 10 item, maka 10 block sudah digunakan. Jika kita menulis artikel yang terdiri dari 5 paragraf, maka 5 block sudah kita gunakan.

Namun di tengah pandemi ini, kebijakan notion berubah dan memberikan kita akses unlimited block kepada para pengguna gratis. Dengan kelonggaran ini, terus terang notion semakin dapat diandalkan untuk proses pendokumentasian pengetahuan dan catatan dalam jangka panjang.

Batasan satu-satunya yang mungkin akan dirasakan pengguna gratis adalah: batasan jumlah maksimal file yang diupload untuk setiap block (misal: pdf, ppt, gambar, audio, video, dll).

Saya mengakali batasan ini dengan menyimpan file-file besar di google drive dan menempelkan link/dokumennya secara langsung di halaman notion kita. Oia, notion memungkinkan kita melakukan sinkronisasi dengan akun google drive kita.

Extra: Notion untuk yang Suka Nulis

Bagi yang suka membuat tulisan baik itu cerpen, esai, tutorial teknologi, tutorial coding, bahkan artikel ilmiah yang panjang, notion sangat cocok sekali kita gunakan. Setelah menggunakan notion, saya sudah tidak pernah menggunakan Microsoft Word lagi jika keperluan penulisan saya tidak untuk di print.

Notion menyediakan fitur block utuk membuat formula matematika, menyisipkan deretan code untuk coding pemrograman, link bookmark, hingga membuat daftar isi. Segala keperluan yang mungkin dihadapi oleh penulis tampaknya telah disediakan oleh notion.

Jika untuk dibaca teman kita secara online, notion memberikan fitur share. Dengan mengaktifkan share ini, halaman tulisan kita akan memiliki link spesifik yang bisa kita bagikan kepada siapapun yang kita inginkan. Pembaca pun hanya memiliki akses kepada halaman tersebut saja dan tidak bisa mengakses halaman-halaman private kita lainnya di notion.

Sekarang, semua catatan manual, catatan akademik, catatan belajar, catatan kursus online, hingga pengarsipan dokumen penting, full saya simpan atau alihkan ke notion.

Saya menyesal baru tahu kesaktian notion. Tau gitu, sejak kuliah dulu saya pakai notion saja...

Dengan satu aplikasi notion, setidaknya kita sudah mendapatkan alternatif aplikasi yang dapat menggantikan layanan google antara lain: google docs, google sheets, google site, google keep, google calendar, google drive.

Selamat mencoba.