Cara Jitu Menyimpan Dokumen dan Foto

Foto-foto, iya, foto-foto sepertinya sudah menjadi bagian penting dari kehidupan kita. Apalagi dengan teknologi foto digital, kita bisa berfoto kapan saja, dimana saja dengan bermodalkan ponsel baik yang murah maupun yang mahal.

Dibandingkan dulu menggunakan kamera yang memakai film seluloid, pengambilan foto terbatas dengan kapasitas 1 roll film. 24 atau 36. Plus ekstra. Itupun masih kita tidak bisa lihat hasilnya sampai dicuci cetak.

Sekarang kita bisa mengambil foto sebanyak kita suka. Hasilnya dilihat dulu, kalau kurang oke, tinggal jeprat jepret lagi.

Hal yang serupa juga dialami dengan dokumen. Semua bisa kita simpan dalam bentuk format. Ketikan ataupun discan dengan scanner. Hasilnya bisa kita simpan dalam flashdisk, memory card, compact disk, DVD, hingga hardisk.

Nah, soal menyimpan ini, kapasitas penyimpanan semakin besar. Hardisk sudah di kapasitas Terrabyte. Micro SD sudah sampai 128 GigaByte. Begitu juga dengan flashdisk. Untuk compact Disc atau DVD tidak banyak.

Semua media penyimpanan itu, memiliki resiko. Bisa rusak, bisa terhapus ataupun yang paling parah, bisa terkena virus dan file rusak. Recovery nya bisa mahal, dan itupun kalau bisa recovery. Kalau tidak? Hilang deh foto-foto dan dokumen kita.

Untuk mem-back up dokumen atau foto kita, dengan kecanggihan teknologi yang mengadirkan online storage, kita bisa menyimpannya dengan beberapa cara. Ini kebiasaan yang saya sudah lakukan ketika saya bekerja di salah satu project organisasi internasional, yang membuat saya harus bisa menyimpan dan membagikan dokumen dengan cara praktis.

Ini yang biasa saya lakukan

1. Gunakan e-mail atau surel
Secara tidak sadar, e-mail atau surat elektronik yang disingkat dengan "surel" bisa menjadi tempat penyimpanan dokumen atau foto kita secara online. Kapasitas penyimpanan di email yang sangat besar menjadi salah satu faktor kenapa saya gemar menyimpan dokumen di surel atau e-mail.

Tujuh tahun lalu, saya harus bepergian ke beberapa daerah dengan membawa dokumen. Meskipun saya memakai laptop dan ada flashdisk, saya tetap khawatir, dokumen bisa rusak. Saya pun memakai strategi mengirim e-mail dari akun e-mail saya ke akun yang sama. Misalnya dari gmail ke gmail atau dari yahoo ke yahoo juga.

Biasanya saya pakai dua akun email. Jadi misalnya saya kirim dari gmail ke yahoo atau sebaliknya. Jadi kalau ada apa-apa dengan gmail, dokumen saya ada di yahoo juga. Dan ternyata ini sangat bermanfaat lho. Ketika teman meminta dokumen urusan pekerjaan, saya tinggal forward dari e-mail saya. Tidak perlu repot-repot attach.

Tinggal mengedit email tanpa menghilangkan attachment, dokumen atau foto terkirim sekalian tersimpan. Asyik kan.

Saya mencontohkan, KTP dan KK saya yang saya scan. Saya kemudian menguploadnya di email. Jadi sewaktu-waktu dibutuhkan, tinggal search di email dan kemudian mengunduh atau download. Beres!

Kalau dokumen seperti KTP dan KK hilang, kita bisa mendownload dan mencetaknya sebagai bentuk copy dokumen. Mengurusnya jadi gampang. Pasti pada tahu kan ya, kalau menyimpan hardcopy itu suka hilang juga? Atau rusak kena air. Kita menyimpan softcopy nya di email akan membuat aman. Syaratnya, jangan sampai lupa password. Kalaupun lupa masih bisa direset kok.

dokumentasi pribadi

2. Gunakan Cloud atau Online Storage
Cloud atau Online Storage ini sudah banyak. Google ada Google Drive, ada Drop Box dan model agak "jadul" seperti 4 shared bisa kita manfaatkan untuk menyimpan foto atau dokumen kita.

Kapasitas penyimpanan gratis bervariasi. Ada yang sampai 15GB, cuma 5GB dan mungkin lebih kecil. Tapi kalau dokumen kita kecil-kecil, akan sangat banyak kapasitas tersebut. Kecuali kita ingin menyimpan film berkapasitas 1GB. Lagian kalau cuma film dari ponsel, tidak terlalu besar kan?

Penyimpanan online ini banyak yang gratis. Ketika kita memiliki akun google berupa gmail, kita langsung akan dapat penyimpanan di google drive yang bisa kita akses dari mana saja melalui komputer atau ponsel.

Saya sangat menyukai menyimpan dokumen di online storage. Ketika saya mendisain sebuah buku dan mencetaknya, saya menyimpan di google drive. Ketika saya mencetak jarak jauh ke percetakan, saya tinggal memberikan link download hasil disain saya, dan kemudian percetakan tinggal mendownload. Memudahkan pekerjaan bukan? Kita tidak perlu repot-repot membawa flashdisk ke percetakan, atau mengirim compact atau dvd ke sana. Ah, so simple.

dokumentasi pribadi

3. Media penyimpanan foto online
Pernah tahu dengan flickr? Atau Google Photos yang dulunya Google Picassa? Ini dua media penyimpanan foto yang saya gemari. Saya berhasil menemukan foto-foto tahun 2006 yang saya cari di flickr dan google photos saya.

Karena saya menggunakan ponsel android, foto-foto saya di ponsel android langsung diunggah ke google photos ketika kita terhubung dengan wifi. Kalau flickr kita harus mengunggahnya.

Foto-foto kita akan aman di dua media ini. Kita tidak perlu khawatir akan rusak file nya, atau hilang. Kecuali kita dengan sengaja menghapus foto-foto di media penyimpanan ini.

Pencarian foto di google photos juga sangat mudah. Kalau di ponsel kita menghidupkan geo tagging, ketika foto tersimpan di google photos kita tinggal mencari dengan mengetikkan nama daerah tempat foto kita diambil.

Kita juga bisa mencari berdasarkan tanggal. Misalnya kita mengambil foto tersebut tanggal 26 Desember, kita bisa mencarinya dengan mengetikkan tanggal. Begitu mudah bukan?

dokumentasi pribadi

4. Media Sosial
Foto-foto dan mengunggahnya di media sosial pastilah sudah menjadi bagian dari aktifitas kita. Sekedar share atau pamer itu hal biasa. Tapi mungkin kita tidak sadar, selain share atau pamer di media sosial, kita juga menyimpan foto kita tersebut di media sosial.

Sewaktu-waktu kita bisa download kembali dan mungkin mencetaknya.

Apa kelebihan menyimpan di media sosial? Kapasitasnya yang tidak terbatas. Kita bisa menyimpan foto sebanyak-banyaknya di media sosial. Asik kan?

Sayangnya, kalau kita menyimpan foto di media sosial, akan dicompress. ukuran foto akan menurun, sehingga kalau kita cetak besar, akan pecah gambarnya. Berbeda dengan kalau kita simpan di email, online storage atau media penyimpanan foto online. Ukuran foto tidak akan berubah.

dokumentasi pribadi

Inilah cara saya menyimpan dokumen atau foto-foto saya. Sekali lagi, saya sudah melakukan hal ini sejak lama. Anda juga bisa melakukannya dan sangat mudah kok.

Selamat mencoba!

Tulisan ini disumbangkan untuk menjadi artikel di jadimandiri.org dan juga tersedia di tommybernadus.com : Cara Jitu Menyimpan Foto atau Dokumen Kamu