Jalan Ninja Memilih Vendor Pernikahan

Setahun yang lalu, saya dan keluarga besar baru saja menyelenggarakan resepsi pernikahan untuk adik bungsu kami. Sebagai pihak mempelai wanita, acara resepsi diserahkan pada keluarga kami.

Melihat pengalaman dari kedua kakaknya yang lebih dulu menikah, adik saya otomatis berdiskusi dan meminta saran pada kami tentang apa-apa saja yang harus dipersiapkan, sesuai dengan budget yang ada.

Kebetulan, keluarga kami memiliki bisnis di bidang wedding organizer yang sudah berjalan hampir 14 tahun. Tapi atas pertimbangan antara kedua pihak keluarga, diputuskan bahwa resepsi ini mempergunakan jasa vendor saja. Mengingat kami ingin benar-benar fokus pada acara ini tanpa ikut sibuk dengan segala persiapan yang harus dilakukan. Dan yang pasti kami pun ingin berbagi rejeki dengan rekan-rekan yang sedang menjalankan bisnis yang sama yang kebetulan tahun lalu masih era pandemi, di mana wedding organizer seakan mati suri.

Sehubungan dengan kami yang memiliki bisnis sejenis, otomatis kami menjadi lebih selektif dalam memilih vendor. 

Di satu sisi kami cukup punya pengalaman dalam mengurus pesta pernikahan klien, sebagai manusia biasa kami juga pernah melakukan kesalahan (human error) yang kami tidak mau vendor lain melakukan hal yang sama. Berbekal pengalaman-pengalaman tersebut, kami menjadi semakin hati-hati dalam upaya memilih vendor yang tepat.

Melihat budget yang terbilang tidak terlalu besar, saya rajin browsing di media sosial untuk mencari vendor mana yang tepat sasaran. Kami hanya punya waktu 2 bulan untuk mempersiapkan semuanya. Dan itu bukan waktu yang lama. 

Jika dalam memilih pasangan kita harus melihat 3B alias bibit, bebet dan bobot, begitu pula dengan proses memilih vendor. 

Jadi, wajar jika pemilihan vendor yang tepat menjadi hal yang cukup penting dalam sebuah resepsi pernikahan.

Langkah pertama yang kami lakukan adalah memilih vendor yang jaraknya dekat dengan tempat tinggal. Agar kami tidak kesulitan jika harus bolak-balik untuk kebutuhan fitting, atau diskusi yang sekiranya tidak bisa diselesaikan hanya melalui chat atau telepon.

Kedua, kami mencari tahu track record vendor ini selama menjalankan bisnisnya. Apakah ada klien yang kecewa? Lalu Langkah apa yang mereka ambil untuk menyelesaikan complain tersebut?

Cara mereka menyelesaikan masalah menjadi pertimbangan yang cukup penting, karena dari sini kami bisa tahu sebesar apa perhatian mereka pada kebutuhan dan kepercayaan klien. 

Jangan juga menutup mata pada vendor-vendor yang baru memulai bisnisnya. Ini berbeda dengan gambling, tapi lebih ke memberi kesempatan mereka menunjukkan kualitas agar dapat bersaing dengan vendor-vendor yang lebih dulu muncul ke permukaan. Jangan sungkan memberikan saran jika ada hal-hal yang menurut kita kurang pas.

Ketiga, kami mencari tahu paket-paket apa saja yang mereka sediakan, kemudian melihat  dokumentasi berupa foto atau video untuk klien-klien yang sudah menggunakan jasa mereka. Kebetulan ada yang kurang sesuai saat itu, yaitu acara adat Jawa yang keluarga besar kami harapkan bisa diadakan. 

Vendor tersebut kurang lengkap untuk susunan acaranya, sehingga kami memberi masukan bagaimana jika dilengkapi sesuai dengan yang kami mau. 

Di sini kami tidak menutup mata saat vendor dengan jujur mengatakan jika budget-nya harus ditambah mengingat ada peralatan yang harus mereka siapkan. Setelah negosiasi ringan, akhirnya kami setuju dengan dana tambahan yang disepakati bersama.

Keempat, kami berusaha terus berkomunikasi agar tidak terjadi missed communication antara kami dengan pihak vendor apalagi jika hari spesial semakin dekat. 

Ingat, jangan ragu memberi masukan sebelum acara terlaksana. Ini dilakukan dalam rangka meminimalisir masalah/kekurangan yang terjadi saat hari H.

Kelima, jika vendor sudah tahu keinginan kami secara menyeluruh dan negosiasi sudah deal, kami memberikan kepercayaan penuh pada vendor untuk membantu kami agar acara ini bisa terlaksana dengan baik. Sebagaimana dengan diri kita sendiri, akan lebih nyaman jika diberikan kepercayaan atas apa yang akan kita lakukan. Begitu pun mereka.

FYI, ini cukup penting, jangan sekali-sekali memberi harapan palsu pada vendor. Dalam bisnis, jika kita sudah melakukan negosiasi dan sudah sepakat dengan harga, jangan melakukan pembatalan sepihak. 

Kita tidak pernah tahu seluas apa circle vendor yang kita datangi, jangan sampai karena "keisengan" itu menjadi malapetaka. Banyak yang sudah terjadi, klien yang melakukan pembatalan sepihak justru mendapatkan harga lebih tinggi di tempat lain karena kebetulan vendor-nya saling kenal. Ini sekadar saran saja, ya.

Alhamdulillah, resepsi pernikahan adik saya berjalan sesuai rencana. Kami puas dengan kinerja vendor yang kami pilih. 

Foto adik saya dan suaminya (Dokumentasi pribadi)

Semoga tips ini bisa memberikan sedikit gambaran dan manfaat untuk rekan-rekan yang sedang mempersiapkan pernikahan, baik untuk diri sendiri, anggota keluarga, ataupun yang baru saja ingin membuka bisnis Wedding Organizer.

Salam sayang,

Ajeng Leodita