Aspek Manajemen dan Organisasi Perusahaan

Penulis sering menyampaikan di depan kelas bahwa kita sebagai manusia yang hidup di abad ini tidak akan terlepas beurusan dengan organisasi atau bahkan menjadi anggota dari suatu organisasi.

Kita kuliah menggunakan kendaraan umum, pertama kita berhadapan dengan organisasi angkutan umum, Kedua satelah sampai di kampus, kita berhadapan dan masuk dalam organisasi kampus balk Universitas, Fakultas atau Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dan yang Iainnya. Jadi, kehidupan kita sehari-hari se/a/u berurusan dengan yang namanya organisasi.

Organisasi-organisasi tersebut mempunyai persamaan dan perbedaan satu dengan yang Iainnya, organisasi perusahaan dan organisasi olahraga dalam cara pencapaian tujuan organisasi, sama-sama memerlukan fungsi manajemen dalam mencapai keberhasilan dari tujuan tersebut.

Sementara itu, perbedaanya terlihat pada formalitas pengelolaan organisasi perusahaan dibentuk dengan tingkatformalitas yang tinggi, sedangkan organisasi olah raga atau organisasi sosial Iainnya tingkat formalitasnya mungkin rendah.

Artinya, bahwa formalitas tinggi, setiap kegiatan/ aktivitas individu, kelompok dalam organisasi harus mengikuti prosedur atau aturan-aturan yang telah ditetapkan dan tingkat kepatuhannya mempunyai mekanisme reward dan punishment yang disesuaikan.

Pengertian Organisasi

Organisasi adalah suatu kumpulan individu yang mempunyai tujuan, sasaran, dan target yang harus dicapai. Agar tercapai tujuan, sasaran, dan target dengan efektif dan efisien diperlukan suatu fungsi manajemen.

Seorang wirausaha harus memahami hal ini dalam mengelola organisasi usahanya sehingga dapat membedakan mana urusan organisasi, usaha, keluarga, dan yang lainnya karena pada organisasi usaha terdapat tingkat formalitas yang telah ditetapkan dan harus dijaga oleh seorang wirausaha bila ingin berhasil dalam usahanya.

Tidak mudah memang untuk melakukan hal tersebut karena banyak contoh nyata dalam kehidupan sehari-hari dari seorang wirausaha terutama dari Usaha Kecil Menengah (UKM). Bagaimana urusan bisnis dicampuradukan dengan urusan yang Iainnya (dalam pencatatan keuangan usaha).

Hal ini sering terjadi dan hampir sebagian besar wirausaha pemula serta kebanyakan dari UKM yang ada di Indonesia sulit untuk memisahkan pencatatan keuangan antara usaha dan Iainnya (keluarga dan pribadi)

Keadaan ini terjadi karena ketidaktauan dan ketidakpahaman bagaimana organisasi itu harus dikelola secara profesional dengan tolok ukur efisien dan efektif.

Berdasarkan pengamatan penulis dari tahun 2002 sampai dengan tahun 2006 pada 240 pengusaha Kecil dan menengah di daerah Jabotabek, hampir 80% pengelolaan usaha tidak didasarkan pada tolok ukur tersebut, tidak ada pencatatan keuangan yang membedakan transaksi usaha dan pnbadi, tidak ada perencanaan usaha, /abil di dalam menentukan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai.

Dengan kondisi itu dapat dipastikan tingkat kegagalan usaha dapat mencapai 60%. Kalau hal ini terjadi, kegagalan-kegagalan tersebut merupakan faktor internal tempat faktor-foktor ini sebenarnya dapat diantisipasi Serta dapat dikendalikan oleh seorang wirausaha dan 40% nya merupakan faktor eksternal.

Sebagai ilustrasi kejadian "Perusahaan Taksi di Jakarta"

Tahun 2001 berdiri Salah satu perusahaan taksi di Jakarta dengan sistem operator; armada taksi tahun pertama operasi sebanyak 75 armada dan tahun kedua mencapai 150 armada.

Pada saat awal berdiri kondisi ekonomi (eksternal) memungkinkan perusahaan dapat beroperasi sesuai dengan rencana usaha yang telah ditetapkan. Pada akhir 2005 setelah BBM naik operasional perusahaan mulai terganggu, berbagai konflik mulai bermunculan yang mengarah pada konflik yang tidak fungsional dan permainan politik dalam perusahaan pun mulai muncul.

Sebagai gambaran perusahaan tersebut mempunyai karyawan administrasi 15 orang dan 2 manajer (keuangan/SDM Serta operasional), dan 1 dlrektur operasional serta 75 sopir tetap & 100 sopir tidak tetap.

Pekerjaan didistribusikan berdasarkan fungsi pekerjaan dengan pembagian tugas menjadi 2 bagian yaitu, bagian keuangan dan bagian operasional, pekerjaan tersebut masing-masing di bawah seorang manajer yang dibantu oleh 2 kepala seksi.

Kalau saja pada 2003 dan 2004 kendala faktor internal diperhatikan dan diperbaiki serta dikelola secara profesional, dapat dipastikan bahwa tantangan faktor eksternal dapat dihadapi dan kemungkinan akan terlepas dari sinyal-sinyal kebangkrutan usaha.

Dapat disimpulkan dari kejadian di atas bahwa pengelolaan manajemen usaha yang baik dan profesional sangat penting karena keberhasilan suatu usaha diawali dari bagaimana kita menyikapi usaha yang di rintis dengan tolok ukur yang ditetapkan yaitu efisien dan efektif.

Pengertian Manajemen

Ilustrasi di atas menunjukkan kepada kita bahwa sangat penting organisasi dikelola secara profesional berdasarkan fungsi manajemen. Bagaimana seorang wirausaha harus merencanakan usahanya terlebih dahulu sebelum dia memutuskan untuk menjalankan usahanya? Bagaimana dia harus mengorganisasikan usahanya agar jalannya usaha sesuai dengan rencana dan tujuan yang ingin dicapai?

Bagaimana dia harus melakukan pengarahan dan instruksi-instruksi yang jelas kepada bawahan agar para pengikut dapat bekerja dengan baik ? Bagaimana dia harus melakukan pengawasan agar para pengikut bekerja sesuai dengan keinginan dan tujuan organisasi usaha?

Proses di atas merupakan kegiatan-kegiatan manajemen, dengan demikian dapat diartikan bahwa manajemen adalah proses kegiatan dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahaan, dan pengawasan dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Bagaimana cara mengelola suatu organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan dengan ukuran keberhasilan adalah efisien dan efektifinilah hal yang penting untuk dipahami oleh seorang wirausaha.

Menurut ahli manajemen Indonesia T. Hani Handoko, dua konsepsi utama untuk mengukur prestasi kerja (performance) manajemen adalah efisiensi dan efektifitas. Eitsiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar. Ini merupakan konsep matematik, atau merupakan perhitungan ratio antara keluaran (output) dan masukan (input).

Seorang wirausaha eHsien adalah seseorang yang mencapai keluaran yang Iebih tinggi (hasil, produktivitas, performance) dibanding masukan-masukan (tenaga, kerja, bahan, uang, mesin, dan waktu) yang digunakan.

Dengan kata Iain, wirausaha yang dapat meminimumkan biaya penggunaan sumber daya -- sumber daya untuk mencapai keluaran yang telah ditentukan disebut wirausaha yang efisien atau sebaliknya, wirausaha disebut efisien bila dapat memaksimumkan keluaran dengan jumlah masukan yang terbatas.

Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dengan kata Iain, seorang wirausaha efektif dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metode yang tepat untuk mencapai tujuan.