Pemutakhiran Daftar Informasi Publik (DIP), Jangan Lupakan Retensi Arsip, Ya!

Setiap tahun, biasanya Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) beserta perangkatnya (seperti PPID Pelaksana, petugas layanan informasi/ pejabat fungsional yang membantu PPID) rutin memperbaharui atau memutakhirkan Daftar Informasi Publik (DIP). Bahkan jika suatu Badan Publik belum memiliki DIP, maka pertama kali PPID dan perangkatnya tersebut akan menyusun kemudian menetapkan DIP.

Jika merujuk pada Pasal 1 angka 20 Peraturan Komisi Informasi (PerKI) Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik (SLIP), DIP yang disusun atau yang dimutakhirkan merupakan catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh Informasi Publik yang berada di bawah penguasaan Badan Publik, namun tidak termasuk Informasi yang dikecualikan. Ini menunjukkan bahwa DIP menjadi "rumah" yang mewadahi informasi publik yang klasifikasinya terbuka yang bisa diakses oleh publik. 

Adapun "rumah" yang mewadahi informasi yang dikecualikan berada pada penetapan PPID tentang Klasifikasi Informasi yang Dikecualikan yang melampirkan hasil uji konsekuensi yang telah ditandatangani oleh pimpinan unit kerja serta disetujui oleh pimpinan Badan Publik.

Sebelum PerKI Nomor 1 Tahun 2021 tentang SLIP lahir, penyusunan atau pemutakhiran DIP secara teknis mengacu pada PerKI Nomor 1 Tahun 2010 tentang SLIP. Adapun petunjuk teknis dalam mengecualikan informasi publik merujuk pada PerKI Nomor 1 Tahun 2017 tentang Pengklasifikasian Informasi Publik. 

Namun seiring dengan perkembangan zaman, teknologi, informasi dan komunikasi serta kebutuhan publik, maka kedua PerKI tersebut direvisi dan hasil revisinya digabungkan ke dalam PerKI 1 Tahun 2021 tentang SLIP. 

Dengan demikian acuan dalam memutakhirkan DIP dan mengklasifikasikan informasi yang dkecualikan telah berada dalam satu kebijakan yang sama, yakni PerKI Nomor 1 Tahun 2021 tentang SLIP.

Usulan DIP yang akan disusun atau dimutakhirkan dapat disampaikan oleh PPID Pelaksana atau unit kerja yang menguasai informasi kepada PPID. Selanjutnya, PPID dan pejabat fungsional yang ditunjuk melakukan telaah dan analisis atas usulan DIP analisis tersebut. Lalu apa sajakah yang dapat disertakan dalam usulan DIP maupun pada DIP yang nantinya ditetapkan PPID?

Jika merujuk pada Pasal 21 ayat (2) PerKI Nomor 1 Tahun 2021, unsur-unsur yang ada dalam DIP paling sedikit memuat:

a. nomor;

b. ringkasan isi Informasi;

c. pejabat atau unit/satuan kerja yang menguasai Informasi;