Simak, Tips Membagi Waktu agar Menjadi Karyawan yang Efektif dan Produktif

Survei membuktikan bahwa Workload atau beban kerja yang terlalu tinggi adalah alasan terbesar bagi seorang karyawan untuk memutuskan resign dari kantornya.

Banyak pekerja atau karyawan yang mengalami kesulitan dalam membagi waktu. Tak ayal hal itu menjadi penyebab utama mereka merasakan beban kerja yang berat, tidak punya waktu istirahat bahkan harus menambah jam kerja kantor.

Ketidakmampuan membagi waktu juga mengakibatkan para pekerja menyelesaikan pekerjannya dengan tergesa-gesa. Hasilnya mereka tidak mampu memberikan hasil kinerja terbaik sampai menurunnya produktivitas.

Saya masih ingat betul, sebelum menerapkan time management, saya adalah seorang pekerja yang menganggap bahwa pekerjaan itu sebagai beban yang sangat berat. Saya sering pulang telat dan hampir setiap hari harus overtime alias lembur

Di satu sisi mungkin orang menilai saya adalah pekerja dengan etos kerja tinggi, pekerja keras dan mempunyai dedikasi lebih. Namun di sisi lain sebenarnya saya sering merasa tertekan, tidak nyaman bahkan hampir meninggalkan perusahaan.

Keadaan itu diperparah dengan atasan yang gemar menelepon sehari 3 kali. Tak jarang diluar jam kerja pun saya harus mengangkat panggilan dari atasan. 

Biasanya yang dibahas adalah tentang hasil dan pencapaian, maklum saya waktu itu ada di divisi penjualan. 

Memang serba salah ketika ada telepon dari atasan, mau nggak diangkat nanti bisa jadi runyam urusan, kalau diangkat membuat jam istirahat di rumah jadi berantakan.

Awalnya saya menyalahkan atasan karena perilakunya tersebut, tetapi setelah beberapa kali merenungkan, akhirnya saya mendapatkan beberapa pemahaman. 

1. Kerja terasa berat karena saya tidak menikmati setiap proses, melainkan fokus kepada hasil akhir.
2. Atasan sering menanyakan pencapaian karena memang saat itu saya belum menyelesaikan target.
3. Setiap hari harus lembur karena saya belum menerapkan prinsip membagi waktu yang benar.

Dari hasil perenungan di atas, tidak ada satupun yang berhubungan dengan orang lain. Ternyata yang menjadi masalah utama adalah diri saya sendiri.

Dari sana saya belajar bahwa salah satu kunci untuk bisa menjadi karyawan yang efektif dan produktif adalah pandai membagi waktu. 

Dengan mengaplikasikan prinsip time management yang ideal, maka kita bisa menyeimbangkan antara pekerjaan dengan kehidupan pribadi.

Berikut tips membagi waktu buat pekerja kantor dan karyawan. Simak baik-baik ya kawan!

1. Bangun Pagi Lebih Awal

Ilustrasi bangun pagi (Sumber: Nattakorn Maneerat)

Bangun lebih pagi artinya kita memiliki waktu lebih banyak untuk mempersiapkan diri. Orang-orang sukses dan kaya dunia kebanyakan bangun lebih pagi untuk mengawali hari. Beberapa kebiasaan yang dilakukan di pagi hari antara lain:

• Melakukan meditasi (15 menit)
• Berolahraga (20 menit)
• Menulis 3 hal utama yang harus diselesaikan
• Sarapan pagi

2. Membuat Jurnal 

Membuat jurnal(Sumber: freepik)

Agar waktu bisa dimanfaatkan secara maksimal, maka kita perlu membuat jurnal tentang hal-hal apa saja yang harus dikerjakan. Tuliskan jurnal di sebuah buku, Android atau komputer.

Untuk pekerjaan-pekerjaan yang telah diselesaikan, Anda bisa beri tanda centang. Jurnal ini bisa berfungsi sebagai pengingat, sehingga kita bisa menyelesaikan semua tugas dengan tepat waktu. 

3. Berhenti Menunda Pekerjaan

Ilustrasi bangun pagi (Sumber: Nattakorn Maneerat)

Menunda-nunda pekerjaan bisa jadi masalah yang serius bagi pekerja. Ketika Anda menunda pekerjaan, maka pekerjaan akan semakin menumpuk, dan akhirnya membuat Anda jadi pemalas.

Seorang karyawan rata-rata hanya memiliki 7-8 jam kerja per hari. Semakin cepat menyelesaikan pekerjaan bahkan sebelum deadline, bisa memberikan Anda waktu lebih untuk melakukan hal-hal lainnya.

4. Memberikan Reward dan Punishment untuk Diri Sendiri

Self rewards (Sumber: Getty images)

Ketika belum menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal, Anda bisa memberikan hukuman bermanfaat untuk diri sendiri. 

Misalnya membaca 10 artikel dalam waktu 2 jam di malam hari, dengan begitu Anda menghukum diri sambil menambah wawasan.

Sebaliknya saat Anda berhasil menyelesaikan pekerjaan, berikan apresiasi untuk diri sendiri. Hari Sabtu dan Minggu bisa jadi waktu terbaik untuk mengapresiasi diri, misalnya dengan menonton film favorit, makan makanan favorit dan lain-lain.

5. Luangkan Waktu untuk Me Time

Me time (Sumber: www.verywellmind.com)

Me time artinya meluangkan waktu untuk diri sendiri. Tidak bersama orang lain dan tidak diganggu oleh siapapun. Jangan lupa untuk mematikan ponsel agar Anda benar-benar bisa menikmati waktu

Berikan jeda kepada diri agar terlepas dari segala kepenatan dan rutinitas harian. Anda bisa melakukan yoga, bermeditasi, membaca buku dan berolahraga.

Melansir dari berbagai sumber, me time bisa sangat bermanfaat dalam mengurangi stres dan meningkatkan konsentrasi. Dengan begitu Anda bisa menjadi karyawan yang efektif dan produktif.

6. Mengatur Penggunaan Ponsel

Mengatur penggunaan ponsel (Sumber: dreamstime.com)

Tak bisa dipungkiri bahwa smartphone merupakan benda yang paling membuat kita sulit berkonsentrasi saat kerja. Suara notifikasi bisa sangat mengganggu karena biasanya kita cepat-cepat membukanya.

Untuk menghindari hal tersebut, Anda bisa mengatur penggunaan ponsel dengan mengaktifkan fitur silent ketika sedang berada dalam aktivitas yang membutuhkan konsentrasi tinggi. 

Anda juga bisa menjauhkan ponsel dari jangkauan sehingga Anda dapat menyelesaikan pekerjaan dulu.

7. Membuat Skala Prioritas

Skala prioritas (Sumber: stock adobe)

Hal berikutnya yang terkadang sulit ialah membuat skala prioritas. Kita seringkali melakukan suatu pekerjaan yang bukan merupakan prioritas. Jika itu yang terjadi, maka dapat membuat tubuh dan pikiran mudah lelah.

Untuk mengatasi hal diatas, maka buatlah daftar pekerjaan penting mana saja yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Buat catatan dengan urutan urgensi atas pekerjaan yang perlu diselesaikan.

8. Istirahat Malam yang Cukup

Istirahat yang cukup (Sumber: Stocksy )

Tidur malam yang cukup akan berdampak baik terhadap kesehatan karena keesokan harinya tubuh akan menjadi segar dan bugar. Para tokoh sukses di dunia rata-rata tidur 4-8 jam per hari.

Sebut saja pemilik Tesla, Elon Musk, dia tidur pada pukul 1 Malam dan bangun jam 7 pagi (6 jam tidur malam). Hindari begadang jika memang bukan untuk sesuatu yang penting. Anda perlu menyiapkan energi untuk esok hari.

***

Kini setelah 3 tahun saya menerapkan prinsip time management, kerja jadi semakin mengasyikkan. Saya mampu menyeimbangkan pekerjaan, karir dan kehidupan pribadi.

Saya sudah meninggalkan kebiasaan pulang telat maupun lembur sampai malam. Tanpa mengurangi kualitas pencapaian dan hasil, saya sudah terbebas dari belenggu ruwetnya mengatur dan membagi waktu.

"Menikmati setiap proses, menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan mampu membagi waktu adalah kunci sukses menjadi karyawan efektif serta produktif" The Architect

-AP-