Dengan hadirnya aplikasi E-PCE (E-Planning & Cost Evaluation) berhasil membawa PT Hutama Karya Infrastruktur memperoleh Penghargaan Utama dalam Kategori Proses Internal atas Innovasi E-Budgeting and Planning dari IDX melalui ajang IDX Channel Anugerah Inovasi Indonesia 2020 (ICAII 2020) pada 2 September 2020.
Penghargaan tersebut membuktikan efektivitas dan efisiensi PT Hutama Karya Infrastruktur dalam membuat innovasi internal E-Budgetting and Planning. Namun bukan berarti penerapan aplikasinya di lapangan bukan tanpa kendala. Di lapangan tidak mudah meninggalkan budaya lama (cara dan metode lama) untuk merubahnya ke aplikasi E-PCE yang baru. Dalam realisasinya, dokumen asli (paper based) masih tetap digunakan untuk melaksanakan pembayaran walaupun anggarannya sudah diisi dalam aplikasi terbaru. Apabila dokumen asli masih di proyek sedangkan anggaran sudah diisi maka keuangan kantor pusat PT Hutama Karya Infrastruktur tetap tidak melaksanakan pembayaran. Dengan kondisi tersebut sebenarnya masih membuat tumpang tindih peraturan lama dengan peraturan E-Budgetting and Planning yang sebenarnya Papperless atau tanpa dokumen asli. Hal tersebut tentu menghambat proses pembayaran yang seharusnya cepat, realtime, tepat, dan akurat.
Kendala lainnya seperti dokumen kontrak dari para subkontraktor tidak mungkin paperless dan harus paper based karena bagaimanapun tanda tangan kontrak di atas kertas bermaterai harus asli agar dapat berfungsi sebagai dokumen hukum. Kontrak tersebutlah yang juga merupakan salah satu syarat pembayaran.
Padahal, dengan menerapkan paperless pada kantor digital akan meningkatkan produktivitas kerja melalui peningkatan efektivitas dan efisiensi kerja. Selain itu paperless office merupakan salah satu solusi atas isu lingkungan hidup. Semua ini dapat dilakukan, karena kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (Barnad, 2019).
Dokumen asli yang harus dikirim ke PT Hutama Karya Infrastruktur pusat tadi merupakan wujud dari ketidak percayaan kantor pusat PT Hutama Karya Infrastruktur atas aktivitas proyek yang harus dibayar melalui tagihan-tagihan supplier dan subkontraktor. Kantor pusat PT Hutama Karya Infrastruktur meminta dokumen asli yang bertanda tangan berbagai pihak sebagai dasar hukum kejadian yang sebenarnya (aktivitas di proyek) bahwa hal tersebut benar terjadi. Dokumen tersebut berupa Berita Acara Pembayaran, Invoice, Kwitansi, Faktur Pajak, Berita Acara Penerimaan Barang / Berita Acara Prestasi Pekerjaan, Perincian Tagihan Prestasi Pekerjaan, Time Sheet, Purchase Order, dan/atau Kontrak. Dari dokumen-dokumen tersebut beberapa diantaranya perlu ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan seperti Site Engineering Manager, Cost Control, Project Manager, dan Supplier atau Subkontraktor itu sendiri. Padahal dalam E-Budgeting and Planning seharusnya semua dokumen tersebut sudah terpantau tanpa perlu print out lagi.
Kesimpulan dan Saran
Penerapan Sistem Informasi E-Budgeting and Planning sebenarnya sangat bagus, efektif dan efisien jika digunakan dalam perusahaan. Namun ternyata untuk menerapkannya selalu berbenturan dengan prosedur lama. Penerapan E-Budgeting and Planning yang seharusnya bisa dilaksanakan secara daring dan/atau online masih berbenturan dengan beberapa prosedur dan hukum (surat perjanjian dan kontrak) sehingga tidak bisa sepenuhnya E-Budgetting and Planning dilaksanakan secara paperless yang menyebabkan ketidak efisienan waktu. Padahal Paper Work tersebut merupakan prosedur lama yang seharusnya ditinggalkan oleh perusahaan yang sudah seharusnya bergerak di industry 4.0.
Saran penulis untuk perusahaan yang akan menggunakan E-Budgetting and Planning adalah meningkatkan kepercayaan ke unit-unit kerja karena apa yang diinput secara online di E-Budgetting and Planningadalah real atau sesuai kenyataan di lapangan, dan terintegrasi ke unit kerja lainnya, sehingga tidak ada alasan untuk tidak mempercayai hasil input ke E-Budgetting and Planning. Untuk dokumen seperti kontrak, invoice dan kwitansi yang harus bertandatangan bisa diinput secara digital saja dari scan (soft copy) dan tidak perlu mengirim dokumen asli ke pusat. Hal tersebut lebih efisien waktu dan biaya.
Namun hal-hal tersebut tidak akan berjalan tanpa kesadaran para pelakunya. Agar E-Budgetting and Planning bisa diterapkan sepenuhnya tanpa kembali ke modul lama (paper work), perlu dilakukan langkah-langkah penerapan paperless office diantaranya :
- Merubah perilaku kerja, sikap dan kemampuan diarahkan tanpa hasil print out tapi soft copy dan daring atau online.
- Menyediakan Sistem Informasi pengelolaan dokumen masuk dan keluar secara e-budgeting.
- Membuat Standard Operation Procedure (SOP) yang mendistribusikan dokumen secara sistem ataupun soft copy dan online.
- Mempercayai antar unit kerja, apa yang diinput adalah sesuai aktivitas atau kejadian di lapangan sehingga tidak perlu klarifikasi ulang melalui dokumen kertas bertandatangan.
Langkah-langkah perubahan sikap tersebut harus dilakukan dengan komitmen penuh dari pimpinan tertinggi (top level management) sampai karyawan paling dasar (bottom management), apabila dokumen perlu di verifikasi, maka verifikasi dokumen secara soft copy, dan diperiksa sampai dokumen dinyatakan valid dapat ditandatangani secara stampel electronic atau bisa juga approval (persetujuan) melalui aplikasi sistem. Langkah terakhir, selalu mengembangkan diri, mempelajari hal-hal baru berkaitan dengan teknologi dan digitalisasi menuju industri 5.0.
Kesan Pesan
