Latar Belakang
Perkembangan pembangunan infrastruktur di Indonesia harus mengimbangi perkembangan teknologi 4.0 sehingga pembangunan infrastruktur di Indonesia tidak tertinggal dan terus berkembang sesuai perkembangan teknologi dunia. Dengan berkembangnya teknologi untuk kemajuan infrastruktur dapat menarik investor menanamkan modal di Indonesia sehingga pembangunan infrastruktur di Indonesia dapat bersaing dengan infrastruktur yang berkembang di dunia.
PT Hutama Karya Infrastruktur (PT HKI) didirikan sejak tahun 2015 yang awalnya merupakan salah satu divisi dari PT Hutama Karya (Persero) yaitu Divisi Jalan dan Jembatan yang berdiri sejak 1961 dan sudah memiliki pengalaman dalam konstruksi Jalan, Jembatan, Jalan Tol, dan pekerjaan sejenis sehingga dapat dikatakan cukup mampu jika diikutsertakan dalam pembangunan JTTS.
Dengan berbagai ketidakpastian kemajuan teknologi, PT Hutama Karya Infrastruktur dituntut untuk bisa bertahan karena persaingan dalam teknologi industri konstruksi semakin cepat. Oleh karena itu, PT Hutama Karya Infrastruktur harus menggunakan strategi yang efektif agar mampu bertahan dalam persaingan perusahaan konstruksi lainnya baik di bidang teknik konstruksi, maupun sistem informasi yang cepat dan real time untuk ketepatan pengambilan keputusan.
Salah satu strategi teknologi informasi yang digunakan oleh PT HKI adalah e-budgeting and Planning menjadi kunci sukses perusahaan dalam mengambil keputusan secara lebih cepat / real time, tepat, dan akurat.
Pembahasan
Menurut Gunawan, dalam Jurnal Akuntansinya, E-Budgeting sendiri adalah proses penerapan system informasi yang digunakan untuk menyusun anggaran dengan efektif dan efisien yang lebih baik yang berperan penting dalam proses pembuatan anggaran. Sistem tersebut dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun karena diterapkan secara online sehingga dapat mempersingkat waktu. System tersebut juga berfungsi sebagai pengawasan karena berjalan secara online sehingga dapat dipantau oleh unit kerja lain. Dengan demikian, E-Budgeting mampu mengantisipasi adanya markup karena unit kerja lain yang memiliki akses saling mengawasi.
Sedangkan menurut Nugraha dan Udik Budi Wibowo dalam jurnalnya memaparkan e-budgeting mengacu pada perpaduan system informasi dari orang (people), perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan computer dan komunikasi data, basis data (data base) yang dikumpulkan, diolah, dan disebarkan untuk pengguna dalam perusahaan atau organisasi. Sistem ini membantu pengguna dari pengumpulan data, pengolahan, hingga menghasilkan laporan anggaran.
Sementara itu Planning yang dimaksud di sini adalah proses paling mendasar dari manajemen dalam menentukan tujuan dan bagaimana mencapainya (Arumsari, 2017). Dalam Planning, manajemen menggambarkan perkiraan bagaimana perusahaan menggunakan sumber daya secara efektif dan optimal. Planning juga menggambarkan berbagai cara menggabungkan kekuatan sumberdaya yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Dengan adanya planning tujuan akan terlihat mudah dicapai sehingga memotivasi karyawan sehingga karyawan juga akan lebih bersemangat mencapai tujuan tersebut.
PT Hutama Karya Infrastruktur menyadari tidak mungkin menggunakan system anggaran yang lama sedangkan teknologi informasi saat ini sudah berkembang dan dituntut lebih cepat. Oleh karena itu PT HKI akhirnya mengembangkan Sistem Informasi E-Budgeting and Planning dengan mengeluarkan aplikasi E-PCE (E-Planning & Cost Evaluation). Dengan system aplikasi E-PCE (E-Planning & Cost Evaluation) ini, proyek-proyek PT Hutama Karya Infrastruktur dapat menganggarkan pembayaran menggunakan system yang terintegrasi secara online sehingga langsung dan real time terinfo ke pusat dan diketahui oleh seluruh unit dan divisi. Dengan akses informasi yang real time tersebut menunjang manajemen PT Hutama Karya Infrastruktur untuk mengambil keputusan dengan cepat.
Aplikasi E-PCE (E-Planning & Cost Evaluation) tersebut merupakan hasil dari inovasi proses internal perusahaan PT Hutama Karya Infrastruktur dengan cara digitalisasi proses penganggaran dari proyek-proyek lengkap dengan proses pengendalian dan evaluasi pelaksanaannya dengan mengutamakan kolaborasi sebagai salah satu platform utama dalam proses bisnis PT Hutama Karya Infrastruktur.
Dengan hadirnya aplikasi E-PCE (E-Planning & Cost Evaluation) berhasil membawa PT Hutama Karya Infrastruktur memperoleh Penghargaan Utama dalam Kategori Proses Internal atas Innovasi E-Budgeting and Planning dari IDX melalui ajang IDX Channel Anugerah Inovasi Indonesia 2020 (ICAII 2020) pada 2 September 2020.
Penghargaan tersebut membuktikan efektivitas dan efisiensi PT Hutama Karya Infrastruktur dalam membuat innovasi internal E-Budgetting and Planning. Namun bukan berarti penerapan aplikasinya di lapangan bukan tanpa kendala. Di lapangan tidak mudah meninggalkan budaya lama (cara dan metode lama) untuk merubahnya ke aplikasi E-PCE yang baru. Dalam realisasinya, dokumen asli (paper based) masih tetap digunakan untuk melaksanakan pembayaran walaupun anggarannya sudah diisi dalam aplikasi terbaru. Apabila dokumen asli masih di proyek sedangkan anggaran sudah diisi maka keuangan kantor pusat PT Hutama Karya Infrastruktur tetap tidak melaksanakan pembayaran. Dengan kondisi tersebut sebenarnya masih membuat tumpang tindih peraturan lama dengan peraturan E-Budgetting and Planning yang sebenarnya Papperless atau tanpa dokumen asli. Hal tersebut tentu menghambat proses pembayaran yang seharusnya cepat, realtime, tepat, dan akurat.
Kendala lainnya seperti dokumen kontrak dari para subkontraktor tidak mungkin paperless dan harus paper based karena bagaimanapun tanda tangan kontrak di atas kertas bermaterai harus asli agar dapat berfungsi sebagai dokumen hukum. Kontrak tersebutlah yang juga merupakan salah satu syarat pembayaran.
Padahal, dengan menerapkan paperless pada kantor digital akan meningkatkan produktivitas kerja melalui peningkatan efektivitas dan efisiensi kerja. Selain itu paperless office merupakan salah satu solusi atas isu lingkungan hidup. Semua ini dapat dilakukan, karena kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (Barnad, 2019).
Dokumen asli yang harus dikirim ke PT Hutama Karya Infrastruktur pusat tadi merupakan wujud dari ketidak percayaan kantor pusat PT Hutama Karya Infrastruktur atas aktivitas proyek yang harus dibayar melalui tagihan-tagihan supplier dan subkontraktor. Kantor pusat PT Hutama Karya Infrastruktur meminta dokumen asli yang bertanda tangan berbagai pihak sebagai dasar hukum kejadian yang sebenarnya (aktivitas di proyek) bahwa hal tersebut benar terjadi. Dokumen tersebut berupa Berita Acara Pembayaran, Invoice, Kwitansi, Faktur Pajak, Berita Acara Penerimaan Barang / Berita Acara Prestasi Pekerjaan, Perincian Tagihan Prestasi Pekerjaan, Time Sheet, Purchase Order, dan/atau Kontrak. Dari dokumen-dokumen tersebut beberapa diantaranya perlu ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan seperti Site Engineering Manager, Cost Control, Project Manager, dan Supplier atau Subkontraktor itu sendiri. Padahal dalam E-Budgeting and Planning seharusnya semua dokumen tersebut sudah terpantau tanpa perlu print out lagi.
Kesimpulan dan Saran
Penerapan Sistem Informasi E-Budgeting and Planning sebenarnya sangat bagus, efektif dan efisien jika digunakan dalam perusahaan. Namun ternyata untuk menerapkannya selalu berbenturan dengan prosedur lama. Penerapan E-Budgeting and Planning yang seharusnya bisa dilaksanakan secara daring dan/atau online masih berbenturan dengan beberapa prosedur dan hukum (surat perjanjian dan kontrak) sehingga tidak bisa sepenuhnya E-Budgetting and Planning dilaksanakan secara paperless yang menyebabkan ketidak efisienan waktu. Padahal Paper Work tersebut merupakan prosedur lama yang seharusnya ditinggalkan oleh perusahaan yang sudah seharusnya bergerak di industry 4.0.
Saran penulis untuk perusahaan yang akan menggunakan E-Budgetting and Planning adalah meningkatkan kepercayaan ke unit-unit kerja karena apa yang diinput secara online di E-Budgetting and Planningadalah real atau sesuai kenyataan di lapangan, dan terintegrasi ke unit kerja lainnya, sehingga tidak ada alasan untuk tidak mempercayai hasil input ke E-Budgetting and Planning. Untuk dokumen seperti kontrak, invoice dan kwitansi yang harus bertandatangan bisa diinput secara digital saja dari scan (soft copy) dan tidak perlu mengirim dokumen asli ke pusat. Hal tersebut lebih efisien waktu dan biaya.
Namun hal-hal tersebut tidak akan berjalan tanpa kesadaran para pelakunya. Agar E-Budgetting and Planning bisa diterapkan sepenuhnya tanpa kembali ke modul lama (paper work), perlu dilakukan langkah-langkah penerapan paperless office diantaranya :
- Merubah perilaku kerja, sikap dan kemampuan diarahkan tanpa hasil print out tapi soft copy dan daring atau online.
- Menyediakan Sistem Informasi pengelolaan dokumen masuk dan keluar secara e-budgeting.
- Membuat Standard Operation Procedure (SOP) yang mendistribusikan dokumen secara sistem ataupun soft copy dan online.
- Mempercayai antar unit kerja, apa yang diinput adalah sesuai aktivitas atau kejadian di lapangan sehingga tidak perlu klarifikasi ulang melalui dokumen kertas bertandatangan.
Langkah-langkah perubahan sikap tersebut harus dilakukan dengan komitmen penuh dari pimpinan tertinggi (top level management) sampai karyawan paling dasar (bottom management), apabila dokumen perlu di verifikasi, maka verifikasi dokumen secara soft copy, dan diperiksa sampai dokumen dinyatakan valid dapat ditandatangani secara stampel electronic atau bisa juga approval (persetujuan) melalui aplikasi sistem. Langkah terakhir, selalu mengembangkan diri, mempelajari hal-hal baru berkaitan dengan teknologi dan digitalisasi menuju industri 5.0.
Kesan Pesan
Dalam penulisan jurnal ringkas ini, penulis mengakui masih banyak kelemahan dan kekurangan. Salah satu kelemahan dalam penulisan artikel ini adalah keterbatasan waktu penulis karena penulis saat ini berstatus sebagai praktisi analyst pada Divisi Engineering Procurement and Construction di PT Hutama Kaya (Persero) sehingga terbagi waktu antara pekerjaan dan penulisan jurnal atau artikel ini. Penulis masih sangat ingin melanjutkan penulisan ini dengan penelitian lebih lanjut karena ditemukan banyak sekali rumusan masalah dalam jurnal ini. Penulis berharap jurnal ini bisa bermanfaat dan menjadi acuan untuk penelitian selanjutnya baik oleh peneliti sendiri maupun oranglain.
DAFTAR PUSTAKA
Arumsari, Nurul Rizka, 2017. Penerapan Planning, Organizing, Actuating, Dan Controlling Di UPTD Dikpora Kecamatan Jepara. Jepara : Universitas Muria Kudus.
Barnad. (2019). Paperless Office Sebuah Kebutuhan Kantor Masa Depan di Indonesia. Jurnal Bisnis Terapan Vol 3 no 1.
Ciptakan Inovasi E-Planning & Cost Evaluation, HKI Raih Penghargaan Di ICAII 2020. https://www.hkinfrastruktur.com/2020/09/ciptakan-inovasi-e-planning-cost-evaluation-hki-raih-penghargaan-di-icaii-2020/. Diakses pada tanggal 29 Juni 2022 pukul 19.51 dari www.hkinfrastruktur.com tanpa penulis.
Fahmi Abidin, 2020. “e-Budgeting and Planning Kunci Sukses HKI Raih Penghargaan ICAII 2020”, https://www.idxchannel.com/market-news/e-budgeting-and-planning-kunci-sukses-hki-raih-penghargaan-icaii-2020, diakses pada 29 Juni 2022 pukul 10.55
Gunawan, Dimas Rizky, 2016. Penerapan Sistem E-Budgeting Terhadap Transparansi Dan Akuntabilitas Keuangan Publik (Studi Pada Pemerintah Kota Surabaya). Surabaya : Universitas Negeri Surabaya.
Nugraha, Aan Yudha dan Udik Budi Wibowo, 2020. Manajemen Sistem Informasi E-Budgeting pada Sekolah Menengah Atas Negeri di Kota Yogyakarta. Daerah Istimewa Yogyakarta : Universitas Negeri Yogyakarta
