Dalam kehidupan organisasi, kesadaran pentingnya arsip masih rendah. Disebabkan oleh pendapat kearsipan di hampir setiap jenis organisasi yang hanya menekankan arsip adalah “surat”.
Masyarakat memandang arsip sebelah mata, banyak yang beropini bahwa arsip adalah hanya kertas usang. Itu pendapat yang salah. Di era teknologi informasi sekarang ini, arsip bukan hanya berbentuk kertas, tapi bisa berbentuk foto, gambar, media rekaman, pita suara, film, disk, warkat, elektronik dan lain sebagainya.
Oleh Karena itu fungsi kearsipan menjadi semakin penting, karena arsip merupakan alat bukti dan pertanggungjawaban pelaksanaan sebuah kegiatan. Yang memiliki nilai guna administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset, sekaligus menjadi sejarah yang tidak dapat dipisahkan.
Apalagi disaat ini banyak orang yang terkait kasus penyelewengan, arsip sangatlah penting. Tanpa arsip atau dokumen yang akurat bisa saja seseorang masuk penjara. Banyak kasus yang bukti dipengadilannya memberatkan, salah satunya adalah hasil rekaman pembicaraannya. Baik itu dengan saksi atau dengan terdakwa lainnya.
Arsip atau dokumen dapat menjadi pusat ingatan, sumber informasi dan bahan sejarah. Sebab arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, yang dibuat dan diterima diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis, sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
Arsip adalah sumber data akuntabilitas, dia merupakan rekaman atau catatan yang mengandung data, informasi yang berkenaan dengan aktifitas, peristiwa apapun di dalam ataupun di luar organisasi,
Arsip mempunyai arti yang signifikan, sebab dokumen yang tercipta harus mempunyai nilai guna, disimpan secara sistematis, dan mudah diakses. Arsip yang tercipta bernilai, karena kualitas data dan informasi yang terkandung di dalamnya akurat, bebas dari kesalahan, tidak bias, tidak menyesatkan, relevan, tersajikan secara lengkap tanpa pengurangan, penambahan, pengubahan, serta tersedia tepat waktu, dan mudah diakses.
Guna memiliki arsip berkarakter, sebuah organisasi harus didukung oleh sumberdaya manusia yang terbina dan profesional di bidangnya. Kompetensi, ketrampilan dalam menggunakan peralatan dan media untuk membuat rekaman dan sikap kerja seperti kedisiplinan, kesungguhan, keseriusan, dan semangat kerjanya.
Bagi pengelola arsip, kompetensinya ditunjukkan oleh penguasaan pengetahuan kearsipan, ketrampilan, sikap kerja, penyimpanan arsip secara sistematis, pemeliharaan dan penjagaan arsip yang menjamin keselamatan arsip, serta pelayanan pengaksesan arsip yang memuaskan setiap penggunanya.
Pimpinan organisasi penting menentukan sejak awal tentang kebijakan prosedur akses, penggunaan, dan pelayanan arsip. Pengaksesan arsip harus sederhana, mengedepankan prinsip pelayanan prima, murah hati, demi kelancaran pelaksanaan tugas.