Ini 5 Tips Ideal dalam Melakukan Virtual Facilitation

Sudah lebih dari satu tahun hampir semua orang terbiasa melakukan apapun secara virtual, benarkan semua orang sudah paham cara ideal dalam melakukan virtual facilitation, meeting dan seterusnya? 

Atau benarkan cara yang sudah dilakukan saat ini sudah sesuai dengan kenyamanan masing-masisng? Jika masih ada hal yang perlu ditingkatkan, adakah tips sederhana bagi siapa saja yang sering melakukan virtual facilitation agar agendanya dapat menjadi baik dan lebih sukses?

Ya, kali ini kita akan mengupas 5 tips ideal yang perlu kita perhatikan agar virtual facilitation yang kita lakukan tidak menjemukan, tapi justru menyenangkan. Tidak membosankan, tapi justru menggembirakan. Tidak hanya menggembirakan, tapi juga bisa memberi makna bagi setiap peserta yang terlibat di dalam virtual session itu.

Baiklah. Mari kita lihat lebih dekat (markililede). Saya menyingkat 5 tips ini dengan 5P.

1. Purpose

Ingat baik-baik. Jangan pernah melakukan sesuatu yang Anda tidak tahu apa tujuannya. Apalagi meminta orang melakukan sesuatu tanpa memberi tahu mereka apa tujuan dari pertemuan itu. Langkah pertama yang harus Anda sandarkan kepada peserta virtual Anda adalah tanamkan dan jelaskan kepada mereka apa tujuan pertemuan ini.

Jika Anda dan peserta Anda memahami tujuan yang sama, maka langkah Anda selanjutnya pasti akan lebih ringan. Sebaliknya, jika ada yang tidak mengerti apa tujuannya ikut di lingkungan virtual itu, maka jangan kaget kalau sikap dan tindak-tanduknya bisa jadi tidak sesuai yang Anda harapkan. Jangan salahkan dia, lebih baik introspeksi apa yang belum baik dan bisa kita perbaiki.

Pahami tips 5P dalam melakukan virtual facilitation (pixabay.com)

2. Participants

Kalau Anda menganggap hebat dengan menggunakan bahasa ilmiah yang tinggi padahal peserta virtual Anda adalah ibu rumah tangga, maka Anda telah khilaf, teman. Bukan berarti ibu rumah tangga itu tidak mengerti bahasa Anda, jangan salah, banyak dari mereka yang berpendidikan tinggi dan mungkin lebih hebat dari Anda. 

Maksudnya adalah, Anda harus lebih bisa menggunakan bahasa yang lebih familiar digunakan oleh mereka di banding bahasa yang terlalu ilmiah dan cenderung jarang mereka dengar. Anda yang harus belajar dan menyesuaikan diri, bukan mereka. Kan mereka peserta Anda. Jadi Anda yang harus lebih banyak belajar.

Bicara dan memberikan tugas kepada anak SD tentu jauh berbeda jika Anda adalah guru SMA, apalagi dosen dan begitu seterusnya. Singkatnya, lihat siapa peserta virtual Anda, dan gunakan cara serta bahasa  mereka untuk membaur dan memudahkan mereka memahami Anda.

3. Platform

Hampir setiap klien yang saya jumpai senang dengan platform yang berbeda-beda ketika melakukan pertemuan ataupun pelatihan virtual. Zoom, Webex, Teams, Gmeet, Go ToMeeting adalah beberapa "rumah" yang biasa kami singgahi secara bergantian dalam melakukan tatap muka virtual.

Pertanyaannya, apakah kenyamanan Anda yang lebih dibutuhkan atau kenyamanan banyak orang? Coba Anda jawab sendiri. Kata kuncinya adalah belajar. Anda harus belajar menyelami banyak media, platform dan seterusnya. 

Pastikan platform yang akan Anda gunakan familiar dulu di peserta Anda. Adapun untuk Anda - menurut saya, haruslah Anda belajar untuk memahami kemauan pasar. Jangan paksakan kemauan Anda.

4. Process

Jangan pernah kaku dalam melakukan virtual facilitation atau virtual session lainnya. Anda perlu berimprovisasi, khususnya ketika sesi sudah dijalankan. Buat kejutan-kejutan kecil dalam setiap sesi agar Anda tidak mudah ditebak.

Ada salah satu klien rutin saya bahkan selalu bingung dan (sering) terkejut dengan setiap kejutan yang coba saya hadirkan di setiap proses virtual session yang kami lakukan. 

Tidak perlu melulu memikirkan hal yang rumit dan besar. Simpel, berdampak dan melibatkan banyak orang pasti akan membuat peserta Anda merasa selalu seru jika harus berinteraksi dengan Anda.

Ingat, lakukan proses dengan baik dan berilah kejutan-kejutan kecil ketika Anda menjalankan proses yang sudah Anda rancang itu.

5. Partners

Mustahil bagi kita untuk menguasai semua bidang. Kita mungkin bisa menjadi ahli, tapi tidak untuk banyak bidang. Pasti ada orang lain di luar sana yang lebih hebat dari kita dalam bidang tertentu, itu pasti dan sebuah keniscayaan.

Di dalam buku yang berjudul Virtual Facilitation yang ditulis oleh Henrik Horn Andersen dkk, dia mengatakan kalau melibatkan partner Anda yang lain di dalam sebuah pertemuan virtual, justru akan meningkatkan kredibilitas Anda sebagai seorang fasilitator. 

Mudahnya, itu membuktikan kalau Anda punya daftar partner yang berkualitas lainnya sama seperti Anda yang bisa dihadirkan kapan saja, dengan agenda yang beragam.

Nah, jadi, jangan sungkan untuk melibatkan partner baru dalam sesi virtual Anda. Jangan harap peserta Anda yang mencari partner baru itu. Anda yang bertindak sebagai fasilitator. Selain Anda bisa berbagi rezeki dengan orang lain-karena mengundang partner selain Anda, tanpa Anda sadari juga Anda bisa menambah ilmu dari partner Anda itu.

Dengan begitu, ilmu Anda dan peserta di saat yang sama bertumbuh semua. Ini adalah karunia terbesar dari mengajar menurut saya, yaitu bertambahnya ilmu dengan Anda mengajar.

Jadi, jangan sungkan undang dan ajak partner atau kenalan Anda di dalam sesi virtual Anda (jika memungkinkan). Hal ini juga bagian dari kejutan yang bisa Anda hadirkan dalam pertemuan virtual yang Anda lakukan.

***

Bagaimana menurut Anda tips yang sudah kita kupas di atas? apakah Anda sudah mulai terinspirasi untuk segera mempraktikkan 5P ini? Cara terbaik untuk melengketkan ilmu adalah dengan mempraktikkannya segera. 

Anda bisa langsung memahami tips di atas dan secepatnya berusaha melakukan isinya. Ingat, pada akhirnya kebiasaanlah yang akan membantu mengubah kepribadian kita. Semakin bagus kebiasaan kita, maka jangan kaget kalau pada akhirnya seringkali hidup kita pun akan berganti ke arah yang lebih baik.

Semoga bermanfaat

Salam bahagia

Be the new you

TauRa

Rabbani Motivator