Struktur Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan

 STRUKTUR ORGANISASI DAN DESKRIPSI PEKERJAAN 

Struktur organisasi adalah tata letak atau susunan yang menunjukkan bagaimana suatu perusahaan atau organisasi diorganisir atau diatur. Struktur organisasi mencakup pembagian tugas, wewenang, tanggung jawab, dan hubungan antara departemen atau unit di dalam perusahaan.

 

Pengertian Organisasi

Organisasi adalah suatu badan yang memiliki tujuan tertentu terdiri dari orang-orang atau anggota kelompok  yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan tersebut. Organisasi biasanya memiliki struktur dan sistem manajemen yang terorganisir untuk mengkoordinasikan tugas dan tanggung jawab para anggota organisasi.  Organisasi juga memiliki visi dan misi yang jelas sebagai panduan dalam mengambil keputusan yang tepat. Hal ini dilakukan agar dapat mencapai tujuan organisasi dengan efisien dan efektif. Organisasi dapat berupa lembaga perusahaan, lembaga pemerintah, lembaga pendidikan, dan lain-lain.

Asas-Asas Organisasi  

Organisasi memiliki asas-asas sebagai berikut:

a. Asas Keteraturan (Order)

Asas keteraturan dalam organisasi menunjukkan bahwa setiap individu harus  mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dalam organisasi. Hal ini akan memudahkan dalam pengambilan keputusan, menghindari tumpang tindih tugas, dan meningkatkan efektivitas kerja.

b. Asas Kesatuan Perintah (Unity of Command)

Asas kesatuan perintah dalam organisasi menunjukkan bahwa setiap individu hanya menerima perintah dari satu orang atau atasan yang langsung di atasnya. Hal ini untuk menghindari kebingungan dan tidak memperlambat pelaksanaan tugas.

c. Asas Kesatuan Pengarahan (Unity of Direction)

Asas kesatuan pengarahan dalam organisasi bahwa setiap individu dalam organisasi harus memiliki tujuan yang sama, yaitu agar dapat mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk menghindari adanya tujuan yang bertentangan antara satu bagian dengan bagian lainnya.

d. Asas Kepastian dan Stabilitas Personil (Certainty)

Asas kepastian dan stabilitas personil dalam organisasi bahwa setiap individu dalam organisasi harus memiliki kepastian dalam tugas dan tanggung jawabnya, serta memperoleh perlakuan yang adil. Agar menciptakan stabilitas dalam organisasi dan meningkatkan motivasi kerja.

e. Asas Fleksibilitas (Flexibility)

Asas fleksibilitas dalam organisasi menunjukkan bahwa organisasi harus mampu beradaptasi dengan perubahan lingkungan yang terjadi. Untuk menghindari kekakuan dalam organisasi dan meningkatkan kemampuan bersaing.

f. Asas Kepimpinan (Leadership)

Asas kepimpinan dalam organisasi menunjukkan bahwa setiap individu dalam organisasi harus memiliki pemimpin yang dapat memberikan arahan, motivasi, dan bimbingan dalam mencapai tujuan organisasi. Agar dapat meningkatkan efektivitas kerja dan pencapaian tujuan.

Bentuk-bentuk Organisasi 

Berikut adalah beberapa bentuk organisasi yang umum ditemukan:

1. Organisasi Fungsional: Organisasi ini dibagi menjadi departemen atau bagian berdasarkan tugas yang dilakukan, seperti keuangan, pemasaran, produksi, dan sebagainya.
2. Organisasi Berdasarkan Produk: Organisasi ini dibagi berdasarkan produk atau jasa yang diberikan, misalnya produk pakaian, produk elektronik, produk minuman, dan sebagainya.
3. Organisasi Berdasarkan Wilayah: Organisasi ini dibagi berdasarkan wilayah geografis di mana organisasi tersebut beroperasi, seperti kantor pusat dan cabang.
4. Organisasi Matriks: Organisasi ini menggabungkan bagian fungsional berdasarkan produk, sehingga karyawan bekerja dalam dua kategori yang berbeda, yaitu fungsi dan produk.
5. Organisasi Proyek: Organisasi ini dibentuk untuk menyelesaikan proyek tertentu, biasanya memiliki waktu dan perhitungan yang terbatas.
6. Organisasi Virtual: Organisasi ini dibentuk oleh sekelompok individu yang bekerja jarak jauh dengan bantuan teknologi seperti internet dan telepon.
7. Organisasi Non-Profit: Organisasi ini tidak memiliki tujuan keuntungan, biasanya dibentuk untuk tujuan sosial, pendidikan, dan sebagainya.
8. Organisasi Hybrid: Organisasi ini menggabungkan dua atau lebih bentuk organisasi yang berbeda, misalnya organisasi fungsional dan organisasi berdasarkan produk.

Deskripsi Pekerjaan atau Job Description

Deskripsi pekerjaan atau job description adalah sebuah informasi yang berisi  mengenai tugas dan tanggung jawab, kualifikasi, keterampilan seseorang secara rinci yang diperlukan untuk suatu posisi pekerjaan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dalam deskripsi pekerjaan, terdapat informasi tentang judul pekerjaan, tugas dan tanggung jawab, kualifikasi, gaji dan manfaat, kondisi kerja, dan kesempatan karir. Deskripsi pekerjaan biasanya disiapkan oleh manajer atau atasan langsung dari posisi tersebut. Deskripsi pekerjaan juga dapat mencakup kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.

Beberapa manfaat Deskripsi Pekerjaan atau Job Description yaitu:

• Membantu manajer dalam merekrut kandidat yang tepat untuk posisi yang sedang dibutuhkan.
• Memudahkan pengambilan keputusan terkait pemilihan karyawan yang tepat untuk suatu posisi pekerjaan.
• Membantu karyawan dalam memahami tugas dan tanggung jawab mereka yang lebih jelas.
• Meningkatkan kualitas pekerjaan dan menetapkan standar pekerjaan.
• Membantu perusahaan dalam mengukur kinerja karyawaan dan mengevaluasi apakah karyawan tersebut mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Contoh Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

Berikut adalah contoh deskripsi pekerjaan atau job description untuk posisi Marketing Manager:

Judul Pekerjaan: Marketing Manager

 

Tanggung Jawab Utama:

• Membuat rencana pemasaran dan strategi untuk meningkatkan penjualan produk dan layanan perusahaan.
• Menetapkan target penjualan dan memastikan pencapaiannya.
• Melakukan riset pasar untuk memahami perilaku konsumen dan tren pasar terbaru.
• Membangun hubungan dengan pelanggan dan pihak lain terkait untuk meningkatkan brand dan kepuasan pelanggan.
• Mengelola anggaran pemasaran perusahaan dan memastikan penggunaannya secara efektif

 

Kualifikasi:

• Sarjana di bidang Pemasaran, Bisnis atau bidang terkait.
• Setidaknya 5 tahun pengalaman kerja di bidang pemasaran.
• Memiliki pemahaman yang baik tentang riset pasar, analisis data, dan strategi pemasaran.
• Memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik dan membangun hubungan dengan pelanggan dan pihak terkait.
• Memiliki keterampilan manajemen anggaran yang baik dan kemampuan untuk membuat keputusan yang tepat untuk memaksimalkan penggunaan anggaran pemasaran.

Kriteria Kinerja:

• Mencapai target penjualan yang ditetapkan perusahaan.
• Meningkatkan brand perusahaan.
• Meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Meningkatkan return on investment untuk anggaran pemasaran perusahaan.
• Memberikan laporan kinerja yang berkualitas tinggi kepada manajemen senior.