Peranan Tata Usaha di Sekolah dalam Mengelola Pendidikan untuk Meningkatkan Hasil Pendidikan yang Bermutu

Tata Usaha Sebagai Tenaga Kependidikan Sekolah

Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis penyelenggaraan sistem administrasi dan informasi pendidikan di sekolah. Informasi yang tata usaha sekolah kelola penting sebagai basis pelayanan dan bahan pengambilan keputusan sekolah. Semakin lengkap dan akurat data terhimpun maka pemberian pelayanan makin mudah dan pengembilan keputusan makin tepat. 

1. Pengertian Tata Usaha

Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka ADMINISTRASI berasal dari Bahasa Latin yaitu Ad+Ministrare. Ad berarti intensif, sedangkan Ministrare berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan (Husaini Usman, 2006).Menurut The Lian Gie (2000), tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu: 

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan

Berdasarkan pendapat The Lian Gie di atas, maka peranan tenaga administrasi sekolah sesungguhnya hanya satu yaitu sebagai administrator karena ketiga peranan yang diungkapkan di atas yaitu melayani, menyediakan, dan membantu sama dengan administrasi. 

2.Tugas-tugas TU

Pengalaman dan sertifikat pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja mereka. Dan mereka bekrja pada disiplin ilmu mereka masing-masing. Sementara aktifitas semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan oleh kepala sekolah dan kepala TU. 

Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerja sama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber: hasil rapat Kepala Tata Usaha di Bogor: 1996). Mill dan Standingford (1982) menyebutkan delapan tugas tenaga administrasi yaitu:

 (1) menulis surat

 (2) membaca

 (3) menyalin (menggandakan)

 (4) menghitung

 (5) memeriksa

 (6) memilah (menggolongkan dan menyatukan)

 (7) menyimpan dan menyusun indeks dan

 (8) melakukan komunikasi (lisandantertulis).

Menurut Nansen School, Birm, UK, 2001 Fungsi staff TU adalah menangani urusan administrasi yg dibagi menjadi 4 bagian:

 1. School assistant

 2. Clerical assistant

 3. Finance assistant dan

 4. General assistant

B.Tugas Pokok Dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolah

Keputusan Dirjen Dikdasmen No. 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala Tata Usaha sebagai berikut :

1. Menyusun program kerja tata usaha sekolah
2. Pengelolaan keuangan sekolah
3. Pengurusan adminstrasi ketenagaan dan sisswaUU
4. Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah
5. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
6. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
7. Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
8. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketatausahaan secara  berkala

1. Tugas Pokok dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolah

a.Tugas pokok urusan administrasi

Melaksanakan Ketatata Usahaan Sekolah dan bertanggung Jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

 a) Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah 

 b) Pengelolaan keuangan sekolah

 c) Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa

 d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah

 e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah

 f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah

 g) mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K

 h) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketataushaan secara berkala

b.Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah

Melaksanakan seluruh Administrasi Keuangan Sekolah, meliputi keuangan rutin/UYHD/BOPS, Dana BOS, Dana Komite Sekolah dan Dana dari sumber lainnya, bertanggung jawab langsung kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:

a) Menyimpan Dokumen, Rekening Giro atau Bank Keuangan sekolah

b) Mengajukan Pembayaran

c) Membuat Laporan Penggunaan Keuangan BOPS, BOS, Komite Sekolah  dan sumber lainnya

d) Melaksanakan Pengambilan dan Pengembalian serta pembayaranKeuangan Negara sesuai petunjuk

e) Menyimpan arsip/dokumen dan SPJ Keuangan

f) Membuat Laporan posisi anggaran (daya serap)

g) Membuat Lembar Hasil Waskat

h) Menjadi/ melaksanakan tugas kebendaharan dari setiap kepanitiaan yang dibentuk sekolah

i) Membentuk Keuangan berdasarkan sumber keuangannya pada buku kas umum, pembantu dan tabelaris.

c.Tugas pokok urusan inventarisasi dan perlengkapan

Melaksanakan Administrasi Inventarisasi dan Kelengkapan sekolah bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

a) Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non Inventaris

b) Mengisi Buku Induk Inventaris

c) Mengisi Buku Golongan Inventaris

d) Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran Barang Non Inventaris

e) Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan Barang Inventaris

f) Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventaris

g) Membuat Laporan Keadaan Barang Inventaris

h) Mengisi Kartu Barang

i) Membuat Berita Acara Penghapusan Barang Inventaris

 j) Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-barang Inventaris dan dokumen lainnya