Mengatur Arsip di Meja Kerja

Apakah anda merasa meja kerja anda tidak rapi? terutama arsip-arsip yang tersimpan pada laci meja kerja. Berbagai macam arsip tercampur dan kadang sulit menemukan arsip yang kita perlukan. Ya saya pernah mengalaminya, waktu kerja jadi tidak produktif karena terbuang hanya untuk mencari arsip. Apalagi jika arsip yang dicari hanya satu lembar, lebih sulit lagi. Berikut langkah-langkah yang saya lakukan untuk membenahi penyimpanan arsip di meja kerja saya yang mungkin berguna. Meja kerja saya seperti gambar di bawah

1. Tetapkan waktu kapan kita membenahi arsip-arsip di meja kerja. Hal ini untuk memberi waktu agar kita bisa mempersiapkan kebutuhan yang sekiranya kita butuhkan.
2. Setelah waktu kita tetapkan kita mulai membenahi arsip. Mulai dengan mengelompokkan arsip menjadi beberapa kelompok yaitu Arsip "Jarang dibuka", "Sering dibuka", "Setiap hari dibuka". Untuk saya sendiri arsip yang masuk kelompok "Jarang dibuka" misalnya adalah materi training yang pernah saya ikuti, buku referensi kerja, Arsip pribadi meliputi bukti pembayaran pajak penghasilan dan iuran Jamsostek. Arsip yang masuk kelompok "Sering dibuka" misalnya adalah laporan bulanan, notulen meeting. Arsip yang masuk "Selalu dibuka" misalnya adalah agenda kerja, form transaksi harian.
3. Setelah pengelompokkan selesai dilanjutkan dengan pengaturan arsip yaitu untuk arsip yang berupa lembaran (tidak lebih 5 lembar) dimasukkan dalam satu map. Penyusunan dalam map adalah arsip yang paling tua umurnya diletakkan paling bawah dan yang paling muda diletakkan paling atas (untuk menentukkan bisa berdasarkan nomor atau tanggal arsip dibuat)
4. Kemudian dilanjutkkan dengan penyimpanan di laci meja kerja. Untuk arsip yang "Jarang dibuka" diletakkan di laci paling bawah atau paling jauh dari jangkauan tangan. Karena jarang dibuka maka tidak perlu diletakkan terlalu dekat dengan jangkauan tangan. Untuk arsip yang  "Sering dibuka" diletakkan di laci tengah yang terjangkau oleh tangan. Untuk arsip yang "Selalu dibuka" diletakkan pada laci paling atas yang sangat mudah dijangkau tangan supaya tangan kita tidak capai karena sering membuka laci untuk mengambil arsip.
5. Jika sudah tersimpan buatlah catatan kecil yang berisi masa retensi/berlaku arsip kita. Bisa 1 tahun, 6 bulan atau terserah pada keperluan. Hal ini untuk menghindari laci meja kerja kita terisi sia-sia oleh arsip yang sebenarnya sudah tidak kita perlukan lagi. Setelah masa retensi habis maka arsip harus keluar dari laci kita. Sesuaikan dengan prosedur di tempat kerja, apakah harus disimpan di tempat arsip pusat atau langsung dimusnahkan.
6. Yang terakhir adalah konsistensi kita untuk menjaga pengarsipan di meja kerja kita agar selalu rapi dan ringkas sehingga waktu pencarian arsip tidak lama (standar pencarian arsip maksimal 1 menit)

Demikian langkah-langkah yang saya lakukan untuk membenahi arsip-arsip di meja kerja saya. Dengan arsip yang teratur maka bekerja pun menjadi nyaman. Setiap kali atasan memerlukan data bisa langsung kita berikan. Semoga bermanfaat......(Tri Prasetyo Dumadi)