3 Sebab Pentingnya Kompetensi Penulisan Dinas bagi Pegawai

Di era revolusi industri 4.0 atau era digital. Ternyata masih ada bidang pekerjaan yang belum berubah. Apakah itu? 

Utamanya, penulisan dinas atau menulis untuk keperluan dinas. Salah satu bagian pekerjaan administrasi yang berkaitan dengan tulis-menulis dalam urusan pekerjaan. Penulisan dinas ini bersifat umum. Karena semua departemen dan organ pada sebuah lembaga atau perusahaan pasti punya tugas dan fungsi administrasi, khususnya terkait dengan penulisan dinas.

Menulis surat, menulis memo, menyusun proposal atau membuat laporan merupakan pekerjaan yang pasti ada di semua lembaga atau perusahaan. Itulah fokus utama penulisan dinas. Bahkan menyusun berita pers atau naskah pidato pun bagian dari penulisan dinas. Tapi sayangnya, banyak lembaga atau organisasi yang belum peduli terhadap penulisan dinas. Baik dari sisi sistematika penyajian, isi maupun tata bahasa. 

Maka faktanya hari ini, masih banyak penulisan dinas yang dianggap berlum berkualitas. Naskah atau dokumen yang dibuat belum memadai, seperti: surat, memorandum, atau laporan. Bahkan patut diduga, masih banyak sistematika penyajian surat dan memo yang belum berubah. Masih mengikuti pola lama yang sudah berlangsung turun temurun. Hanya pegawai yang mengerjakannya saja yang berbeda. Karena yang lama sudah pensiun.

Maka suka tidak suka, perhatian terhadap kualitas dan kompetensi pegawai dalam penulisan dinas mutlak diperlukan atau ditingkatkan. Karena zaman sudah berubah atau cara berkomunikasi pun sudah berubah. Namun sayang bila format dan tata cara penulisan dinas belum banyak berubah. Apalagi menyangkut kualitas berbahasa yang baku dalam penulisan dinas atau kompetensi dalam menulis untuk keperluan pekerjaan mutlak harus ditingkatkan.

Oleh karena itu, penting diperhatikan bagi banyak lembaga atau perusahaan. Yaitu upaya meningkatkan kompetensi pegawai dalam penulisan dinas. Khususnya pegawai yang berkaitan langsung dengan tugas dan tanggung jawab dalam menyusun surat, memo, proposal atau laporan dalam pekerjaan sehari-hari. Tentu di semua departemen atau fungsi yang ada lembaga kerjanya. Di masa kini, itulah yang disebut dengan "Profesional Writig Skills -- Kompetensi Menulis untuk Dinas".

Profesional Writing Skills, bisa jadi, sebuah alternatif dalam meningkatkan kompetensi dan kualitas penulisan dinas pegawai di suatu lembaga atau perusahaan. Tujuannya, untuk memastikan terjaminnya kualitas pesan dan komunikasi yang memadai untuk menunjang pekerjaan dan jalannya bisnis. Komunikasi tertulis yang mewakili lembaga atau perusaaan yang efektif dan efisien. Terutama menyangkut sistematika, isi, dan tata bahasa.

Sebagai praktisi training penulisan dinas, saya mendapati ada banyak  "pekerjaan rumah" penulisan dinas yang sangat perlu ditingkatkan. Misalnya saja, menyangkut aspek kebakuan kata, tata tulis yang baik dan benar, penggunaan ejaan dan tanda baca, hingga penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar secara tertulis.

Bahkan berdasarkan pengamatan di lapangan saya menemukan ada tiga sebab kualitas penulisan dinas yang tidak memadai, yaitu:

1. Adanya ketidakpahaman pegawai tentang prinsip penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar sehingga banyak kaidah berbahasa yang salah atau dilanggar.

2. Adanya kebiasaan menulis untuk dinas yang salah atau format yang tidak tepat namun tidak kunjung diperbaiki.

3. Adanya gaya penulisan tidak tepat dan penggunaan kalimat yang berlebihan sehingga mengganggu makna dari komunikasi tertulis yang dilakukan.

Maka tidak ada salahnya, setiap lembaga atau instansi mulai menata kembali tata naskah kedinasannya masing-masing. Agar lebih berkualitas dan kompetensi pegawai lebih memadai. Caranya, tentu dapat dilakukan dengan melakukan pelatihan "Profesional Writing Skills -- Menulis Untuk Dinas". Melalui pelatihan penulisan dinas ini diharapkan para pegawai dapat meningkatkan kompetensi penulisan dinas ke arah yang lebih baik, di samping bagian dari pengembangan kompetensi lembaga atau instansi.

Apalagi di masa Covid-19 seperti sekarang, adalah momen yang bagus untuk meningkatkan kompetensi pegawai untuk mengikuti pelatihan menulis untuk dinas. Karena dapat dilakukan secara virtual atau daring. Asal materi bagus dan mampu memacu perilaku menulis pegawai dalam penulisan untuk dinas. Terlebih lagi, pelatihan penulisan dinas yang menarik dan menyenangkan. Jangan anggap remeh penulisan dinas sekalipun hanya membuat surat atau memo. Selain benar-benar mampu meningkatkan kompetensi pegawai. Agar lebih profesional, agar lebih berkualitas. Karena harus disadari, kualitas penulisan dinas seperti surat, memo atau laporan adalah cermin dari kualitas Lembaga atau instansi.

Agar pegawai mampu menjadikan penulisan dinas sebagai salah satu komptensi yang patut dibanggakan. Demi nama baik dan citra Lembaga atau instansi. Maka menulis dinas harusnya bertumpu pada perilaku-praktik, bukan pelajaran-teori. Salam penulisan dinas #PenulisanDinas #WritingSkills #PelatihanPenulisan #ProfesionalWritingSkills

Sumber: Pribadi