Agar Efektif dan Efisien, Penulisan Dinas Instansi Pemerintah Harus Ditingkatkan

Penulisan dinas di berbagai instansi pemerintah, termasuk swasta harus lebih ditingkatkan. Karena di tengah era digital sekarang, penulisan dinas harus mampu ber-adaptasi bahkan mere-komposisi dari berbagai aspek. Baik sistematika penyajian, isi, bahasa maupun media penulisannya. Namun bila ditelusuri, bukan tidak mungkin, mekanisme dan format penulisan dinas di banyak instansi pemerintah inilah yang "sedikit sekali" mengalami penyesuaian. 

Sehingga sangat wajar, kualitas penulisan dinas berbagai instansi belum memadai. Bahkan tidak sedikit yang mengalami kesalahan. Baik salah ejaan dan tanda baca, salah kata baku, salah tata kalimat dan paragraf. Salah tata bahasa. Hingga berujung salah makna, salah tafsir, bahkan salah konsep logikanya.

Sebenarnya, hampir semua instansi pemerintah. Baik di kementerian, lembaga negara, dan provinsi sudah memiliki pedoman penulisan dinas yang disebut "Tata Naskah Dinas". Sebuah pedoman komunikasi kedinasan yang formal dan diatur sesuai ketentuan. Pedoman yang mengatur tata naskah kedinasan yang mencakup 1) jenis dan format, 2) teknik penyusunan, 3) kewenangan penandatanganan serta 4) pengamanan naskah dinas yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Tapi sayangnya, tata naskah dinas tersebut sedikit sekali mengatur tentang tata bahasa termasuk penulisan dinas yang efektif dan efisien.

Alhasil, tidak sedikit penulisan dinas dalam bentuk apapun yang mengalami kesalahan. Misalnya, paling sederhana terjadi dalam penulisan surat. Baik aspek kebaukan kata, tata tulis, maupun ejaan yang digunakan. Salah. Mungkin, kesalahan penulisan dinas terjadi akibat 3 (tiga) hal, yaitu: 1) banyak pejabat atau pegawai instansi pemerintah yang tidak mengerti tata bahasa termasuk kepatuhan terhadap kaidah bahasa Indonesia, 2) karena kebiasaan penulisan atau tata bahasa yang yang salah tapi tidak pernah mau diperbaiki, dan 3) gaya penulisan yang sering menggunakan bahasa lisan lalu dibuat ke dalam bahasa tulisan.

Lalu, apa sih sebenarnya penulisan dinas?

Hakikatnya, penulisan dinas adalah aktivitas komunikasi dan penulisan yang berhubungan dengan dinas atau kedinasan. Tentu, cakupan penulisan dinas bisa dianggap luas. Karena dinas itu menyangkut instansi atau kantor yang menjalankan pekerjaan tertentu. Sementara kedinasan berkaitan pekerjaan atau tugas-tugas yang dijalankan pada instansi atau kantor tersebut. Itu berarti penulisan dinas sangat erat kaitannya dengan 1) instansi tempat bekerja dan 2) pekerjaan yang ada di dalam instansi tersebut. Oleh karena itu, penulisan dinas bukan hanya soal pedoman. Tapi harus memperhatikan implementasi pedoman penulisan dinassehari-hari. Di semua instansi, di semua pegawai sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing.

Namun faktanya, tidak banyak instansi pemerintah atau provinsi yang peduli terhadap penulsian dinas. Minimal, melakukan penyesuaian terhadap mekanisme dan pedoman penulisan yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. Atau setidaknya melakukan pelatihan "penulisan dinas" bagi pegawainya. Sebagai baian untuk pembaruan (reskilling) atau peningkatan (upskilling) kompetensi pegawai dalam penulisan dinas. Ini berarti, banyak instansi yang abai terhadap praktik penulisan dinas yang memadai.

Sementara di era digital dan di era tranformasi seperti sekarang, tidak sedikit instanis pemerintah yang ingin menyesuaikan diri terhadap perkembangan dan dinamika yang terjadi. Namun, ikhtiar untuk meningkatkan kualitas SDM yang professional dan kompeten dalam penulisan dinas yang sederhana saja belum dilakukan. Lalu, efektifvitas atau efisiensi seperti apa yang diharapkan dalam pelaksanaan tugas instansi dan pegawai di tengah dinamika yang kian kompleks?

Jujur saja, hoaks atau berita bohong. Salah tafsir dalam komunikasi suran instansi pemerintah. Bisa jadi, hal itu akibat tidak memadainya keterampilan penulisan dinas yang dimiliki banyak instansi pemerintah atau pegawainya. Berangkat dari itulah, optimalisasi keterampilan penulisan dinas menjadi penting dilakukan.

Sebagai penulis dan fasilitator training penulisan dinas di beberapa instansi pemerintah, saya mengamati kualitas tata bahasa, kepathuan terhadap kaidah bahasa, dan sistematika berpikir komunikasi kedinasan atau penulsian dinas memang belum memadai. Banyak naskah kedinasan seperti surat, proposal, atau laporan yang kurang memperhatikan "skills"  dalam penulisan dinas. Baik dari aspek sistematika penyajian, isi, dan tata bahasa seperti ejaan, tata tulis,  diksi, dan struktur kalimat.