Manajemen Perbaikan Berkelanjutan : PDCA - Please Don’t Comment Anymore.

Pada suatu seminar manajemen tentang PDCA – "Plan, Do, Check, Act" sang tutor minta komentar seorang peserta. Lantas dijawab dengan enteng Please - Don’t  - Comment – Anymore. Lakukan saja – just doing, katanya lagi menambahkan. Mungkin ada benarnya juga, upaya perbaikan terus menerus tidak akan berhasil jika terhenti pada dibicarakan saja namun tidak dilakukan.

In house training biasa dilaksanakan suatu perusahaan yang melakukan perbaikan system manajemennya. Bahkan bisa saja suatu perusahaan melaksanakannya dalam bentuk seminar ketika ingin mendapat feed back dari karyawan peserta seminar dalam upaya mendapatkan data empiris. Pada umumnya jika terjadi perubahan pimpinan baik pada tingkat board of director maupun pada level manajer. Tampilnya figur baru dalam perusahaan yang ingin terlihat eksistensinya.

PDCA, adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas. PDCA cenderung kepada perusahaan industry manufacturing. Faktor persaingan di pasar membutuhkan peningkatan kualitas produk secara berkelanjutan mengikuti perkembangan pasar. Aktualnya PDCA sepertinya adalah inovasi berkelanjutan terkait dengan persaingan bebas global.

Walter Andrew Shewhart ( March 18, 1891 – 1967) Insinyur dan ahli statistic Amerika mengemukakan konsep statistical quality control and atau disebut juga sebagai Siklus Shewhart. Selanjutnya metodologi ini dikenal juga sebagai Siklus Deming yang mempopulerkannya.  William Edwards Deming (14 Oktober 1900 - 1993) adalah seorang insinyur, ahli statistik, profesor, penulis, dosen, dan konsultan manajemen Amerika.

PDCA adalah alat yang bermanfaat untuk melakukan perbaikan secara terus menerus tanpa berhenti.  Perusahaan memerlukan cara menilai sistem manajemen secara keseluruhan, dalam arti bagaimana sistem tersebut mempengaruhi setiap proses dan setiap karyawan serta diperluas pada setiap produk dan pelayanan.

Pengendalian pelayanan umumnya tergantung pada struktur  organisasi suatu perusahaan dalam hal mana kemampuan control terhadap cost produksi. Karena bagaimana perbaikan pelayanan dalam kointeks proses produksi akan berujung pada beban biaya. Kontrole dalam hal ini sejatinya bermakna perbaikan tanpa menambah beban biaya. Efektifitas dan efisiensi operasional dalam peningkatan produksi yang berkualitas untuk mencapai taget yang ditentukan.

Pada dasarnya konsep PDCA tersebut merupakan sistem proses perbaikan kualitas secara sustainable tanpa berhenti yang harus dijalankan di seluruh bagian organisasi secara terintegrasi, terpadu dengan bagian lainnya. Kelemahan pada satu mata rantai proses produksi akan berakibat terhadap keseluruhan. Jika ada ungkapan “sakitnya tuh disini” pada salah satu bagian bisa menyebabkan turunnya kuantitas maupun kualitas produksi.

Simpul  singkat.

Catatan kecil dari mengikuti seminar PDCA mungkin dapat disarikan sebagai berikut. Planning harus berbasis data baik data sekuder maupun data empiric. Bagaimana menyusun data dan menganalisasinya untuk dimanfaat bagi upaya perbaikan berkelanjutan. Tanpa data sama dengan tak berilmu, tanpa ilmu mustahil bikin planning yang dapat diaplikasikan, terlaksana dengan baik.

Kerjakan atau Doing. Melaksanakan suatu planning atau perencanaan membutuhkan penguasaan teknik, sistematika, formula dan basis pengalaman. Artinya jika dalampelaksanaan pekerjaan terdapat kesulitas yang menghambat, pengalama kerja sebagai pembanding memberikan bimbingan bagaimana mengaatasi hambatan tersebut. Pengalama ini menjadi  data atau referensi bagi tantangan kedepan.

Periksa dan teliti akapah pelaksanaan sudah sesuai dengan rencana, “check” rumusan Shewhart. “study” rumusan Deming. Keduanya bermakna setelah perencanaan tersebut dilaksanakan. Mungkin ada tokoh lainnya yang lebih cenderung C dalam PDCA adalah Controle – pengendalian. Ada paktor pemeriksaan, pengawasan ketika pelaksanaan berlangsung. Alasannya, tidak semua pekerja penguasai system dan formula ketika “Doing” atau cenderung cuek dengan system dan formula. Saya lebih sepakat dengan rumusan pengendalian atau controle.

Act atau lakukan tindakan ketika mengetahui kelemahan atau hambatan dalam proses produksi. Tindakan tersebut tentu adalah perbaikan terhadap kesalahan, kelemahan atau hambatan. Dalam konteks pengendalian atau controle maka “Act” bermakna move on melakukan perubahan yang implemntasinya ada pada planning berikutnya.

Btw, saya ingin membuat PDCA menjadi formula baru yaitu Planning = Ilman. Doing = Amalan. Cotrole = Syukran. Act = Taubatan.

1. Ilman, data adalah sumber ilmu, tanpa ilmu perencanaan akan amburadul.
2. Amalan - Doing, lakukan dengan niat baik dan yakin.
3. Syukran . Bersyukur dengan cara pegendalian diri guna menghindari kesalahan atau menyimpang dari system.
4. Taubatan karena memahami dan menyadari kelemahan atau kesalahan serta tidak akan mengulangi kesalahan serupa untuk kedepannya. Move on melakukan perubahan.