ETIKA MENERIMA TAMU

ETIKA MENERIMA TAMU

Kesan awal yang muncul dari seorang tamu ketika datang di sebuah kantor,adalah dari sikap orang-orang yang bertugas menerima tamu atau yang disebut dengan penerima tamu.Di sekolah biasanya penerima tamu dilaksanakan oleh pegawai tata usaha atau tata administrasi sekolah dibantu guru-guru piket harian.Berbagai kepuasan dan kekecewaan tamu bisa muncul setelah mereka bertemu dengan para penerima tamu tersebut,dan ini bisa menjadi pembuka baik buruknya hubungan antara kantor/sekolah dengan pihak luar.Kesan awal yang baik akan membuat hubungan yang baik,dan kesan yang buruk kerap kali memicu persoalan-persoalan lebih lanjut.Pada kesempatan ini penulis ingin mengurai secara ringkas tentang apa yang sudah dipesankan oleh para pendahulu kita tentang etika menerima tamu agar para tamu puas dan menjadi pintu hubungan yang baik antara kantor/sekolah dengan pihak-pihak yang berkepentingan yang disebut 5-UH.Adapun 5 UH dapat diurai sebagai berikut:

1. Aruh, berasal dari Bahasa Jawa yang artinya tegur sapa.Tamu hendaklah ditanya,disapa,tentu dengan tutur kata yang baik,dan sopan,seperti kalimat-kalimat antara lain

“Bapak/Ibu/Mas/Mbak,...apa yang bisa kami bantu”’

“Bapak/Ibu/Mas/Mbak,..berkenan ketemu siapa”,

Jangan biarkan tamu bingung seperti orang hilang,ke sana kemari mondar mandir tidak ada yang menyapa,mau tanya tidak berani takut mengganggu karena semua sedang kelihatan sibuk bekerja,atau asik main HP,atau kadang ada yang sedang asik bercanda sambil makan lotis atau rujakan.Dengan demikian tamu yang datang di tempat kita,apalagi yang baru pertama kali akan merasa nyaman.Jika dibiarkan,mereka akan bingung harus kemana,mau apa,dan sebagainya,maka di sinilah peran penerima tamu,Jika perlu penerima tamu memberi salam dulu kalau tamu tidak juga memberi salam,meskipun idealnya tamulah yang megucap salam terlebih dulu.

 
2. Rengkuh artinya adalah tamu dianggap sebagai bagian dari keluarga kita,jadi jangan dianggap sebagai orang asing yang kerap dicurigai.Hal ini akan membuat kedekatan emosional antara tamu dan kita.Sebaiknya hindari pertanyaan-pertanyaan seperti ini,contoh:

“ Bapak/Njenengan/Sampeyan tadi salah jalan ya ? Harusnya lewat pintu yang sana...”

“ Bapak/Njenengan/Sampeyan...kok pakai sandal,? Lain kali jangan nggih…”

“ Bapak/Njenengan menaruh kendaraannya di mana tadi ? Tolong dipindah nggih,dan menghadapnya dissamakan dengan yang lain biar tertib…

“Bapak tadi masuk ke sini tidak izin satpam dulu ya,hadeuhh…”

Pertanyaan-pertanyaan seperti itu bisa membuat kesan yang kurang menyatukan hati antara tuan rumah dan tamu,karena tamu dianggap benar-benar orang asing,dan serba keliru dalam memasuki keluarga/kantor kita.Pertanyaan-pertanyaan itu sulit  menautkan hati tamu dengan tuan rumah,yang,dalam hal ini adalah para pegawai di kantor itu.Kalau pertanyaan-pertanyaan seperti itu tidak segera diklarifikasi dan kemudian tamu itu terus pergi bahkan tidak datang lagi ke kantor kita,tidak menutup kemungkinan akan menjadi sesuatu yang akan menjadi kesan awal yang buruk dan memicu friksi-friksi yang lebih serius selanjutnya.Tetap waspada tapi tunjukan bahwa kita tidak curiga.

3. Gupuh, artinya adalah respon yang cekatan,menunjukkan ekspresi rasa suka akan kedatangan tamu, gerakannya cepat dan penuh energi positif melayani,gestur jauh dari kesan malas,lamban,dan ogah-ogahan,mimik yang penuh rasa suka.Hal ini juga akan membuat tamu merasa puas karena pelayanan yang cepat dan mempesona.Merasa kedatangannya disambut dengan antusias dan senang hati.Meski kita sibuk tetaplah keluarkan ungkapan dan ekspresi yang antusias.Contoh:

“ Bapak/Ibu/Mas/Mbak...habis ini siap ya,sebentar saya layani yang ini dulu”

“ Bapak/Ibu/Mas/Mbak...kami istirahat sebentar saja,habis ini kami langsung layani bpk

  ibu...”

Jika kebetulan sedang makan,kalau perlu taruh dulu piringnya,dan hampiri dulu tamunya.Begitulah gupuh,berkesan tamu adalah sesuatu yang harus diprioritaskan.

 4. Lungguh, secara sempit dan sederhana dapat dimaknai sebagai perlengkapan tempat duduk seperti meja kursi dan lain-lain,namun dalam arti luas lungguh berarti menempatkan tamu di tempat yang semestinya.Di tempat terhormat sehingga tamu merasa diangkat dan dimuliakan.Contoh ketika tamu itu adalah tamu Kepala Kantor,lantas mereka ingin ke belakang buang air kecil dan sebagainya maka jangan diarahkan kepada kamar kecil di luar ruangan kepala,katakan bahwa tamu tersebut adalah saudara sang kepala,maka persilahkanlah mereka untuk mamakai kamar kecil sang kepala.Meskipun kamar kecil itu sederhana,maka tetaplah sang tamu akan merasa terhormat,dan dianggap sebagai saudara atau orang yang dimuliakn.Kecuali kantor tersebut memiliki kamar kecil yang lebih mewah dan memang diperuntukan untuk tamu-tamu VVIP.Dalam hal seperti itu berilah kesempatan tamu untuk memilih.

 
5. Suguh, dalam arti sempit ini dapat dimaknai sebagai layanan hidangan makan dan minum ,atau suguhan.Ya,dalam hal makan dan minum,jika perlu tanyakan pada tamu suruh memilih mau minum dan makan apa.Jika mereka mengatakan sudah makan,dan sudah minum,ya sudah hidangkan saja sesuai situasi dengan layak,dengan pertimbangan waktu,serta suasana.

Selanjutnya dalam arti lebih luas,suguh juga bisa diartikan sebagai segala sesuatu yang dapat menemani perbincangan tuan rumah dan tamu,misalnya bahan-bahan bacaan,musik,penyejuk ruangan/AC,ornament ruang yang menarik,kicau burung yang indah dan lain-lain yang akan membuat mereka terhibur,puas,dan bahagia.

Dan harus diniatkan bahwa menerima dan memuliakan tamu bukanlah sekedar untuk memperbaiki hubungan bisnis,membangun komunikasi,memperluas jaringan,memajukan usaha yang ujung-ujungnya adalah keuntungan material,akan tetapi memuliakan tamu adalah sebuah kebajikan yang akan mendatangkan banyak kebajikan lain.(GS )