Manajemen Arsip dalam Perkembangan Informasi

Manajemen Arsip Dalam Perkembangan Informasi

Suryatina1, Yulia Repika2

1Mahasiswi Prodi Ilmu Perpustakaan Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang

2Mahasiswi Prodi Ilmu Perpustakaan Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang

Email : tinabindu7@gmail.com, yuliarepika79@gmail.com

                                            

ABSTRAK

Arsip memiliki peran penting bagi setiap pribadi, organisasi maupun lembaga. Arsip juga diartikan sebagai gedung tempat diadakannya pencatatan, penyimpananserta pengolahan data-data. Dengan demikian tujuan dari arsip yaitu memudahkan dalam menemukan fasilitas atau data-data yang diperlukan, serta menjamin keselamatan atau keamanan arsip itu sendiri dengan mudah dan cepat. Dilansir dari UU No. 43 Tahun 2009 dinyatakan bahwa arsip adalah rekaman peristiwa dalam berbagai bentuk sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh negara. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti, serta untuk kepentingan organisasi lainnya. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada manajemen atau pengolahan arsip yang baik dari penciptaan sampai dengan penyusutan arsip.

Kata Kunci: Arsip, Managemen Arsip.

ABSTRACT

Archives have an important role for every individual, organization or institution. Archives are also defined as buildings where data is recorded, stored and processed. Thus, the purpose of the archive is to make it easier to find the facilities or data needed, and ensure the safety or security of the archive itself easily and quickly. Reporting from Law Number 43 of 2009 it is stated that archives are recordings of events in a form in accordance with the development of information technology created and accepted by the state. As a record of information from all organizational activities, archives function as a center for memory, aids, decision making, evidence and for other organizational interests. Based on the very important archive function, there must be good archive management or processing from creation to shrinkage.

Keywords: Archive, Archive Management.

PENDAHULUAN

Arsip merupakan bukti dan sumber informasi otentik kehidupan modern dapar dikatakan bertumpu pada ketersediaan arsip. Status, kewenangan, hak, kewajiban, identitas maupun hail kegiatan dari organisasi sebagai bukti otentik. Dikatan sebebagai bukti etentik kareka arsip merupakan data yang tercipta paling dekat dengan kegiatan atau peristiwa yang mengiringi.

Adapun pembagian fungsi arsip menurut wirsanto (1991:24) yaitu:

• Arsip sebagai nilai informasi, yakni arsip dapat memberikan keterangan mengenai suatu hal atau menjelaskan suatu perkara.
• Arsip sebagai history, maksudnya adalah arsip dapat mengungkapkan peristiwa yang telah terjadi atau peristiwa masa lampau.
• Arsip memiliki nilai guna yuridis, maksudnya adalah arsip dapat digunakan sebagai bahan bukti dalam mengungkapkan suatu peristiwa dan dapat dijadikan bukti yang bersifat formal atau sah dimata hukum.
• Arsip mempunyai nilai guna ilmiah, maksudnya adlah arsip dapat digunakan sebagai pedoman untuk menemukan hal baru atau sedang menelaah suatu pengetahuan.
• Arsip memiliki nilai guna administrasi, maksudnya adalah nilai guna arsip yang didasarkan kepada penggunaan bagi pelaksana tugas dan fungsi lembaga pencipta arsip.

Arsip menurut fungsinya terbagi menjadi dua yakni, arsip dinamis yang artinya sokumen masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan sebuah badan. Sedangkan arsip statis tidak digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan pada umumnya.

Perkembangan teknologi saat ini semakin menuntut pentingnya informasi bagi setitap organisasi,baik pererintah maupun swasta. Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan informasi sebagai proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen. Salah satu sumber ysng dapat menunjang proses kegiatan informasi adalah arsip.

Misi yang paling penting dari organisasi kearsipan adalah melindungi bahan-bahan arsip yang mereka pertahankan, menyediakan dan meningkatkan kualitas layanan juga merupakan peranan penting bagi lembaga kearsipan.

Kegiatan organisasi  maupun pemerintahan akan selalu bertitik tolak pada informasi yang bersumber dari arsip baik dalam perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan. Arsip merupakan pilar utama dalam dunia organisasi.

RUMUSAN MASALAH

Apa yang dimaksud dengan arsip?

Bagaimana manajemen arsip dalam perkembangan informasi?

Mengapa arsip sangat berkaitan dengan informasi?

TUJUAN PEMBAHASAN

Mengetahui apa itu arsip.

Untuk mengetahui manajemen arsip dalam perkembangan informasi.

Untuk mengetahui mengapa arsip sangat berkaitan dengan informasi.

PEMBAHASAN

Menurut Suraja (2006), sistem manajemen kearsipan adalah rangkaian aktivitas mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat proses pengurusan arsip.

Menurut UU No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan menyatakan bahwa penyelenggara kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Sedangkan sistem manajemen kearsipan bisa diartikan sebagai perencanaan, pengawasan, pelatihan, pengorganisasian, pengembangan, serta kegiatan manajerial yang berorientasi pada kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip. Tujuan dari sistem manajemen kearsipan itu adalah memiliki dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan serta kejadian, peristiwa atau kegiatan yang nyata. Selain itu juga sesuai manajemen operasi organisasi yang efektif dan efisien.

Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive).

Adapun siklus hidup rekod merupakan cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan atau dimusnahkan. Records manajemen adalah sebuah cabang khusus dari pengelolaan dokumen yang berhubungandengan informasi yang melayani sebagai bukti dari sebuah organisasi kegiatan bisnis. Recordsmanajemen mencakup seperangkat praktek-praktek yang diakui berkaitan dengan siklus hidupinformasi, seperti mengidentifikasi, mengklasifikasi, pengarsipan, melestarikan dan menghancurkan catatan.

Dalam siklus hidup rekod, ada beberapa tahapan yakni:

• Penciptaan, Merupakan kegiatan membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun. Ketika informasi dan catatan diproduksi dalam berbagai format menggunakan peralatan dan teknologi yang berbeda.
• Penggunaan/pengelolaan, Ketika informasi dan catatan digunakan untuk banyak aktivitas.
• Pemeliharaan, Ketika informasi dan catatan diarsipkan atau disimpan menurut skema logis untuk memungkinkan pengambilan berikutnya, ditempatkan di beberapa jenis perangkat penyimpanan, dan dilindungi dan dipelihara untuk menjaga integritas informasi.
• Penyimpanan, Ketika informasi dan catatan menurun nilainya, menjadi tidak aktif, dan apakah mereka dihapus dari penyimpanan aktif di ruang kantor utama, atau dipindahkan ke catatan universitas.
• Disposisi, Ketika informasi dan catatan mencapai akhir penyimpanannya dan tidak memiliki nilai hukum, fiskal, atau administratif lebih lanjut, mereka: dihancurkan dengan aman atau, disimpan secara permanen dalam arsip untuk referensi sejarah atau tujuan penelitian yang berkelanjutan.

Siklus hidup merupakan titik awal untuk pembuatan sebuah program pengelolaan arsip. Tanpa hal itu, program pengelolaan arsip (records) tidak akan dikelola atau tidak akan berjalan dengan baik.

Sebagai system,kearsipan itu merupakan suatu totalitas didalamnya terdapat tata kerja dan prosedur kerja yangsifatnya tertentu dalam totalitas pola. System kearsipan dalam totalitas pola itu disebut sebagai records Management atau Manajemen Kearsipan.

Arsip memiliki arti yang sangat penting bagi sebuah lembaga, dan hal itu menjadikan arsip harus diselamatkan karena informasi yang terekam dalam arsip banyak menyimpan berbagai informasi penting tentang memori kolektif bangsa atau lembaga yang dapat dijadikan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban masa kini atau masa yang akan datang.

DAFTAR REFERENSI

https://repositori.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/4307/142201036.pdf?sequence=1&isAllowed

http://jurnal.uinsu.ac.id/index.php/jipi/article/download/3237/1917

http://repository.umpr.ac.id/53/2/BAB%20I.pdf

https://dinperpusar.demakkab.go.id/index.php/2020/06/19/pentingnya-arsip-sebagai-sumber-informasi/