Penerapan Knowledge Management

Nama : Sukma Nur Hidayat

Program Studi : Teknologi Pendidikan - Universitas Negeri Jakarta

Knowledge management terdiri dari dua kata yaitu knowledge dan management. Menurut Gilbert Probst (2001, pp.24) dalam bukunya Managing Knowledge Building Block for Success mengemukakan bahwa knowledge adalah keseluruhan bagian dari pengetahuan yang ada dan keterampilan individu yang digunakan untuk memecahkan masalah. Geoge Robert Terry mengartikan manajemen sebagai proses khas dari beberapa tindakan, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Seluruh tindakan tersebut bertujuan mencapai target dengan memanfaatkan semua sumber daya yang tersedia. 

Menurut  Davidson  dan  Voss,  knowledge  management  adalah  sistem  yang  memungkinkan perusahaan menyerap pengetahuan, pengalaman, dan kreativitas para stafnya untuk perbaikan kinerja perusahaan (Ghalia Indonesia, 2012:2). Jadi, bisa disimpulkan bahwa manajemen pengetahuan adalah suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan kinerja para pekerjanya dengan memanfaatkan pengetahuan yang mereka miliki untuk dikelolan kemudian disebarluaskan agar terjadi peningkatan pengetahuan dan kemampuan.

Tiga Unsur dalam Knowledge Management

1. Manusia

Dalam knowledge management unsur yang paling penting adalah manusia karena di dalam diri manusialah tersimpan segala pengetahuan dan manusia lah yang mengembangkan pengetahuan tersebut. Tanpa adanya pengetahuan dari manusia maka tidak akan ada informasi yang harus dikelola dan disebarkan.

2. Teknologi

Kehadiran teknologi memang ditunjukan untuk mempermudah kahidupan manusia dalam menyelesaikan pekerjaanya. Kita sadari bahwa manusia tidak selamanya bisa hidup di bumi ini dan dengan memanfaatkan teknologi kita dapat mengelola dan menyimpan segala bentuk pengetahuan dari manusia misalnya dengan menuliskan buku, membuat video, dan sebagainya.

3. Proses

Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang saling terkait yang bersama-sama mengubah masukan menjadi keluaran sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Proses meliputi proses menangkap dan menyaring serta menyebarkan pengetahuan kepada seluruh orang yang menjadi bagian dari perusahaan. Jadi setiap orang bisa menjalankan perannya dengan efektif dan efisien.

Bentuk Pengetahuan

Berikut terdapat 2 klasifikasi pengetahuan yang ditinjau dari sudut pandang menejemen pengetahuan.

• Tacit Knowledge

Tacit knowledge adalah pengetahuan yang terletak dalam pikiran manusia dan sulit untuk diartikan ke dalam bentuk kata, teks, maupun gambar. Tacit knowledge ini bersifat personal dan terbentuk dari pengalaman pribadi orang yang bersangkutan. Menurut Nonaka dan Takaeuchi (2006), seseorang yang berpengetahuan tacit (tersembunyi) adalah aset organisasi yang tak ternilai.

• Explicit Knowledge

Explicit Knowledge adalah pengetahuan yang sudah diungkapkan atau terdokumentasikan sehingga mudah untuk disebarluaskan. Berbeda dengan tacit knowledge yang tidak berwujud, explicit knowledge dapat ditemukan dalam bentuk benda berwujud seperti buku, artikel, jurnal, dokumen, dan lainnya. Pengetahuan nyata dan tampak ini tersedia dan diolah sebagai suatu sistem teknologi informasi sehingga terjangkau oleh siapa saja yang mempunyai akses atau gawai.

Fungsi dan Manfaat Knowledge Management

• Menciptakan pengambilan keputusan yang lebih tepat

Keputusan yang diambil atas dasar informasi dan pengalaman yang ditinjau dari berbagai aspek.

• Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses

Efisiensi cara kerja dan proses yang selalu dievaluasi akan membuat organisasi dapat bekerja lebih cerdas dalam memanfaatkan seluruh sumber daya yang ada dari waktu ke waktu.

• Meningkatkan aset pengetahuan

Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.

• Menghemat kebutuhan biaya dan waktu

Karena telah tersedia sumber pengetahuan yang memadai dan terstruktur dengan bagus, dengan demikian organisasi akan lebih mudah dalam menerapkan pengetahuan itu guna perbaikan berbagai konteks. Dengan demikian sebuah organisasi bisa mendapatkan penghematan atas biaya dan waktu yang dibutuhkan.

• Meningkatkan produktifitas karyawan

Perusahaan yang mempunyai pengelolaan pengetahuan yang baik akan memberikan dampak tidak hanya untuk perusahaan tersebut saja melainkan juga berdampak kepada peningkatan produktifitas karyawannya sebagai akibat dari proses belajar itu sendiri.

Model - Model Knowledge Management

Model knowledge management adalah suatu pendekatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, dan menggunakan pengetahuan untuk membangun kekuatan dari kompetitornya. Terdapat banyak model knowledge management, diantaranya :

• Model Knowledge Management Von Krogh & Roos
• Model SECI : Nonaka dan Takeuchi
• Model Knowledge Management Sense – Making : CHOO
• Model Pembangunan dan Penggunaan Pengetahuan WIIG
• Model Knowledge Management – I Space Boisot
• Model Knowledge Management sistem Adaptif Kompleks

Model SECI : Nonaka dan Takeuchi

Menurut Nonaka dan Takeuchi yang dikutip oleh Dalkir (2011, p64) : “Menyatakan bahwa proses penciptaan knowledge suatu perusahaan terjadi karena adanya konversi antara tacit knowledge dan explicit knowledge, melalui proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, dan internalisasi.” Faktor kunci keberhasilan inovasi pada perusahaan Jepang adalah pendekatan bentuk pengetahuan tacit pada Knowledge Management yang diterapkan diperusahaannya.

Proses penciptaan pengetahuan :

1. Selalu diawali dari individu.
2. Pengetahuan personal atau privat.
3. Ditranslasi menjadi pengetahuan organisasi publik yang tersedia bagi orang lain.
4. Proses bersifat kontinu, interaktif, dan spiral – interaksi antara pengetahuan tacit dan explicit.

• Proses sosialisasi : Berbagai pengetahuan secara langsung dan pengetahuan tetap bersifat tacit.
• Proses eksternalisasi : Memberikan bentuk yang terlihat dari pengetahuan tacit, memerlukan perantara untuk mentransform pengetahuan.
• Proses kombinasi : mengkombinasikan potongan – potongan pengetahuan explicit ke dalam bentuk baru, pengetahuan yang diurutkan dan disistematiskan dalam bentuk pengetahuan.
• Proses internalisasi : Learning by doing, mengubah pengetahuan dan pengalaman yang dibagikan menjadi model mental individu sebagai basis dari pengetahuan tacitnya.

Penerapan Knowledge Management

Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri Jakarta atau disingkat Kopma UNJ adalah salah satu UKM di UNJ yang bergerak di bidang jasa dan dagang. Terdapat 3 jenjang pendidikan pengkoperasian di koperasi ini yaitu Pendidikan Latihan Dasar (Diklatsar), menengah (Diklatmen), dan lanjutan (Diklatjut). Untuk menjadi pengurus koperasi diwajibkan lulus diklatsar. Dalam kegiatan Diklatsar terjadi tacit to explicit, dimana senior pengurus koperasi mahasiswa akan memberikan bimbingan kepada calon pengurus mengenai pendidikan koperasi. Kemudian terdapat pula beberapa materi mengenai pengkoperasian, sejarah koperasi, perkembangan koperasi dan lainnya yang dimuat dalam video kemudian diunggah ke Instagram Kopma UNJ.
SSetelah mengikuti Diklatsar, calon pengurus kopma harus mengikuti mamancurus. Dimana mamancurus ini adalah masa magang calon pengurus sebelum penggantian pengerusan ke periode berikutnya. Di masa ini terjadi tacit to tacit, dimana senior kopma akan membimbing dan memberitahu apa saja jobdesk masing-masing posisisi pengurus ke calon pengurus selanjutnya.

Referensi

Prawiradilaga, Dewi Salma. 2018. Modul Hypercontent: Teknologi Kinerja (Performance Technology). Jakarta : Kencana Prenada Media Group.

https://www.dosenpendidikan.co.id/manajemen-pengetahuan/

https://sarjanaekonomi.co.id/knowledge-management/

http://manfaatknowledgemanagement.blogspot.com/2014/09/tujuan-dan-manfaat-knowledge-management.html

https://pakarkinerja.com/manfaat-knowledge-management-atau-manajemen-pengetahuan-bagi-bisnis-perusahaan/

https://www.dictio.id/t/apa-saja-manfaat-manajemen-pengetahuan-atau-knowledge-management-bagi-organisasi/16494/2

https://docplayer.info/52698371-Knowledge-management-model-knowledge-management-pertemuan-3.html

https://sis.binus.ac.id/2018/04/28/nonaka-and-takeuchi-seci-model/