KKN Universitas Negeri Malang Luncurkan Aplikasi Kearsipan Berbasis Web di Kantor Desa Dempel

Oleh: Windi Tursyiana Sholikhah

Kuliah Kerja Nyata yang diadakan oleh Universitas Negeri Malang salah satunya yaitu Program Kerja pelatihan kearsipan surat berbasis website. Pada hari selasa tanggal 15 Juni 2021 diadakan sosialisasi mengenai materi kearsipan. Materi kearsipan sendiri terdapat beberapa poin-poin penting yang disampaikan, diantaranya beberapa tujuan penyelenggaraan arsip, dijelaskan beberapa macam arsip diantaranya arsip konvensional dan arsip digital. Selain itu juga dijelaskan beberapa kelebihan, kekurangan, serta perbedaan dari arsip konvensional dibandingkan dengan arsip digital.

Dokumentasi pribadi

Tidak hanya sosialisasi penyampaian materi, pada program kerja ini juga diberikan pelatihan mengenai pengoperasian apikasi kearsipan berbasis web yang dikembangkan oleh mahasiswa KKN Universitas Negeri Malang. Tepatnya pada selasa tanggal 21 Juni 2021, tujuan dari pelatihan pengopererasian aplikasi kearsipan berbasis web agar dapat mengembangkan sumber daya manusia di era digitalisasi ini. Selain itu aplikasi kearsipan berbasis web juga akan mempermudah dalam menyimpanan maupun penemuan kembali surat ataupun dokumen saat dibutuhkan. Mahasiswa KKN Universitas Negeri Malang berusaha mengembangkan aplikasi kearsipan berbasis web yang mudah untuk dioperasikan bagi pegawai Kantor Desa Dempel.

Dokumentasi pribadi

Dokumentasi pribadi

Berikut merupakan halaman log in dalam aplikasi kearsipan berbasis web

dokumentasi pribadi

Dalam halaman log in ini terdapat nama pengguna dan kata sandi yang sebelumnya telah dibuat, yaitu berupa admin yang gunanya untuk pengguna baru, surat masuk yang digunakan untuk memasukkan surat masuk dan surat keluar yang digunakan untuk menginput surat keluar.

Apabila kita masuk dengan akun admin maka halaman beranda admin berisi yaitu jumlah surat masuk dan keluar, serta tanggal

dokumentasi pribadi

Dalam menu master data digunakan untuk menambah pengguna baru

dokumentasi pribadi

Sedangkan apabila kita log in menggunakan username atau nama pengguna suratmasuk maka menu tampilannya akan seperti ini

Dokumentasi pribadi

Dimana kita dapat menginput segala surat masuk didalamnya, nomor surat juga akan urut sesuai dengan urutan surat tersebut dimasukkan dalam aplikasi kearsipan berbasis web.

Dan apabila kita ingin mengimput data surat-surat keluar maka kita dapat log in dengan menggunakan nama pengguna suratkeluar maka akan masuk dalam halaman seperti dibawah ini

Dokumentasi pribadi

Setelah serangkaian acara sosialisasi pemaparan materi dan kegiatan pelatihan kearsipan berbasis web telah dilaksanakan, mahasiswa KKN Universitas Negeri Malang melakukan serah terima aplikasi yang telah dikembangkan oleh para mahasiswa kepada pihak desa.  Harapannya aplikasi kearsipan surat berbasis web tersebut dapat dimanfaatkan dan diberlakukan seterusnya di Kantor Desa Dempel sebagai pengganti sistem kearsipan konvensional yang berlaku di sana. Pengembangan aplikasi kearsipan berbasis web tersebut merupakan salah satu program kerja mahasiswa KKN Universitas Negeri Malang untuk Desa Dempel sebagai wujud keikutsertaan dan kepedulian mahasiswa dalam upaya membangun dan mengembangkan teknologi dalam bidang tata persuratan supaya sistem administrasi Desa Dempel semakin maju dari waktu ke waktu.

dokumentasi pribadi