Tips Menghadapi Asesor BAN-PT Era SAPTO

Bulan Desember lalu, saya baru saja menyelesaikan pekerjaan bersejarah bagi program studi yang saya pimpin. Program Studi Hukum Keluarga yang berada di Fakultas Syariah UIN Malang meraih akreditasi dengan predikat A untuk kali yang ketiga. 

Kami sangat bangga karena kami dapat mempertahankan tradisi peringkat tertinggi di program studi kami dan bahkan kami mampu meraih nilai lebih tinggi daripada nilai akreditasi sebelumnya. Itu artinya performa program studi saat ini mampu menunjukkan trend positif dalam banyak aspek yang menjadi standar ukuran BAN-PT.

Pada kesempatan ini, saya ingin berbagi pengalaman hiruk-pikuk selama menyiapkan borang hingga menghadapi asesor saat asesmen lapangan. Jujur, ini adalah pengalaman pertama saya menahkodai proses akreditasi, apalagi di era SAPTO yang kesannya rumit dan menakutkan. Dulu, saat prodi kami dinilai untuk yang pertama dan yang kedua, saya hanya sebagai partisipan pendukung. 

Kali ini saya harus berhadapan langsung dengan asesor dan mempertanggungjawabkan segala data yang tercantum dalam borang serta menyiapkan seluruh bukti fisik dan argumentasinya.  Rasanya, tantangan ini jauh lebih berat ketimbang ujian disertasi...(hehehe). 

Tapi, alhamdulillah,  semua itu sekarang sudah berakhir dan menjadi masa lalu yang manis. Untuk itu, agar pengalaman ini tidak hanya tersimpan dalam memori saya pribadi, ada baiknya saya bagikan dalam bentuk tulisan yang semoga bermanfaat bagi siapa saja yang sedang menyongsong akreditasi di lembaganya.

Hal pertama yang harus dilakukan adalah memastikan bahwa isian borang sudah lengkap dan terkirim secara online dengan sempurna. Dulu, sebelum era SAPTO, naskah borang harus dikirimkan secara fisik ke BAN-PT. Di sana, ada proses pendaftaran borang dengan antrian yang cukup panjang.  Hal ini sering menimbulkan permasalahan tersendiri, misalnya terkait dengan waktu, biaya, dan keamanan fisik borang. 

Jika suatu saat ada keinginan untuk menyusulkan  borang revisi, proses panjang itu harus dilalui dan belum tentu borang lama dapat ditemukan dengan mudah. Akhirnya,  saat penilaian, tidak menutup kemungkinan, justru borang lama yang dinilai, bukan borang revisi yang disusulkan. Inilah salah satu kendala akreditasi di era manual. 

Sekarang, di era SAPTO, tidak ada lagi pengiriman naskah borang secara fisik. Borang dan lampirannya dikirim secara online. Oleh sebab itu, jika ada kesalahan pengiriman, file bisa dihapus dan dapat diganti dengan file baru secara langsung dengan catatan bahwa file tersebut belum divalidasi oleh BAN-PT. Jika file sudah dinyatakan lengkap dan telah diterima oleh BAN-PT, tidak ada lagi kesempatan untuk revisi borang. 

Kedua, persiapan bukti fisik.  Setelah dipastikan bahwa borang telah diterima dan telah dilakukan proses penentuan angka kecukupan, BAN-PT akan mengirimkan surat pemberitahuan bahwa asesmen lapangan akan dilakukan oleh dua asesor yang ditugaskan. Surat ini bisa jadi baru datang setelah masa penantian 3-5 bulan. 

Info ini sangat dinantikan karena tak lama lagi penilaian secara sempurna secara face-to-face akan dilakukan. Saya dan kawan-kawan semakin intensif menyiapkan dan memastikan keberadaan berbagai dukumen wajib dan dokumen pendukung agar mampu meyakinkan asesor. 

Tak lupa pula, kami memperbaiki fasilitas sarana dan prasarana fisik untuk memantapkan penilaian. Hal ini bukan mengada-ada tentunya apalagi menyulap hal-hal yang tidak ada sebelumnya. Kami lebih memastikan bahwa seluruh informasi dalam borang sejalan dengan kenyataan di lapangan.

Ketiga, penyambutan asesor.  Ketika kami sudah mendapat informasi tanggal visitasi beserta dua nama asesor, hal yang segera kami lakukan adalah mengontak asesor. Kami tidak begitu saja menelepon mereka namun mengirim pesan singkat dahulu. 

Setelah mendapat balasan, kami segera menelpon dan menanyakan beberapa hal penting, yakni waktu kedatangan, bandara, penginapan, hingga format ruang asesmen lapangan yang mereka. Setelah semua sudah lengkap, kami tinggal menunggu waktu penjemputan di bandara yang disebutkan, lalu mengantar beliau ke hotel yang sudah dipilih. 

Ada kalanya penginapan belum ditentukan, maka kami harus memberikan rekomendasi hotel yang sesuai dengan selera. Contohnya, ada asesor yang meminta dipesankan hotel modern yang terbuka dan terang, bukan hotel yang bernuasa klasik karena terkesan seram. Dengan demikian, kami harus membantu memesankan hotel yang diinginkan.

Keempat,  proses asesmen lapangan. Tahap ini adalah bagian yang paling mendebarkan. Setelah menjemput asesor di hotel, kami antara para asesor untuk menemui rektor kami dengan jamuan pagi. Setelah itu, kami ajak asesor untuk meninjau fasilitas universitas, fakultas, dan prodi. Akhirnya, kedua asesor masuk ruang sidang dengan agenda pembukaan pelaksanaan asesmen lapangan. 

Tak lama kemudian, kedua asesor berbagi tugas asesmen, satu asesor melakukan asesmen untuk borang fakultas dan satu asesor lainnya melakukan asesmen untuk borang institusi.  Beberapa stakeholder diminta untuk dihadirkan, di antaranya dosen, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan. Sejumlah pertanyaan berkaitan dengan  isi borang harus dijawab dengan sempurna bersama dengan data fisiknya. 

Alhamdulillah, setelah lima jam proses asesmen, semua selesai dan kami mendapat lembar hasil asesmen yang harus kami baca dengan cermat. Jika ada pernyataan yang kurang sesuai, kami bisa mengusulkan perubahan sebelum ditandatangani oleh assesor. Dengan selesainya proses asesmen ini, selesai sudah serangkaian sepenggal kehidupan yang menegangkan...hehehe...