Cara Baru Bekerja - New Way of Working - Gunakan Office Automation

Mari kita lanjut belajar transformasi digital dari Kemenkeu. Cara Baru Bekerja, atau New Way of Working juga harus menerapkan Office Automation, atau otomatisasi perkantoran. 

Dalam istilah Office Automation, ini sebenarnya bukan istilah baru. Karena istilah ini sudah lama digunakan untuk menggambarkan sistem komputer di lingkungan perkantoran perusahaan atau instansi. Namun yang jelas sekarang penggunaannya sudah semakin meluas. Apa saja kriteria sebuah Office Automation ?

Pertama, dokumen workflow, alur dokumen. Paling jelas dan banyak digunakan adalah pengaturan peralihan dokumen. Ini sebagian besar yang dilakukan di banyak perusahaan dan instansi. Kalau di perusahaan, sistem ini bisa kita lihat dari mulai diimplementasikannya sistem Manajemen Customer, atau dikenal juga Customer Relationship Manajemen (CRM). Pengguna sistem CRM bisa saja mulai dari bagian penjualan hingga akunting atau finance. Kami sendiri menggunakan ini sejak tahun 2005. 

Bila mencakup yang lebih luas dan antar departemen, maka sering juga disebut sebagai ERP (Enterprise Resource Planning), dimana ada fungsi utama di dalamnya, menggantikan dokumen fisik yang sering digunakan (sistem manual) dan semua parameter dimasukkan ke dalam sistem komputerisasi. 

Dalam instansi pemerintah, seperti Kemenkeu, ini dikenal sebagai tata naskah. Bedanya, sekarang alurnya pakai sistem komputerisasi, jadi tata naskah nya mengikuti aturan dan ketentuan yang ada hanya saja berjalan secara sistem. 

Kedua, ada pengaturan user. Ini penting. Dokumen atau sistem input komputerisasi juga harus diatur user dan hak user tersebut, sehingga user tertentu hanya bisa mengakses dokumen atau halaman tertentu. 

Ketiga, berbasis web. Mengapa ini jadi hal penting sekarang? Saya dulu jualan sistem Document Management System (DMS) dan berbasis onpremise, ada agent di tiap komputer, hampir 15 tahun yang lalu. Tapi sekarang semua aplikasi sudah berubah bentuk tampilan, mereka semua berbasis web. 

Dan harus berbasis web karena memang sekarang kita mengakses aplikasi ini dari mana saja, bukan hanya dari kantor. Dan yang lebih penting sekarang, bukan hanya berbasis web tapi juga bisa diakses dengan mudah via smartphone (mobile friendly)

Keempat, tanda tangan digital. Ini menarik, mungkin baru 5 tahun ini berkembang. Tapi karena sekarang kita sudah sangat mobile, bekerja dari mana saja, maka sulit untuk menunggu tanda tangan persetujuan tertentu dan harus di kantor. Maka tanda tangan digital menjadi kebutuhan. Sistem harus bisa menggunakan tanda tangan digital. 

Kelima, integrasi jadi kunci. Selain office automation yang umumnya dikembangkan untuk mendukung workflow dokumen, tapi integrasi dengan aplikasi lain menjadi hal penting. Tidak semua sistem dikembangkan untuk siap integrasi, sehingga harus dipastikan sistem yang ada juga bisa dengan integrasi banyak aplikasi. 

Hal penting dalam integrasi adalah keamanan sistem, sekuriti menjadi pertimbangan penting. 

Keenam, kolaborasi user atau portal bersama. Sistem office automation yang ada sekarang, tidak hanya untuk fungsi utama perkantoran atau dokumen, tapi juga ada fungsi lain, yaitu kolaborasi. User bisa saling memberikan masukan, saran serta menggunakan ini untuk belajar (self learning). Fungsi lain yang kerap ada juga adalah manajemen proyek. 

Keenam, gunakan kemampuan Artificial Intellegence. Selain kemampuan sistem otomatisasi, kolaborasi hingga manajemen proyek, ada hal lain yang mulai marak, yaitu penerapan AI. Apa saja penerapannya? Mulai dari pengenalan dokumen (scan image), hingga scan tulisan, ini untuk memudahkan membaca. 

Ketujuh, gunakan Robot Process Automation (RPA). Selain office automation yang bisa diakses user, aplikasi juga bisa digunakan oleh RPA. Dengan adanya RPA, maka proses inputan ditangani oleh RPA dan AI. Sehingga user bisa lebih fokus ke fungsi lain, seperti analisa. 

Ketujuh hal diatas bisa semakin memperlengkapi dan memperkaya office automation anda, dan ini bisa dimulai dengan coba cek sekarang apa yang anda sudah punya ? Sudah memenuhi semua kriteria diataskah ?

Ikuti terus pembahasan di EVENTCERDAS didukung APTIKNAS, terutama di bulan September ini kita akan membahas IT Infrastructure Post Pandemic. Tetap sehat dan semangat, serta jadilah Digital Transformation Captain bersama kami.