Bisnis Bersama Covid-19: Gunakan Digital Workspace

Salah satu tren yang muncul di masa pandemi adalah penggunaan digital yang semakin masif. Dalam hal ini teknologi informasi memegang peranan penting. Maka salah satu pembahasan awal topik ini saya mengangkat fokus ke pengetahuan dasar komputer yang diperlukan pebisnis di semua level. Lihat artikel sebelumnya

Kelihatannya, itu 3 skill dasar sekali, tapi kenyataannya, sebagian besar pebisnis bahkan tidak menyentuh komputer dalam menjalankan bisnisnya sebelum pandemi, sekarang mereka berubah. Mereka menggunakan komputer, belajar 3 hal itu, yaitu word processing, spreadsheet dan email dalam keseharian mereka. Selain itu mereka juga harus menggunakan beberapa hal lain, apa saja itu?

Melihat arti kata dari digital workspace, atau ruang kerja digital adalah ruang digital dimana kita bekerja. Nah sekarang tinggal apa saja yang kita gunakan untuk bekerja. Mungkin ada yang menggunakan word processing, ada yang menggunakan spreadsheet seperti Excel. Atau ada juga yang menggunakan komunikasi melalui kolaborasi platform, sehingga semua komunikasi internal ada di dalam platform itu. Dan yang menarik, tentu saja, semua data perusahaan, usaha ada disana. Apabila semua ini terintegrasi menjadi satu, inilah yang disebut dengan digital workspace. 

Mari kita bedah bagaimana kita menggunakan ruang kerja digital.

Pertama, fokus ke kolaborasi. Dalam berbagai platform, ada yang menyediakan kemampuan untuk mengakses aplikasi desktop yang selama ini ada di kantor, tapi bisa diakses dari rumah atau manapun. Ini yang dikenal dengan remote work application. Salah satu yang kami pernah bahas adalah TSPLUS di dalam artikel ini.

Bila menggunakan ruang kerja digital, maka fokusnya beda. Fokusnya kolaborasi. Saya mengupdate ini, yang lain bisa lihat. Saya melakukan pekerjaan ini, yang lain bisa tahu. Kolaborasi mengerjakan file bersama. Tentu untuk bisa melakukan hal ini, maka pilihan platform berbasis online, cloud menjadi pilihan utama. Kata kunci yang pertama terkait ruang kerja digital adalah KOLABORASI.

Kedua, berbeda dengan ruang kerja offline, yang cenderung bersifat pribadi, ruang kerja digital mengutamakan kolaborasi dan interaksi sosial secara online. Interaksi sosial sangat diutamakan, maka be social menjadi fokusnya. Interaksi sosial ini berarti kita bekerja sama dengan tim secara online, berinteraksi secara online. Misal, saya mengerjakan file dokumen, yang lain bisa saya ijinkan mengakses dan mengerjakan secara bersama. Dan saya tinggal infokan via chat yang ada, bahwa saya sedang lakukan ini dan itu.

Ketiga, berbagi file kerja. Seperti yang saya jelaskan diatas, kemampuan utama dari ruang kerja digital adalah berbagi file kerja. Semua bisa kerjakan file yang sama, atau hanya beberapa orang yang diijinkan mengakses. Jadi beda dengan model dulu. Model sebelumnya, satu orang kerjakan filenya, kemudian di kirim by email, baru dikerjakan yang lain dan seterusnya. Selesai tapi banyak versi, banyak perubahan. 

Keempat, menggunakan cloud. Umumnya ruang kerja digital, digital workspace pasti gunakan platform berbasis cloud. Mengapa? karena memang harus bisa diakses dari mana saja, tentu menggunakan Internet. Kemudian, karena ada penyimpanan file kerja, maka semuanya ada di cloud. Semua bisa bekerja secara cloud-based, cukup gunakan browser. Maka tidak heran , sekarang kemampuan browser semakin canggih. 

Kelima, keamanan jadi faktor utama. Karena semua file kerja kita ada di cloud, di platform ruang kerja digital ini, maka tentu kita harus yakin aman dan terjaga. Maka tidak sembarangan kita bisa memilih platform cloud-based workspace ini. Perlu pertimbangan matang. Memang hanya ada beberapa platform yang memiliki nama besar dengan komitmen keamanan yang tinggi, seperti Google Cloud yang meluncurkan Gooogle Workspace dari Juli 2020 lalu.