Persyaratan Letter of Credit dan Prosesnya (Seri Pembayaran Ekspor Impor 2)

Melanjutkan pembahasan kita mengenai cara pembayaran dengan menggunakan Letter of Credit. Dalam transaksi ekspor impor yang menggunakan pembayaran dengan L/C ini, maka pihak yang melakukan pembukaan L/C ada importir. Dimana usetalah adanya kesepakatan jual beli, maka importir melalui bank nya akan melakukan pembukaan L/C. Adapun untuk melakukan pembukaan L/C tersebut ada beberapa persyaratan yang diberikan oleh pihak bank, antara lain :

1. Permohonan Pembukaan L/C
   • Importir harus mengisi formulir permohonan pembukaan L/C yang disediakan oleh bank. Formulir ini berisi informasi mengenai spesifikasi transaksi, seperti jenis barang, jumlah, harga, serta informasi penerima (beneficiary) dan rincian persyaratan pembayaran.
2. Dokumen Identitas Perusahaan
   • Dokumen resmi yang menunjukkan identitas dan status hukum perusahaan pemohon, seperti:
     • Akta Pendirian Perusahaan dan perubahannya.
     • Tanda Daftar Perusahaan (TDP) atau Nomor Induk Berusaha (NIB).
     • NPWP perusahaan.
     • Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) atau izin usaha lainnya yang relevan.
3. Perjanjian Pembelian atau Kontrak Dagang
   • Salinan perjanjian jual-beli atau kontrak antara importir dan eksportir yang mencakup syarat dan ketentuan transaksi, seperti harga, spesifikasi barang, dan waktu pengiriman.
4. Invoice Proforma
   • Invoice awal yang berisi rincian harga, jumlah barang, dan syarat-syarat pengiriman yang disepakati antara pembeli dan penjual.
5. Surat Jaminan atau Agunan
   • Bank mungkin akan meminta jaminan atau agunan, yang bisa berupa deposito, sertifikat deposito, atau aset lain sebagai jaminan pembukaan L/C, tergantung dari nilai L/C dan kebijakan bank.
6. Informasi tentang Penerima (Beneficiary)
   • Nama, alamat, dan rincian bank dari pihak penerima atau eksportir. Informasi ini digunakan untuk menentukan tujuan L/C dan memfasilitasi pembayaran kepada eksportir.
7. Jenis dan Jenis Pembayaran L/C
   • Importir harus menentukan jenis L/C yang diinginkan, misalnya apakah sight L/C (dibayar saat dokumen diserahkan) atau usance L/C (dibayar setelah periode tertentu).
   • Menentukan apakah L/C tersebut revocable (dapat diubah/dibatalkan tanpa persetujuan penerima) atau irrevocable (tidak dapat diubah tanpa persetujuan semua pihak).
8. Surat Kuasa dan Pernyataan
   • Beberapa bank mungkin memerlukan surat pernyataan yang mengizinkan bank untuk memproses pembayaran sesuai dengan syarat dan ketentuan L/C.
9. Pembayaran Biaya Pembukaan L/C
   • Biaya administrasi, biaya pembukaan L/C, serta biaya lainnya sesuai ketentuan bank. Besarnya biaya ini dapat bervariasi tergantung dari jumlah dan jenis L/C yang diajukan.
10. Dokumen Tambahan sesuai Regulasi Lokal
    • Beberapa negara mungkin memiliki persyaratan tambahan, seperti izin impor dari kementerian terkait atau persetujuan dari otoritas perbankan setempat.

Proses pembukaan L/C memerlukan ketelitian dalam menyiapkan dokumen-dokumen ini untuk memastikan transaksi berjalan lancar dan sesuai ketentuan bank.

Selain persyaratan umum yang sudah disebutkan, ada beberapa persyaratan tambahan atau ketentuan lain yang mungkin diminta oleh bank, tergantung pada kompleksitas transaksi dan kebijakan internal bank tersebut:

1. Syarat Valuta Asing
   • Jika L/C melibatkan transaksi dalam valuta asing, bank akan memeriksa apakah importir memiliki izin transaksi valuta asing atau memenuhi ketentuan devisa impor yang berlaku di negara tersebut.
2. Surat Persetujuan atau Izin Khusus
   • Untuk jenis barang tertentu, misalnya barang-barang berbahaya, farmasi, atau barang strategis lainnya, mungkin diperlukan surat persetujuan impor atau izin khusus dari kementerian terkait (misalnya Kementerian Perdagangan atau Kementerian Pertanian) sebelum L/C dibuka.
3. Dokumen Pabean atau Bea Cukai
   • Beberapa bank meminta dokumen pra-pabean yang membuktikan bahwa importir memiliki izin untuk memasukkan barang ke negara tujuan. Ini bertujuan untuk memastikan kepatuhan pada peraturan bea dan cukai.
4. Syarat Mengenai Asuransi
   • Importir mungkin diminta untuk menunjukkan bukti asuransi pengangkutan (Marine Cargo Insurance) untuk melindungi barang selama pengiriman, terutama jika transaksi menggunakan CIF (Cost, Insurance, Freight).
5. Analisis Keuangan atau Laporan Keuangan Perusahaan
   • Untuk transaksi yang bernilai besar, bank bisa meminta laporan keuangan terbaru perusahaan untuk menilai kesehatan finansial pemohon L/C. Hal ini juga membantu bank dalam menilai risiko pemberian fasilitas L/C.
6. Rekening Khusus atau Rekening Eskro (Escrow Account)
   • Bank mungkin meminta importir membuka rekening khusus atau escrow untuk memfasilitasi pembayaran L/C dan mengamankan dana sesuai syarat transaksi.
7. Riwayat Kredit atau Referensi Bank
   • Jika bank tidak memiliki riwayat transaksi dengan pemohon, mereka mungkin meminta referensi dari bank lain atau memeriksa riwayat kredit pemohon untuk memastikan kelayakan dalam memenuhi pembayaran L/C.
8. Dokumen Transaksi Ekspor/Impor Sebelumnya
   • Beberapa bank mungkin memerlukan bukti transaksi sebelumnya terkait ekspor/impor, terutama jika importir baru pertama kali mengajukan L/C. Hal ini membantu bank menilai risiko transaksi.
9. Surat Jaminan dari Pihak Ketiga
   • Dalam beberapa kasus, bank dapat meminta jaminan dari pihak ketiga (misalnya perusahaan induk atau mitra bisnis) untuk memperkuat jaminan pembayaran L/C, khususnya untuk perusahaan yang baru atau belum memiliki kredit yang kuat.
10. Perjanjian Pembayaran dengan Bank
    • Bank dapat mengatur perjanjian pembayaran yang disesuaikan, seperti jadwal pembayaran yang disepakati sesuai ketentuan L/C, terutama jika terdapat permintaan khusus dari importir.

Dari beberapa persyaratan  umum di atas, dalam prakteknya tidak semua diperlukan, karena tergantung lepada komoditi yang akan di ekspor, kondite dan profile perusahaan itu sendiri serta peraturan dari perbankan yang berbeda beda. 

Berikut adalah tahapan-tahapan pembukaan Letter of Credit (L/C) dari awal hingga selesai:

1. Permintaan dari Importir ke Bank Penerbit (Issuing Bank)

• Langkah: Importir (buyer) yang ingin membeli barang dari eksportir (seller) di luar negeri mendatangi bank yang akan menerbitkan L/C.
• Dokumen: Importir harus mengajukan aplikasi pembukaan L/C dengan mengisi formulir dan menyerahkan dokumen pendukung seperti kontrak pembelian, invoice proforma, dokumen identitas perusahaan, dan lain-lain.
• Verifikasi Bank: Bank memverifikasi kelayakan dan kemampuan finansial importir serta memeriksa kepatuhan pada regulasi terkait transaksi valuta asing.

2. Persetujuan Pembukaan L/C oleh Bank

• Analisis Risiko: Bank akan menganalisis risiko transaksi, termasuk memeriksa kelayakan kredit importir dan dokumen yang diajukan.
• Biaya L/C: Importir membayar biaya pembukaan L/C, serta menyetor agunan atau jaminan jika diperlukan.
• Penerbitan L/C: Jika disetujui, bank menerbitkan L/C sesuai syarat dan ketentuan yang diminta importir. Bank akan mencantumkan semua syarat pembayaran dan dokumen yang diperlukan oleh eksportir untuk mendapatkan pembayaran.

3. Pengiriman L/C ke Bank Penerima (Advising Bank) di Negara Eksportir

• Langkah: Bank penerbit (issuing bank) mengirimkan L/C kepada bank yang berlokasi di negara eksportir, yang dikenal sebagai bank penerima atau advising bank. Biasanya, ini dilakukan melalui sistem perbankan internasional seperti SWIFT.
• Pemeriksaan L/C: Advising bank memeriksa keaslian L/C dan meneruskannya ke eksportir untuk memastikan ketentuan yang dicantumkan sesuai dengan kesepakatan kontrak.

4. Persiapan Pengiriman Barang oleh Eksportir

• Langkah: Setelah menerima dan memeriksa syarat L/C, eksportir mulai mempersiapkan barang untuk dikirim.
• Dokumen yang Dibutuhkan: Eksportir juga menyiapkan dokumen yang dipersyaratkan dalam L/C, seperti bill of lading, faktur komersial, sertifikat asuransi, sertifikat asal barang, dan dokumen lainnya.

5. Pengiriman Barang dan Penyerahan Dokumen ke Bank Penerima

• Langkah: Setelah barang dikirim, eksportir menyerahkan dokumen yang diminta dalam L/C ke advising bank. Dokumen ini akan digunakan sebagai bukti pengiriman barang sesuai ketentuan dalam L/C.
• Pemeriksaan Dokumen oleh Bank Penerima: Advising bank memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dokumen. Jika dokumen sesuai, bank akan meneruskan dokumen tersebut ke issuing bank.

6. Pemeriksaan Dokumen oleh Issuing Bank

• Langkah: Issuing bank memeriksa kembali dokumen yang diterima dari advising bank.
• Kesesuaian Dokumen: Jika dokumen sesuai dengan persyaratan L/C, issuing bank akan memproses pembayaran kepada advising bank. Jika ada ketidaksesuaian, issuing bank akan menginformasikan kepada importir dan eksportir, dan penanganan selanjutnya akan tergantung pada kesepakatan antara kedua belah pihak.

7. Pembayaran kepada Eksportir

• Langkah: Setelah dokumen dinyatakan sesuai, advising bank akan mencairkan dana kepada eksportir sesuai nilai L/C, sehingga eksportir menerima pembayaran untuk barang yang telah dikirim.
• Sumber Dana: Pembayaran dilakukan menggunakan dana dari issuing bank atau rekening importir yang telah disepakati.

8. Penyerahan Dokumen kepada Importir

• Langkah: Issuing bank memberikan dokumen pengiriman (seperti bill of lading) kepada importir setelah proses pembayaran selesai.
• Pengambilan Barang: Importir menggunakan dokumen ini untuk mengambil barang dari pelabuhan atau tempat tujuan yang ditentukan.

9. Penyelesaian Akhir

• Pembayaran kepada Bank: Jika L/C bersifat usance, importir harus melunasi kewajiban pembayaran ke bank pada waktu yang telah disepakati (misalnya 30, 60, atau 90 hari).

Tutup Buku: Setelah seluruh kewajiban terpenuhi, proses L/C dianggap selesai, dan bank menutup transaksi.

Demikian untuk kali ini pembahasan mengenai Letter of Credit, untuk selanjutnya akan kita bahas mengenai jenis jenis Letter if Credit yang ada dalam dunia perdagangan internasional, khususnya berkaitan dengan ekspor impor. Semoga bermanfaat.

Salam