Project Manajement

Menjalankan komunitas, pekerjaan, berkeluarga, hingga menjalani keseharian merupakan suatu project, agar hal tersebut dapat berjalan dengan baik maka perlu hadir yang namanya manajement. 

Project merupakan suatu usaha dalam menjalankan rencana yang telah disusun untuk memperoleh hasil dan manfaat baik bagi diri sendiri maupun orang lain. Untuk menjalankan project agar dapat membuahkan hasil sesuai dengan yang telah direncanakan perlu adanya manajement, mulai dari manajement rencana, pendanaan, waktu, hingga capaian yang sudah diperoleh apakah sudah memenuhi target atau terdapat evaluasi sebagai bentuk perbaikan yang perlu dilakukan. Oleh karena itu project dan manajement menjadi satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan agar tujuan tertentu yang sudah direncanakan dapat tercapai. 

Selain itu yang perlu dipersiapkan yaitu mulai dari adanya project, diikuti hadirnya stakeholder, dan perlunya goals agar project yang ada dapat dilaksanakan. Pada mentoring inovator pertama yang diikuti para Inovator Muda Nusantara, Wahyu Rismawan selaku mentor menyampaikan 5 fase dalam melaksanakan project.

• Initiation atau inisiasi

Inisiasi menjadi langkah awal dalam memulai suatu project, hal ini dapat didasari dari adanya kesadaran diri terhadap masalah atau potensi yang ada dilingkungan kemudian berpikir dan mengusahakan agar mencapai suatu tujuan sebagai bentuk pemenuhan kebutuhan atau suatu hal. Dalam tahap ini yang perlu diperhatikan agar tidak mengalami kesalahan yaitu diantaranya:

• Unclear objective/goals
• Unclear scope of work
• Unclear who are the stakeholder
• Planning atau perencanaan

Perencanaan menjadi bagian manajement dasar yang muncul setelah adanya ide yang ada terhadap suatu hal.  Adanya perencanaan akan menjadi suatu strategi, mulai dari apa yang harus dilakukan, kapan harus melakukan, bagaimana cara melakukannya, hingga siapa yang akan terlibat, dalam hal ini akan dipersiapkan sehingga suatu tujuan dapat dicapai dengan efektif dan efisien. Dalam penyusunan perencanaan terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, diantaranya:

• Role/responsibility yang kurang
• Terlalu optimis/pesimis
• Over-planning dan over complex struktur tim
• "Key success metric" yang kurang jelas
• Execution atau eksekusi

Setelah ide dan perencanaan/strategi sebagai persiapan dasar dalam melakukan project maka hal yang perlu dilakukan selanjutnya yaitu melaksanakan terkait apa yang sudah disiapkan. Suatu ide dan rencana yang matang akan tidak berguna jika tidak dieksekusi.sebab dengan eksekusi maka akan mengetahui seberapa jauh langkah hingga seberapa berhasilkah dalam mencapai suatu tujuan. Pada tahap eksekusi terdapat 2 hal yang perlu diperhatikan, diantaranya:

• DARCI Matrix

DARCI merupakan singkatan yang berisikan dari Decision makers, hanya dengan 2 pihak yaitu ketua dan pembina yang memiliki hak veto dalam pengambilan keputusan. Accountable, perlunya pemastian jalannya project. Responsibility, sebagai pelaksana tugas. Consulted, sebagai pihak yang memberikan masukan dari masalah atau perbaikan. Informed, perlu informasi yang luas terkait dengan project yang dilaksanakan.

• Struktur tim

Sementara kaitannya dengan struktur tim, hanya perlu penyusunan yang simple didalam mejalankan suatu project. Adapun bagian-bagian struktur yang perlu diisi yaitu leadership, dibawahnnya ada care product/service, kemudian operation, dan terakhir finance/fundraising.

• Monitoring dan Controlling

            Setelah project dijalankan, pada tahap selanjutnya yaitu melakukan monitoring dan controlling. Hal ini dilakukan untuk mengetahui pada proses apa project sudah dijalankan?, seberapa jauh terhadap tujuan yang direncanakan?, dan apa yang ingin dituju selanjutnya?. Pertanyaan-pertanyaan tersebut akan digunakan pada tahap ini sebagai bentuk memastikan jalannya project sesuai rencana atau tidak.

• Closing

            Pada bagian akhir setelah diperoleh hasil dan tujuan project yang direncanakan, maka untuk selanjutnya yang tidak kalah penting didalam melakukan suatu project yaitu mengevaluasinya. Mulai dari awal perencanaan, jalannya project, hingga hasil yang didapat akan dilakukan pembedahan agar diketahui bagian mana saja yang dapat untuk diperbaiki selanjutnya.