Dengan system HRIS yang tepat, dapat mengikuti kebutuhan perusahaan yang terus berkembang dan menjadi lebih strategis. Berikut adalah beberapa manfaat atas penggunaan HRIS :
- Membantu dalam memanfaatkan waktu lebih baik, berikut beberapa cara HRIS untuk membantu HRD
- Manajemen dan staff dapat melakukan pengelolaan data SDM yang mereka butuhkan
- Semua dokumen akan dapat diakses dengan cepat
- Alur kerja akan disederhakan
- Laporan dapat dibuat secara otomatis
- Tingkat akurasi lebih baik
Ketika tugas administrative diotomatiskan resiko kesalahan manusia bisa berkurang secara signifikan
- Lebih sedikit dokumen
Dengan mengurangi kertas maka kita akan mendukung lingkungan yang ramah lingkungan. Maka data karyawan seperti data cuti, jadwal kerja, profil, dll dapat disimpan dalam satu server sehingga bisa menghemat ruang penyimpanan.
- Kemanan data yang lebih baik
Data perusahaan dan karyawan yang bersifat penting dan rahasia dapat disimpan dalam suatu server/cloud, sehingga data dapat terlindungi dari kejadian seperti file yang rusak, terbakar dan kehilangan data dari peristiwa atau bencana yang tak terduga lainnya.
- Pengambilan keputusan lebih baik
Informasi yang kita butuhkan terdapat dalam satu tempat dengan data yang akurat. Karena program HRIS dapat memberikan keputusan yan didasarkan pada data real, akurat dan relevan, maka HRD dapat mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih tepat.
- Fitur dalam system aplikasi yang membantu SDM dalam semua bidang pekerjaannya, yaitu:
- Rekrutmen
Dalam HRIS fungsi modul Rekrutmen digunakan untuk mengelola proses rekrutmen dimulai dari adanya pendataan kebutuhan rekrutmen bagi setiap divisi yang membutuhkan, setelah adanya data perihal kebutuhan karyawan baru dengan kriteria tertentu maka staf SDM dapat melakukan proses pencarian karyawan. Data pelamar kerja yang masuk akan di proses dengan mudah, dimana data pelamar yang telah diinput dalam system dapat disaring sesuai kriteria yang sudah ditentukan dan di informasikan kepada management terkait untuk melakukan proses selanjutnya. Setiap tahapan yang terjadi dalam proses rekrutmen dapat terekam dan terdata dengan baik yang memudahkan staff SDM dan Manajemen.
- Pelatihan Pengembangan
Pelatihan dan pengembangan adalah salah satu fungsi utama SDM. Banyak organisasi telah mengamanatkan jam pelatihan pertahun untuk karyawan, kegiatan ini sebagai upaya yang bertujuan untuk meningkatkan atau mengembangkan kompetensi atau keterampilan tambahan pada seorang karyawan pada pekerjaan yang sedang dipegangnya untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas.
Biasanya perusahaan menyediakan kalender pelatihan mereka pada awal tahun beserta budget yang ditentukan. Dengan system HRIS setiap divisi dapat melakukan pengajuan, persetujuan, dan penjadwalan untuk kegiatan pelatihan dan pengembangan.
- Remunerasi (Penggajian)
Selain melakukan pendataan data gaji, HRIS juga membantu menghilangkan kesalahan umum seperti perhitungan gaji yang salah, kredit ganda, potongan yang terlewat, dll. Adapun fitur pendataan yang berhubungan dengan penggajian dan kompensasi yaitu pendataan data JAMSOSTEK, BPJS Kesehatan, Pensiun, THR, Intensif, Bonus dan PPh 21, semua hal tersebut dapat terdata dan terhitung secara otomatisasi yang disesuaikan dengan perhitungan yang sudah ditentukan sesuai standar Nasional dan perusahaan.
- Penilaian Kinerja (KPI)
KPI (Key Performance Indicator) sangat penting untuk memaksimalkan data tentang personel, dan tenaga kerja secara keseluruhan. Tidak mungkin untuk meningkatkan dalam mengelola orang jika tidak mengukur hasil pekerjaanya.
KPI adalah ukuran kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi seberapa efektif perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis utama.
