Layanan Google Drive sebagai Alat Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)

Di zaman perkembangan teknologi saat ini, kita sudah tidak asing lagi dengan aplikasi Google Drive karena kita semua pasti pernah memakai aplikasi ini. Menurut KBBI, Google Drive adalah layanan penyimpanan file dari Google yang dirilis pada tanggal 24 April 2012 dengan aplikasi yang tersedia untuk Windows, macOS, Android, dan juga versi website. 

Google Drive merupakan penyimpanan cloud dan platform berbagi file yang memungkinkan individu dan organisasi dalam menyimpan, mengatur, serta berbagi informasi dengan lebih mudah. Menurut data yang didapatkan pada konferensi Google I/O tahun lalu pada bulan Mei, perusahaan mengatakan bahwa Drive sekarang menyimpan 2 triliun file dan memiliki lebih dari 800 juta pengguna aktif setiap hari.

Lalu, apa itu manajemen pengetahuan (Knowledge Management)? 

km2-6411b91b08a8b5457e2e4502.png

Menurut Turban (2005), Manajemen Pengetahuan adalah suatu proses yang membantu organisasi dalam mengidentifikasi, memilih, mengorganisir, mencari, dan memindahkan informasi penting dan keahlian baik yang sudah terstruktur pada organisasi maupun pengetahuan dalam organisasi yang belum terstruktur. Manajemen pengetahuan mengacu pada sistem, proses, atau metode yang membantu individu dan organisasi dalam mengatur, mengelola, dan berbagi informasi dengan lebih baik. 

Manajemen pengetahuan digunakan untuk memfasilitasi pengumpulan, perekaman, pengorganisasian, penyaringan, analisis, temu kembali, dan penyebaran pengetahuan eksplisit dan implisit serta dapat menunjukkan fungsi strategis dengan sangat jelas. Fungsi adanya aplikasi manajemen pengetahuan adalah sebagai perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan pencari pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat penyimpanan eksternal dan sebaliknya pengambilan pengetahuan dari penyimpanan eksternal yang disaring sesuai dengan kebutuhan dan mudah dipahami oleh pengguna.

Selanjutnya apa saja keunggulan dan kekurangan pada Google Drive dalam Manajemen Pengetahuan?

Keunggulan Google Drive dari sudut pandang Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management), yaitu:

1. Integrasi dengan Google Suite

google-suite-6411b9263555e47959277e47.png

Keunggulan terbesar dari Google Drive adalah integrasinya yang lancar dengan Google Suite. Google Suite adalah paket layanan berbasis cloud (pengeditan dan peyimpanan dokumen) yang menyediakan cara baru untuk bekerja sama secara online dalam organisasi atau bisnis yang terdiri dari Google Docs, Google Sheets, dan Google Slides. Berkat adanya integrasi, individu atapun organisasi dapat dengan mudah mengakses dan berkolaborasi dalam tugas atau proyek secara real-time yang dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi secara keseluruhan.

2. Kemampuan Penyimpanan File 

Dengan kemampuan untuk mengedit dan menyimpan 100+ jenis file (termasuk gambar, file CAD, dan PDF), Google Drive menawarkan beberapa kemampuan penyimpanan file terbaik yang sangat penting bagi individu atau organisasi dalam mengerjakan berbagai macam proyek atau jenis file.

3. Berbasis Cloud (Penyimpanan Awan)

cloud-6411b9333555e46d4f6d8516.jpg

Karena Google Drive berbasis cloud, maka dapat menghilangkan kebutuhan akan file lokal yang sangat penting untuk tim hibrid dan jarak jauh. Dengan berbasis cloud, Google Drive menyediakan ruang penyimpanan yang bisa diakses banyak pihak dari perangkat masing-masing untuk bertukar data satu sama lain.

Meskipun Google Drive memiliki keunggulan yang jelas dalam hal manajemen pengetahuan, namun ada juga beberapa kekurangannya, meliputi:

1. Struktur Tautan (Link) yang Rumit

Tautan atau yang biasa disebut dengan link Google Drive itu panjang dan hampir tidak mungkin untuk diingat (tautan Google Drive adalah kombinasi acak huruf dan angka dengan tautan file yang memiliki 80 karakter dan folder dengan 76 karakter). Jadi, jika seseorang ingin mengakses file atau folder, maka harus meluangkan waktu untuk mencari tautan terkait di e-mail atau perangkat lunak manajemen proyek sehingga menghambat produktivitas.

2. Dapat Menantang untuk Menemukan Informasi yang Dicari

Google Drive pada individu atau organisasi dapat memiliki ratusan bahkan ribuan file atau folder serta menelusuri semua file atau folder tersebut secara manual untuk menemukan apa yang ingin dicari sehingga jika dilakukan secara manual maka dapat membuat bosan, membuat frustrasi dalam menemukan file atau folder tersebut, dan menghabiskan waktu.

Maka, kesimpulan yang didapatkan yaitu Google Drive mencakup obrolan dalam dokumen dan menyimpan, mengedit, serta berbagi dokumen bersama melalui cloud. Google Drive berpotensi menjadi salah satu perangkat lunak manajemen pengetahuan internal terbaik dengan menambahkan alat tambahan untuk membantu menjembatani kesenjangan dan menyediakan fungsionalitas yang hilang.