Layanan Google Drive sebagai Alat Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)

3. Berbasis Cloud (Penyimpanan Awan)

cloud-6411b9333555e46d4f6d8516.jpg

Karena Google Drive berbasis cloud, maka dapat menghilangkan kebutuhan akan file lokal yang sangat penting untuk tim hibrid dan jarak jauh. Dengan berbasis cloud, Google Drive menyediakan ruang penyimpanan yang bisa diakses banyak pihak dari perangkat masing-masing untuk bertukar data satu sama lain.

Meskipun Google Drive memiliki keunggulan yang jelas dalam hal manajemen pengetahuan, namun ada juga beberapa kekurangannya, meliputi:

1. Struktur Tautan (Link) yang Rumit

Tautan atau yang biasa disebut dengan link Google Drive itu panjang dan hampir tidak mungkin untuk diingat (tautan Google Drive adalah kombinasi acak huruf dan angka dengan tautan file yang memiliki 80 karakter dan folder dengan 76 karakter). Jadi, jika seseorang ingin mengakses file atau folder, maka harus meluangkan waktu untuk mencari tautan terkait di e-mail atau perangkat lunak manajemen proyek sehingga menghambat produktivitas.

2. Dapat Menantang untuk Menemukan Informasi yang Dicari

Google Drive pada individu atau organisasi dapat memiliki ratusan bahkan ribuan file atau folder serta menelusuri semua file atau folder tersebut secara manual untuk menemukan apa yang ingin dicari sehingga jika dilakukan secara manual maka dapat membuat bosan, membuat frustrasi dalam menemukan file atau folder tersebut, dan menghabiskan waktu.

Maka, kesimpulan yang didapatkan yaitu Google Drive mencakup obrolan dalam dokumen dan menyimpan, mengedit, serta berbagi dokumen bersama melalui cloud. Google Drive berpotensi menjadi salah satu perangkat lunak manajemen pengetahuan internal terbaik dengan menambahkan alat tambahan untuk membantu menjembatani kesenjangan dan menyediakan fungsionalitas yang hilang.