Pengertian Arsip Dinamis menurut Undang-undang dan Ahli

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,yang mendefinisikan arsip sebagai "arsip kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, dibuat dan disahkan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik. Organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara".

Sedangkan menurut Sutirman (2016), konsep arsip tidak dapat dipisahkan dari informasi karena: "Arsip adalah informasi yang dibuat, diterima, dan disimpan baik oleh individu maupun organisasi dalam berbagai bentuk dan media. Arsip harus dikelola dengan baik karena nilai dan kepentingannya berbeda baik untuk bukti hukum, sejarah maupun transaksi".

Kemudian menurut Basuki (2003, hlm. 13) mengemukakan bahwa "catatan dinamis adalah data yang disimpan, termasuk data dalam sistem komputer, dibuat atau diterima oleh perusahaan atau individu sebagai bagian dari, atau sebagai bukti aktivitas transaksional". 

Sedangkan menurut Sukoco (2006, hlm. 84) mendefinisikan "arsip dinamis atau catatan sebagai informasi yang tersimpan, termasuk data sistem komputer, dibuat atau diterima oleh organisasi atau individu dalam transaksi atau tindakan sebagai bukti dari tindakan tersebut. Kedua peneliti memberikan definisi yang sama tentang konsep arsip dinamis".

Selanjutnya menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (disingkat ANRI), arsip dinamis adalah arsip yang digunakan langsung untuk kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Pengelolaan arsip dinamis juga dipahami sebagai pengelolaan arsip dinamis yang efektif, efisien, dan sistematis, yang meliputi pembuatan, penggunaan, dan pemeliharaan arsip serta penghapusan arsip.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

1. Arsip vital, adalah arsip yang keberadaannya merupakan kebutuhan pokok bagi kelangsungan hidup pencipta arsip, yang tidak dapat diperbarui dan tidak dapat diganti apabila rusak atau hilang..

2. Arsip aktif, merupakan arsip dengan penggunaan tinggi dan/atau terus-menerus.

3. Arsip inaktif, merupakan arsip dengan penggunaan yang berkurang.

Maka dapat disimpulkan oleh peneliti bahwa arsip adalah informasi yang dibuat atau diterima kemudian disimpan baik olehn individu maupun organisasi dalam berbagai media tulis, cetak dan lainnya untuk kepentingan organisasi.

Daftar Pustaka :

Basuki, S. (2003). Manajemen arsip dinamis: pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen. Jakarta: Gramedia.

Sutirman. (2019). Administrasi Kearsipan di Era Teknologi Informasi. Yogyakarta: UNY Press

Sukoco, B. M. (2007). Manajemen administrasi perkantoran modern. Erlangga: Jakarta.

Presiden Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.