Hal-hal Penting dalam Penyusunan Anggaran

Sebelum menyusun anggaran, tentunya kita harus memahami terlebih dahulu tujuan dan fungsi anggaran itu disusun. Dalam hal ini, terdapat beberapa tujuan penyusunan anggaran, diantaranya:

1. Untuk menyatakan harapan atau sasaran perubahan secara jelas dan formal, sehingga bisa menghndari kerancuan dan memberikan arah terhadap apa yang hendak dicapai manajemen.
2. Untuk mengkomunikasikan harapan manajemen kepada pihak-pihak yang terkait sehingga anggaran dimengerti, didukung dan dilaksanakan.
3. Untuk menyediakan rencana rinci mengenai aktivitas dengan maksud mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarah yang jelas bagi individu dan kelompok dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.
4. Untuk mengkoordinasikan cara/metode yang akan ditempuh dalam rangka memaksimalkan sumber daya.
5. Untuk menyediakan alat pengukur dan mengendalikan kinerja individu dan kelompok, serta menyediakan informasi yang mendasari perlu tidaknya tindakan koreksi.

Sedangkan fungsi anggaran yaitu untuk:

• Perencanaan

 

1. Membantu manajemen meneliti dan mempelajari segala masalah yang berkaitan dengan aktivitas yang akan dilaksanakan. Dengan kata lain, sebelum merencanakan kegiatan, manajer mengadakan penelitian dan pengalaman-pengamatan terlebih dahulu.
2. Mengerahkan seluruh tenaga dalam perusahaan yang menentukan arah/kegiatan yang paling menguntungkan agar RKAP yang disusun untuk waktu panjang dan schedule yang teratur, akan sangat membantu dalam mengeragkan secara tepat tenaga-tenaga kepala bagian, salesman, kepala cabang dan semua tenaga operasional.
3. Membantu menunjang kebijaksanaan-kebijaksanaan (polities) perusahaan.
4. Membantu menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja yang baik akan mengakibatkan dapat dihindarkannya kelebihan dan kekurangan tenaga kerja.
5. Mengakibatkan pemakaian alat-alat fisik secara lebih efektif. Dengan disusunnya perencanaan yang terperinci dapat dihindarkan biaya-biaya yang timbul karena kapasiras yang berlebihan.

 

• Koordinasi (coordinating)

 

1. Membantu mengkoordinasi factor manusia dengan perusahaan. Maksudnya adalah seringkali terjadi kasus dimana manajer tidak tahu apa yang akan dilakukan di tahun-tahun mendatang. Maka dari itu, penyusunan rencana yang terperinci (berupa anggaran) membantu manajer mengatasi masalah itu, sehingga ia kembali merasa adanya hubungan antara kemampuannya dengan perusahaan yang dipimpinnya.
2. Menempatkan penggungaan modal pada alternative-alternatif yang menguntungkan, dalam arti seimbang dengan program-program perusahaan. Sebelum perusahaan membelanjakan uangnya, sebaiknya perusahaan terlebih dahulu memilih alternatif-alternatif yang paling menguntungkan atau sesuai dengan program perusahaan.
3. Mengetahui kelemahan-kelemahan dalam organisasi. Mengapa? Karena setelah rencana yang baik disusun dan kemudian dijalankan, kelemahan-kelemahan dapat dilihat untuk diperbaiki.

 

• Pengawasan (Controlling). Pengawasan dapat melaksanakan tugasnya melakukan evaluasi atas pelaksanaan pekerjaan dengan cara membandingkan realisasi dengan RKAP dan melakukan tindakan perbaikan apabila dipandang perlu.
• Motivasi. Anggaran memotivasi para pelaksananya dalam melaksanakan tugas-tugas untuk mencapai tujuan.
• Komunikasi. Meliputi penyampaian informasi yang berhubungan dengan tujuan, strategi, kebijaksanaan, rencana, pelaksanaan dan penyimpangan yang terjadi.
• Pendidikan. RKAP mendidik para manajer mengenai bagaimana bekerja secara terinci pada ousat pertanggungjawaban yang dipimpinnya.

Prinsip Penyusunan Anggaran

selanjutnya, ada prinsip-prinsip dasar yang harus dipenuhi dan ditaati agar suatu anggaran dapat disusun dan dilaksanakan sesuai dengan rencana, adalah sebagai berikut:

1. Management involvement. Merupakan keterlibatan manajemen dalam penyusunan rencana mempunyai makna bahwa manajemen mempunyai komitmen yang kuat untuk mencapai segala sesuatu yang direncanakan.
2. Organizational adaption. Suatu rencana keuangan harus disusun berdasarkan struktur organisasi dimana ada ketegasan wewenang dan tanggung jawab. Seorang manajer tidak dapat memindahkan tanggung jawab atas suatu pekerjaan walaupun dia dapat melimpahkan sebagian wewenangnya kepada bawahannya.
3. Responsibility accounting. Agar rencana keuangan dapat dilaksanakan dengan baik, maka harus didukung adanya suatu system responsibility accounting yang polanya disesuaikan dengan pertanggung jawaban manajemen keuangan perusahaan.
4. Goal orientation. Penetapan tujuan yang realistris akan menjamin kelangsungan hidup dan pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang.
5. Full communication. Suatu perencanaan dan pengendalian dapat berjalan secara efektif apabila antara tingkatan manajemen mempunyai pemahaman yang sama tentang tanggung jawab dan sasaran yang akan dicapai.
6. Realistic expectation. Dalam perencanaan, manajemen harus mentepakan sasaran yang realistis, artinya memungkinkan dapat dicapai. Maka sebaiknya manajemen harus menghindari konservatisme dan optimisme yang berlebihan yang menjadikan sasaran tidak dapat dicapai.
7. Timeliness. Laporan-laporan mengenai realisasi rencana harus diterima manajer yang berkompeten tepat pada waktunya agar informasi tersebut berguna bagi manajemen.
8. Flexible application. Pernecanaan tidak boleh kaku tetapi harus terdapat celah untuk perubahan sesuai dengan situasi dan kondisi.
9. Reward and punishment. Manajemen harus melakukan penilaian kinerja manajer berdasarkan perencanaan yang telah ditetapkan. Jadi manajer yang kinerjanya dibawah atau melebihi standar harus dapat diketahui sehingga pemberian suatu reward atau punishment oleh manajemen menjadi transparan.

Organisasi penyusunan anggaran

Penyusunan anggaran biasanya dilaksanakan oleh suatu komite anggaran yang beranggotakan manajer-manajer fungsional, diantaranya:

1. Salah seorang anggota direksi. Biasanya adalah direktur keuangan yang bertugas memberikan pedoman umum penyusunan anggaran dan menentukan tujuan perusahaan.
2. Manajer pemasaran.bertugas menyusun anggaran penjualan dan anggaran biata distribusi.
3. Manajer produksi. Bertugas menyusun anggaran-anggaran yang berhubungan dengan seluruh kegiatan produksi. Sepeti jumlah yang akan diproduksi, tenaga kerja yang dibutuhkan, bahan baku, FOH. Pembelian dll.
4. Manajer keuangan. Bertugas menyusun anggaran yang berhubungan dengan posisi keuangan perusahaan.
5. Manaher bagian umum, administrasi dan personalia. Bertugas menyusun anggaran yang berhubungan dengan biaya umum, administrasi dan personalia.

Faktor yang mempengaruhi penyusunan anggaran