Biaya Supply Chain: 19 Tips Menguranginya agar Profit Bertambah

Pertumbuhan ekonomi global mempengaruhi banyak sektor bisnis, tidak terkecuali industri gudang dan biaya supply chain yang tersembunyi lainnya. Dari ledakan aktivitas di e-commerce sektor retail hingga pertumbuhan bisnis berbasis seluler di negara berkembang, dampak pertumbuhan ekonomi mempengaruhi operator gudang di seluruh dunia. Meskipun peningkatan aktivitas ini merupakan keuntungan bagi perusahaan pergudangan, hal ini juga memberikan peluang yang sempurna untuk melihat praktik manajemen gudang saat ini secara mendalam dan untuk mengurangi biaya supply chain secara keseluruhan. 

Analisis mendalam tentang praktik supply chain saat ini dapat membangun kesadaran akan berbagai peluang pertumbuhan bisnis. Apakah Anda mengoperasikan fasilitas gudang di pasar kecil atau ditugaskan untuk mengawasi fasilitas distribusi global, peluang pertumbuhannya sama (hanya pada skala yang berbeda). Strategi pengurangan biaya dalam manajemen supply chain akan berfokus pada menemukan cara yang paling efisien dan terjangkau untuk mendapatkan dan menyimpan produk, mengangkutnya dari titik A ke titik B, dan memastikan kepuasan pelanggan. 

Namun, mengurangi biaya supply chain melibatkan lebih dari sekadar memilih bahan dan operator termurah. Setiap aspek dari proses pemenuhan pesanan membutuhkan biaya dan bisa mendapatkan keuntungan dari strategi pengurangan biaya. Pertimbangkan beberapa tips untuk memanajemen supply chain berikut agar perusahaan dapat meningkatkan profitabilitas sekaligus menurunkan biaya pada saat yang bersamaan.

1. Manajemen karyawan

Salah satu peluang terbesar untuk menurunkan biaya supply chain adalah melalui manajemen tenaga kerja yang cerdas. Ini bukan berarti mengurangi level staf dan meminta staf yang tersisa untuk bekerja dua kali lebih keras. Manajemen tenaga kerja mencakup segala sesuatu mulai dari inisiatif komunikasi hingga analisis dan prediksi proses permintaan pasar. Strategi komunikasi yang tidak efisien dapat menyebabkan tenggat waktu pengiriman yang terlewat atau pengembalian pengiriman. Antisipasi lonjakan peningkatan aktivitas gudang yang bisa saja terjadi ke depannya. Misalnya, pada saat musim lebaran, Ramadhan, Natal, Tahun Baru, dll. Pastikan agar masalah cuti karyawan, uang lembur, dll, bisa diantisipasi dengan baik. 

Ketika manajemen gudang dapat terlaksana dengan baik, maka pengelolaan staf gudang juga lebih optimal. Bila perlu, tambah staf gudang di periode aktivitas gudang meningkat agar pengiriman tetap berjalan lancar dan karyawan juga tidak terlalu kewalahan.

2. Fokus pada pelanggan

Kebutuhan pelanggan harus menjadi yang terdepan dalam pikiran Anda ketika mempertimbangkan struktur dan strategi supply chain yang tepat, tentunya agar biaya supply chain lebih efektif digunakan juga. Namun, banyak supply chain mengikuti kebijakan dan sistem yang bertentangan dengan persyaratan pelanggan. Akibatnya, perusahaan-perusahaan ini sering menangani masalah dan keluhan pelanggan dan biaya tambahan yang tidak perlu.

Jika Anda ingin fokus pada pelanggan, maka Anda bisa dengan menawarkan opsi seperti pengiriman hari berikutnya atau pengiriman gratis tanpa batas dengan keanggotaan bulanan berbayar (subscription/ berlangganan). Anda akan memberikan solusi yang pelanggan inginkan dan jika dilihat dari bisnis tentunya solusi ini lebih efektif.

3. Manajemen persediaan atau inventory

Strategi manajemen persediaan atau inventory yang dikelola dengan baik sangat penting untuk menurunkan biaya supply chain. Segala sesuatu mulai dari pengambilan stok yang salah, hingga kekurangan stok atau kelebihan stok dapat mempengaruhi keuntungan gudang. Strategi manajemen inventaris yang baik mencakup banyak faktor seperti rencana pengadaan dan analisis menghadapi kegagalan (ketika kesalahan yang tak terhindarkan terjadi).

Tanpa rencana yang jelas untuk setiap aspek penanganan inventaris, Anda tidak dapat menemukan efisiensi atau mengungkap potensi penghematan biaya. Dari mencegah kekurangan stok, hingga kemitraan pengiriman barang, setiap aspek supply chain inventory Anda perlu diperiksa.

4. Tinjau permintaan pelanggan

Pantau pola permintaan pelanggan atau mitra secara teratur untuk melihat area mana yang perlu disesuaikan untuk mengurangi biaya supply chain total. Hal ini dapat membantu Anda mengurangi biaya supply chain. Jika Anda melihat pola berubah setiap bulan atau musim, Anda dapat menggunakan informasi ini untuk memesan persediaan dengan lebih akurat.

5. Transportasi

Biaya transportasi tak bisa dilepaskan dari manajemen pengiriman. Mengurangi biaya transportasi juga dapat mengurangi biaya supply chain. Mengembangkan strategi transportasi yang lebih efektif dapat meningkatkan efisiensi biaya. Bahkan, saat ini ada beberapa toko retail yang mengirimkan barang melalui teknologi modern seperti drone (pesawat kecil tanpa awak) agar lebih hemat biaya. 

Selain itu, transportasi juga meliputi truk, kontainer, mobil pick up, semi-truck otomatis hingga robot gudang. Dunia transportasi sedang berubah. Semakin Anda memperhatikan setiap aspek strategi transportasi, semakin baik posisi untuk menemukan peluang penghematan biaya.

Untuk menekan biaya supply chain dan memajukan manajemen transportasi atau logistik Anda, bisa juga menggunakan aplikasi Delivery Force Automation. SimpliDOTS juga menyediakan salah satunya loh! Anda bisa mengoptimasi rute ke berbagai tujuan hanya dengan satu tap jari. Klik di sini untuk info lebih lanjut.

6. Proses otomasi atau automation process

Mengotomasi proses di gudang dapat membantu Anda mencapai tujuan untuk menghemat biaya supply chain. Bila ada kendala atau butuh masukan, ada banyak profesional dan ahli yang berpengalaman dalam hal ini. Masukan dari profesional akan bermanfaat. Terutama agar perusahaan dapat mengotomasi supply chain sehingga, sistem berjalan lebih lancar dan lebih efisien.

7. Warehouse IT

Teknologi yang digunakan oleh gudang dapat memiliki dampak signifikan pada pendapatan dan kerugian tahunan. Mulai dari menggunakan teknologi RFID untuk pencatatan nomor barang, sampai aplikasi yang mendukung kelancaran perusahaan distributor dan manajemen inventory. 

Pastikan perusahaan selalu up-to-date dengan pengembangan teknologi terbaru. Mulai dari monitoring driver, pelacakan pengiriman, pemeliharaan perangkat logistik/ gudang, perangkat internet (IT), hingga manajemen distribusi, semua berperan penting dalam menghemat biaya supply chain.

8. Menyederhanakan proses pemesanan

Ada beberapa cara agar proses pemesanan barang lebih efisien yang nantinya dapat menghemat biaya supply chain. Pilih perangkat lunak atau aplikasi yang mudah diintegrasikan dan disesuaikan kebutuhan perusahaan. Hal ini bisa mencegah kerumitan yang terjadi, karena staf harus memakai aplikasi yang berbeda-beda dalam satu proses inventory. 

Selain itu, menerapkan proses asesmen atau persetujuan yang mudah dan berbasis online akan lebih efisien. Terutama, ketika harus memesan barang di hari yang sama.

9. Operasi dan strategi supply chain

Agar operasional perusahaan bisa berjalan efisien biaya supply chain, maka analisis prosedur operasional dan supply chain harus diperhatikan dengan matang. Periksa mulai dari jadwal pengiriman reguler, dan audit kepatuhan hukum perusahaan. 

Tak lupa, analisis juga kebutuhan pelanggan dan strategi pemasaran yang relevan dengan permintaan pelanggan. Kembangkan hal-hal di atas berdasarkan segmentasi pelanggan. Semakin efisien operasional perusahaan, maka semakin efisien anggaran biaya supply chain yang dikeluarkan.

10. Outsourcing

Outsourcing adalah salah satu pilihan tepat untuk pertimbangkan jika Anda ingin mengurangi biaya supply chain. Tentu saja, Anda perlu melakukan uji tuntas yang tepat untuk memastikan kinerja penyedia layanan outsourcing tersebut.

Apakah penyedia layanan yang dipertimbangkan memiliki kemampuan untuk memberikan manfaat produktivitas dan efisiensi yang cukup baik atau tidak? Di bawah kendali dan manajemen yang tepat, outsourcing dapat menghasilkan penghematan biaya supply chain yang cukup besar dan supply chain yang fungsional.

11. Layanan pihak ketiga

Semakin banyak manajer gudang yang memanfaatkan layanan pihak ketiga sebagai bagian dari strategi operasional perusahaan distribusi. Tidak setiap aspek bisnis perlu dikelola sendiri. Pertimbangkan apakah pengeluaran bisnis Anda dapat dikurangi dengan memanfaatkan layanan gudang pihak ketiga. Terlebih lagi, pihak-pihak yang punya tempat atau gudang representatif di dekat pelanggan agar mengurangi biaya transportasi. 

Dengan menggunakan layanan pihak ketiga di saat yang tepat, bisa menjadi efisiensi biaya supply chain sekaligus pendorong keuntungan perusahaan.

12. Perkiraan permintaan dengan perencanaan penjualan

Untuk memastikan tidak mengalami kekurangan produk, rencanakan berapa perkiraan jumlah stok penjualan untuk periode ke depannya. Jika tidak, maka Anda bisa kehilangan konsumen yang membeli dari pesaing karena tidak ingin menunggu produk yang stoknya habis. Prediksi jumlah stok yang baik juga mencegah Anda membuang-buang uang untuk membuat atau membeli terlalu banyak produk. Lagi pula, apa gunanya kelebihan stok saat permintaan produk hampir nol?

Jika dilakukan dengan baik, prediksi ini mewakili salah satu strategi peningkatan supply chain terbaik: Jangan membeli dan mengirimkan apa yang tidak dapat Anda jual. Karena, tidak ada cara untuk memprediksi masa depan sepenuhnya, ini lebih mudah diucapkan ketimbang dilakukan. Prediksi penjualan dan perencanaan yang baik dapat menghemat uang perusahaan jika dilakukan dengan baik dan biasanya juga membutuhkan tenaga ahli profesional.

13. Meningkatkan kemasan atau packaging

Biasanya butuh peningkatan biaya untuk memperbaiki kemasan. Tetapi, hal ini sepadan dengan jumlah efisiensi biaya yang diperoleh jika kemasan barang lebih tahan lama. Semakin baik Anda mengemas produk, semakin kecil kemungkinan barang berharga Anda rusak selama proses pengiriman dan distribusi. 

Selain itu, penanganan paket barang yang tepat juga diperlukan. Jadi, pastikan untuk berbicara dengan karyawan tentang cara menangani paket barang dengan aman dan hati-hati selama perjalanan.

14. Analisis biaya operasi

Teknik lain yang dapat Anda gunakan untuk mengurangi biaya supply chain adalah dengan menganalisis biaya total. Ada banyak variabel yang berkontribusi terhadap total biaya supply chain yang tidak dapat Anda kendalikan, seperti pajak, asuransi, dan biaya penanganan. Alih-alih stres karena tagihan ini, fokuslah pada pengeluaran yang bisa Anda kendalikan. 

Evaluasi biaya transportasi Anda, pikirkan tentang mengkonsolidasikan pengiriman, dan otomatiskan surat tanda terima barang  atau konosemen (bill of lading) Anda. Biaya logistik merupakan bagian yang sangat besar dari biaya supply chain. Jadi, kalau biaya ini bisa ditekan, akan menambah keuntungan perusahaan. Anda mungkin menemukan lebih banyak peluang untuk menghemat uang tak terduga sebelumnya.

15. Manfaatkan ruang dengan lebih baik

Memanfaatkan ruang yang Anda miliki untuk menghemat anggaran lebih besar. Seperti yang pasti sudah Anda ketahui, menyimpan inventaris dan persediaan di gudang itu membutuhkan biaya. Periksa kembali apakah Anda memanfaatkan ruang yang Anda miliki atau tidak. 

Anda mungkin saja menemukan bahwa ternyata masih ada beberapa space kosong atau ruang yang dapat dimanfaatkan menyimpan stok barang ekstra.

16. Jangan selalu menawarkan pengiriman cepat gratis

Meskipun banyak situs web e-commerce menawarkan pengiriman cepat gratis, ini bukanlah cara terbaik untuk mendorong pelanggan agar mau check-out keranjang belanja mereka. Jika pelanggan menemukan nilai dalam produk atau layanan, mereka akan membayar ekstra agar produk dikirimkan kepada mereka lebih cepat. 

Sebagai contoh, beberapa toko menyediakan promo layanan gratis ongkos kirim atau voucher diskon ongkos pengiriman, dan pengiriman lebih cepat di hari yang sama. Pelanggan yang benar-benar menginginkan suatu produk, biasanya tidak akan meninggalkan keranjang belanjanya begitu saja. Maka itu, untuk meningkatkan keuntungan, ini adalah cara yang bagus untuk Anda coba.

17. Memanfaatkan data bisnis

Pastikan untuk memanfaatkan kekayaan wawasan yang diberikan informasi internal Anda. Kumpulkan data-data dari beberapa sumber seperti lahan bisnis, transportasi, gudang, tenaga kerja, dan payroll untuk menciptakan skenario data besar dalam efisiensi biaya. 

Secara umum, mengintegrasikan data dari beberapa sumber memberikan pandangan yang komprehensif. Jadi, Anda bisa merencanakan inventaris di internal perusahaan dengan lebih akurat. Dengan kecerdasan bisnis yang terintegrasi ke dalam perencanaan tersebut, Anda dapat lebih yakin bahwa jaringan distribusi barang tidak menciptakan hambatan pengiriman atau malah justru meningkatkan biaya.

18. Pindahkan persediaan lebih cepat

Penyedia layanan pihak ketiga (outsourcing) dapat membantu Anda menemukan cara untuk mempercepat pengiriman dari supplier. Sehingga, Anda dapat memesan lebih dekat ketika sedang membutuhkan barang. Jika Anda memesan lebih awal, Anda bisa dikenakan biaya gudang. Sebab, Anda akan membutuhkan ruang untuk menyimpan barang-barang ini saat pelanggan memesannya. 

Selain itu, Anda berisiko kehilangan atau merusak stok karena ada di sekitar gudang. Dengan outsourcing pergudangan dan distribusi, Anda dapat mempersingkat waktu yang diperlukan untuk mendapatkan barang dari supplier guna memenuhi pesanan pelanggan.

19. Mengukur kinerja

Meninjau kinerja supply chain Anda secara teratur adalah langkah penting untuk menjadikannya proses yang paling efisien. Ini adalah cara yang bagus untuk mendapatkan pemahaman mendalam tentang supply chain Anda. Selain itu, Anda lebih mudah menemukan celah di mana hal-hal yang masih bisa diperbaiki atau ditingkatkan lebih lanjut. 

Saat melihat prosedur transportasi untuk peluang penghematan biaya, metrik seperti analisis biaya dan kinerja dapat menunjukkan kepada Anda secara khusus cara meningkatkan produktivitas, pembayaran, dan sebagainya.