b. Nomor Surat
Nomor surat berfungsi untuk memudahkan pengarsipan dan pencatatan surat yang dikirimkan. Nomor surat biasanya terdiri dari kode tertentu yang menunjukkan jenis surat dan urutannya.
c. Alamat Tujuan
Bagian ini memuat informasi penerima surat, seperti nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, serta alamat lengkap. Pencantuman alamat tujuan yang benar sangat penting untuk memastikan surat sampai ke penerima yang tepat.
d. Salam Pembuka
Salam pembuka adalah kalimat pembuka yang digunakan untuk menyapa penerima surat secara formal. Contoh salam pembuka yang umum digunakan adalah “Dengan hormat” atau “Kepada Yth.”
e. Isi Surat
Isi surat adalah bagian utama dari surat yang berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan. Dalam menulis isi surat, penting untuk menggunakan bahasa yang jelas, singkat, dan padat agar tujuan surat dapat dipahami dengan mudah oleh penerima.
f. Penutupan
Bagian penutupan berfungsi untuk mengakhiri surat dengan kalimat yang sopan dan formal. Contohnya adalah "Demikian surat ini kami sampaikan" atau "Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih."
g. Tanda Tangan dan Nama Terang
Setelah penutupan, surat bisnis harus mencantumkan tanda tangan pengirim, diikuti dengan nama terang dan jabatan pengirim surat. Hal ini memberikan kejelasan tentang siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
4. Cara Menulis Surat Bisnis yang Efektif
Agar surat bisnis dapat berfungsi dengan baik dan mencapai tujuannya, ada beberapa tips yang bisa diterapkan dalam penulisan surat bisnis:
a. Gunakan Bahasa yang Formal dan Profesional
Surat bisnis harus ditulis dengan bahasa yang sopan, baku, dan sesuai dengan norma-norma profesional. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu santai atau tidak tepat.
b. Tulis Secara Singkat dan Jelas
Pastikan untuk menulis surat dengan jelas dan tidak bertele-tele. Informasi yang disampaikan harus langsung pada inti masalah agar penerima surat dapat memahami pesan dengan mudah.
c. Perhatikan Format Surat
Gunakan format surat bisnis yang tepat sesuai dengan ketentuan umum. Pastikan tata letak, jenis huruf, dan margin surat sesuai agar surat terlihat rapi dan mudah dibaca.
d. Periksa Ejaan dan Tata Bahasa
Sebelum mengirimkan surat bisnis, pastikan untuk memeriksa ejaan dan tata bahasa yang digunakan. Kesalahan ejaan atau tata bahasa yang buruk dapat memberi kesan kurang profesional.
