Belakangan hari ini saya agak di sibukkan oleh partner saya sehari-hari karena dia tergabung dalam sebuah kepanitiaan untuk membuat sebuah acara. Saya tidak tahu juga acara itu apakah acara yang besar atau akan besar atau malah cuma acara kecil. Tetapi hal itu kemudian membuka beberapa lembar kehidupan saya dulu saat saya sedang senang-senangnya membuat acara, mulai dari acara yang santai seperti musik hingga yang serius seperti seminar.
Setiap kali saya akan membuat acara, apalagi waktu menjadi project leader, ada satu hal yang selalu saya hadapi yakni pertanyaan ke diri sendiri: "apa yang akan saya lakukan?". Meskipun sudah sering (sekitar 20 sampai 30 acara baik besar maupun kecil) nyatanya pertanyaan itu selalu muncul tanpa melihat di mana posisi saya dalam struktur kepanitiaan acara tersebut. Pertanyaan itu atas dasar pengalaman bahwa beda tim, beda acara, beda konsep, hingga beda tutur bahasa bisa menimbulkan perpecahan yang ujungnya menggagalkan acara itu.
Hal lainnya yang membuat otak saya "panas" di awal membuat sebuah acara adalah memikirkan ide atau konsep dari acara itu. Ide-ide segar dan cenderung out of the box sering sekali tidak diminati atau dijauhi oleh banyak rekan saya. Takut aneh dan tidak laku katanya. Tetapi menurut saya justru kebaruan akan lebih mengena ke ingatan orang dari pada acara yang sama dan seragam. Walaupun acaranya gagal dan jelek namun sebuah acara yang beda akan menimbulkan kesan.
Banyak orang lebih menyukai menggunakan konsep atau ide-ide lama yang kemasannya saja yang di ubah. Misalnya ingin membuat acara musik yang biasanya mengundang artis daerah kemudian karena sebelumnya sukses ditambahi dengan kedatangan artis ibu kota yang lebih punya daya tarik untuk mengundang penonton. Konsep acaranya sama, mungkin ada yang baru dengan mencontek ide dari acara lain kemudian ditambah artis ibu kota. Selesai.
Tidak salah, tetapi bagi saya rasanya akan hambar.
Di tahun 2013-2014 lalu saya pernah punya ide untuk membuat acara seminar terbuka di depan Gedung Rektorat Universitas Brawijaya Malang, di dua buah pohon besar pas depan gedung tersebut. Ide itu belum melangkah saja sudah di tolak. Rekan saya menganggap saya hanya bercanda. Tidak lazim. Sebuah acara serius saya coba ubah menjadi jauh lebih santai. Hanya itu yang ada di benak saya waktu itu.
Dibeberapa acara saya pernah untuk berhenti di tengah jalan atau terpaksa untuk memutar jalan mencari jalan yang lain karena apa yang kita harapkan akan terjadi terasa sulit untuk dilakukan dan bahkan mustahil untuk dilakukan. Seperti contoh saya pernah ingin membuat acara talk show di kampus dengan pemateri yang sudah di list untuk dikonfirmasi. Dari sekitar dua puluh nama yang di list hanya satu yang confirm akan datang pada acara itu. Putar otak, akhirnya kita terpaksa mengubah konsep acaranya menjadi diskusi umum.
Berbeda lagi dengan acara saya yang lain yang hanya karena pendanaan terkendala (kekurangan sponsor yang berminat menyeponsori acara) akhirnya acara yang sudah di konsepkan harus di hapus dan tidak jadi terselenggara. Padahal kepanitiaan berikut anggota sudah dibuat dan secara ekspektasi kita harusnya banyak sponsor yang berminat dengan acara itu. Acara pertunjukan seni musik. Padahal tim sponsorship adalah orang-orang yang memang biasa mengurus itu.
 Dalam membuat acara ada satu catatan penting yang sering saya bawa: "jauhkan ekspektasi atau harapan acara akan begini-begitu. Fokus untuk mengeksplor sumber daya yang ada, dan biarkan ide bermain bebas tanpa harus melihat nantinya bisa berhasil atau tidak. Rencanakan dengan melihat banyak aspek, terutama aspek kendala. Tempatkan sesuai kebutuhan orang yang dianggap mampu jangan sok mampu dan berlebih. Lakukan sesuai job desc dan S.O.P serta berkomunikasilah dengan efektif.  Jauhi mengambil keputusan sendiri. Awasi perencanaan hingga pelaksanaan. Waspada dan catat semua hal yang terjadi. Lakukan evaluasi dengan tidak menyalahkan saja namun memberi saran."
Itu semua pengalaman saya yang tidak seberapa dalam membuat acara, bekerjasama dengan orang lain hingga mendapatkan beberapa rupiah dari membuat acara. Ber-ekspektasi tinggi boleh, bahkan bagi sebagian orang harus. Tetapi, ekspektasi juga harus melihat kemampuan kita dan tim karena tidak semua orang sama seperti kita dan tidak semua orang juga se-optimis kita. Jangan sampai karena keinginan kita untuk membuat acara yang perfect malah membuat tim kita kewalahan dan tidak maksimal dalam membuat acara. Bagi saya yang terpenting bukan kesempurnaan hasil, tapi kesempurnaan kerja.Â
Seperti tulisan kali ini adalah hasil saya, terlepas pembaca sekalian suka atau tidak saya menceritakan pengalaman seperti ini. Terpenting bagi saya adalah bagaimana saya me-review kembali apa yang saya dapat dulu dan dalam satu hingga dua tahun ini tidak saya kerjakan, memanajemen acara. Jujur saya rindu membuat acara lagi. Berdebat dengan rekan, diskusi hingga larut malam hanya demi acara yang waktu pengerjaannya tidak sebanding dengan waktu penyelenggaraannya. (AWI)
