Jangan Buang Sembarangan Arsip Bekas, Kenapa?

"Baik Pak. Saya paham.:

"Berikutnya jangan diulangi lagi ya. Terapkan seperti yang saya jelaskan tadi kalau mau membuang arsip surat yang salah ketik tadi, paham ya."

"Siap Bapak."

Begitulah kira-kira kejadian saya ketika menegur salah satu staf saya soal arsip surat konsep yang dibuangnya tadi. Saya jelaskan kepadanya agar hati-hati dan tidak ceroboh membuang arsip konsep.

Lantas, kenapa sih arsip bekas, arsip konsep seperti yang sudah saya jelaskan di atas tidak boleh main buang begitu saja?

Arsip bekas konsep surat menyurat yang dibuang sembarangan tanpa memperhatikan bagaimana cara memusnahkannya | Dokumen foto via Freepik.com

Ya, arsip bekas, arsip konsep, ataupun arsip surat menyurat yang salah ketik, maupun bekas koreksian, tidaklah boleh langsung dibuang ke tong sampah begitu saja. 

Karena meskipun arsip tersebut adalah arsip konsep ataupun arsip yang salah dalam pengetikan, namun dalam surat menyurat, isi konten yang terdapat di dalamnya masih termaktub data dan informasi tentang kantor.

Jelas saja kalau dibuang langsung tanpa di musnahkan dengan cara dirobek-robek misalnya, maka akan berpotensi terjadinya kebocoran data dan informasi milik kantor, sehingga data dan informasi di dalamnya bisa terbaca pihak lain.

Bayangkan saja, bila berlembar-lembar arsip konsep tersebut jatuh ke tangan yang tidak bertanggung jawab, maka mereka bisa saja memanfaatkannya untuk tindakan yang tidak semestinya seperti misal, melakukan spionase, pembobolan data, atau bahkan peretasan.

Arsip konsep kantor, meskipun itu adalah arsip yang isinya surat salah ketik ataupun bekas koreksian, tetaplah masih berisi sumber data dan informasi kantor. Sehingga sangat rawan bila sampai bocor ke pihak lain akibat pemusnahannya tidak sesuai prosedurnya, yaitu dirobek-robek sampai tak terbaca isinya.