Pemusnahan Arsip Perusahaan Tidak Bisa Sembarangan, Kenapa?

Anda sedang mencari-cari arsip penting tapi arsip yang dicari tersebut enggak ketemu, ketika dikonfirmasi oleh yang mengarsipkan, eh ternyata arsip yang Anda cari sudah dimusnahkan, padahal arsip tersebut masihlah sangat dibutuhkan, bahkan usia arsipnya pun masih terbilang muda tapi malahnya sudah dimusnahkan.

Pernahkah kamu mengalami hal ini?

Kalau Anda pernah mengalaminya, maka itu artinya ada yang tidak beres dalam tata kelola penyusutan maupun pemusnahan arsip di lingkungan perusahaan Anda.

Baca juga: Jangan Sepelekan Pengelolaan Arsip! Kenapa?

Ya, pemusnahan arsip itu sebenarnya tidak bisa sembarangan, ada tahapan-tahapan dan proseduralnya, termasuk ada kriteria-kriterianya apakah arsip sudah bisa dimusnakan atau belum, dapat dimusnahkan atau tidak, sehingga tidak terjadi seperti apa yang terjadi tadi di atas, arsip masih usia produkrif tapi terikut dimusnahkan.

Perlu diketahui juga adalah, pemusnahan arsip merupakan bagian dari kegiatan penyusutan arsip, yang bertujuan untuk pengurangan arsip dan penyelamatan arsip baik fisik maupun informasinya.

Tapi pada kenyataannya di lapangan, perusahaan kerap mengabaikan tata kelola pemusnahan arsip ini, sehingga kerap terjadi pula arsip masih bernilai penting dan usia arsipnya masih muda atau produktif sudah dimusnahkan,

Baca juga: Jangan Menukar Rezeki Orang Lain Atas Nama Privilese

Bahkan parahnya lagi ada yang dijual secara kiloan atau lebih parah lagi dibuang begitu saja ke tempat sampah umum. Sehingga seringkali juga arsip malah jatuh ke pihak luar , isinya diketahui oleh pihak luar, dan pihak luar jadi tahu tentang internal perusahaan dari arsip tersebut.

Oleh karenanya, guna menghindari terjadinya kebocoran informasi dan kesalahan dalam pemusnahan arsip, maka tata kelola pemusnahan arsip dalam suatu perusahaan haruslah diterapkan dengan bijak dan bertanggung jawab atau tidak bisa sembarangan dalam memusnahkan arsip.

Baca juga: Young Talent Punya Bawahan Old Talent yang Dominan dan Superior, Bagaimana Memanajerialnya?

Lantas tata kelola apa yang bisa diterapkan dalam pemusnahan arsip ini?

Ilustrasi Gambar Arsip Kantor : Sumber Foto Via Freepik.com

Nah, berkaitan dengan itu berikut ada beberapa tata kelola pemusnahan arsip yang bisa diterapkan di antaranya yaitu;

1. Tahap Pengkriteriaan Arsip.

Nah, dalam tahap pengkriteriaan ini maka arsip diteliti lalu dikriteriakan berdasarkan, apakah arsip sudah tidak memiliki nilai guna, baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder, apakah arsip telah habis retensinya (usia ekonomisnya) dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan penilaian saat diretensi.

Kriteria selanjutnya adalah, apakah arsip yang akan dimusnahkan tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, dan apakah arsip tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

2. Tahap Pembentukan panitia penilai pemusnahan arsip.

Dalam tahap ini, maka panitia penilai arsip sekurang-kurangnya harus memenuhi unsur, adanya pimpinan yang bertanggung jawab sebagai ketua merangkap anggota, adanya Pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota, dan adanya Arsiparis (personal pengarsip) sebagai anggota. 

Dalam hal ini, panitia penilai arsip dibentuk adalah dalam rangka melakukan verifikasi arsip yang akan dimusnahkan, penilaian arsip yang akan dimusnahkan, penyeleksian arsip yang akan dimusnahkan berdasar daftar arsip usul musnah.

3. Tahap Pelaksanaan pemusnahan arsip.

Dalam tahap ini maka perlu dibuat daftar berita acara pemusnahan beserta daftar arsip usul musnah yang ditandatangani oleh pimpinan yang ditunjuk atau pimpinan lainnya yang ditunjuk dan disaksikan oleh anggota tim dan arsiparis.

Selanjutnya adalah membuat keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip, membuat notulen rapat penitia pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian dan pemusnahan, membuat surat persetujuan pemusnahan arsip dari pimpinan, membuat berita acara pemusnahan arsip  dan membuat daftar arsip yang dimusnahkan

Sedangkan dalam pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara, antara lain, pembakaran, pencacahan, penggunaan bahan kimia, pulping, atau cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah. 

4. Tahap pengakhiran tata kelola pemusnahan arsip.

Melaporkan kepada pimpinan terkait, tentang kegiatan pemusnahan arsip yang telah dilaksanakan dan mengarsipkan berbagai arsip pemusnahan sebagai dasar pertimbangan bagi kegiatan selanjutnya serta sebagai bukti pertanggung jawaban kepada para pihak di dalam perusahaan.

-----

Nah, itulah beberapa tahapan tata kelola pemusnahan arsip yang dapat penulis sarankan, semoga saja bisa menjadi tambahan wawasan bagi bersama.

Yang jelas sekali lagi penulis tegaskan, pemusnahan arsip itu jangan disepelekan, memusnahkan arsip tidak bisa sembrangan, jangan main asal buang arsip ke sembarang tempat atau main bakar arsip tanpa dinilai terlebih dahulu apakah arsip itu sudah waktunya dimusnahkan atau belum dan dapat dimusnahkan atau tidak.

Demikian kiranya artikel ini.

Artikel ke 61, tahun 2023.

Sigit Eka Pribadi.