Saya pernah menegur staf bawahan saya karena gara-gara dia salah menjabarkan delegasi tugas dari saya, menyebabkan saya jadi salah paham dengan bagian lainnya di kantor, khususnya dengan atasan yang memimpin di bagian tersebut.
Saya dikira memerintah kepala bagian tersebut, padahal posisi dalam organisasi selevel, sempat terjadi konflik, namun setelah saya komunikasikan dengan baik kepada atasan dibagian tersebut, akhirnya kesalahpahaman tersebut dapat diselesaikan.
Ya, koordinasi mudah diucapkan, bahkan sangat begitu mudah untuk didelegasikan, tapi pada praktiknya di lapangan, koordinasi kerap tidak berjalan dengan baik. Mudah diucap tapi sulit dikerjakan.
Hal ini karena, di antara kedua belah pihak masih sering terjadi salah pengertian, salah paham, hingga miskomunikasi, akibat pesan ataupun informasi yang diterima tidak tersampaikan dengan baik, bahkan justru putus di tengah jalan.
Atau malah salah garis hierarki koordinasinya, seharusnya garis koordinasinya garis putus-putus yang memiliki arti bahwa antara satu pihak dengan pihak lainya ada hubungan koordinasi yang sejajar, namun yang terlaksana adalah garis perintah.Â
Hasilnya, karena terjadi miskoordinasi ini, ya tentu saja akan menimbulkan dampak ketidaknyamanan, ketersinggungan, kesalahpahaman, hingga menimbulkan konflik.
Sehingga jelas tergambar kalau dalam suatu organisasi atau kantor sering terjadi miskoordinasi, maka kerja sama dalam suatu organisasi tidak kompak dan solid.Â
Padahal dalam struktur organisasi itu sudah jelas, terkait bagaimana sih penerapan koordinasi dalam organisasi baik itu antar bagian maupun secara personal, karena ada garis koordinasinya siapa dan bagian apa yang bertindak sebagai pendelegasi tugas ataupun perintah, serta siapa dan bagian apa yang saling selevel.
Secara jelasnya yaitu, garis koordinasi yang digambarkan dengan garis tidak putus-putus artinya posisi dalam struktur organisasiya adalah yang di atasnya boleh langsung memberikan perintah pada posisi seseorang yang berada di bawahnya (garis Perintah).Â
Sedangkan kalau garis koordinasinya adalah garis putus-putus, maka memiliki arti bahwa antara satu pihak dengan pihak lainya hubungannya adalah sejajar.
Yang jelas, koordinasi ini sejatinya adalah inti dari manajemen dan merupakan bagian integral dari semua fungsi manajerial dalam suatu organisasi, kalau koordinasi yang diterapkan sering miss atau tidak beres, jelas akan mengganggu kinerja organisasi.
Oleh karenanya, koordinasi ini tidak bisa disepelekan, sebab koordinasi sangat krusial mempengaruhi hasil kerja masing-masing teamwork dalam suatu organisasi.
Nah, berkaitan dengan itu juga, guna menghindari terjadinya miskoordinasi, semoga apa yang penulis sarankan ini bisa menjadi referensi atau setidaknya menambah wawasan yang bermanfaat.
1. Saling memahami hubungan garis koordinasi di antara personal maupun secara organisasi.
Ya, hubungan garis koordinasi inilah yang sering banget disepelekan. Oleh karenanya penting bagi unsur atasan dalam suatu bagian di kantor haruslah memberikan penekanan kepada bawahannya tentang bagaimana berkoordinasi, baik itu kepada bagian yang selevel ataupun bagian yang diatasnya.
Kalau atasannya sering memberikan penekanan dalam setiap delegasi perintah untuk berkoordinasi, tentu bawahan akan terdoktrin bagaimana menerapkan tata krama koordinasi sesuai yang disampaikan atasannya.
2. Pahami posisi masing-masing secara personal, baik itu secara internal pada bagian sendiri maupun eksternal pada bagian lainnya.
Baik itu atasan maupun bawahan dalam suatu bagian, amatlah penting untuk memahami jabatan dan jobdesc di masing-masing bagian, apalagi ketika berhubungan dengan bagian lain dalam organisasi.
Jangan sampai terjadi kasus seperti yang dilakukan bawahan penulis ini misalnya, dia menyampaikan pada salah satu personel di bagian lain bahwa ada perintah dari kepala bagiannya (saya) kepada kepala bagiannya untuk menghadap saya, padahal saya menyampaikan kepada bawahan saya bukan begitu.
Saya menyampaikan kepada dia, mas tolong tanyakan ke sekretaris apakah kepala bagiannya sedang ditempat atau tidak, kalau ditempat saya mau ketemu, kalau tidak ditempat tolong koordinasikan kapan kira-kira di tempat.
Jelas saja ketika koordinasi dan komunikasi yang salah tersebut sampai kepada atasan si sekretaris, tentu saja atasan si sekretaris tersebut komplain kepada saya.
Pak Sigit, kita ini segaris dan posisi jabatan kita selevel loh, masa Pak Sigit kok memerintahkan saya untuk menghadap Pak Sigit, kata rekan kerja saya tersebut via telepon.
Wah, maaf mas Roni, ini salah paham ini mas, bukan begitu mas, jawab saya.
Saya pun menjelaskan secara detil seperti apa sebenarnya delegasi perintah saya kepada bawahannya, akhirnya rekan kerja saya tersebut maklum.
Inilah kiranya yang penting, agar atasan maupun bawahan dalam suatu bagian memahami posisi masing-masing secara personal, baik itu secara internal pada bagian sendiri maupun eksternal pada bagian lainnya.
3. Tanyakan kalau belum jelas dan pastikan pesan atau informasi yang akan disampaikan.
Ya, sering terjadinya miskoordinasi yang juga menyebabkan miskomunikasi adalah ketika penerima pesan merasa belum jelas terkait apa yang akan disampaikan tapi enggan bertanya, akhirnya tersesat dalam komunikasi dan koordinasi.
Oleh karenanya, agar tidak terjadi miskoordinasi dan miskomunikasi, kalau pesan atau delegasi perintah masih dirasa kurang jelas, haruslah ditanyakan ataupun dikonfirmasi ulang untuk memastikan apa pesan atau delegasi perintah tersebut.
Nah, inilah kira-kiranya saran sederhana dari penulis soal sering terjadinya miskoordinasi ini, mudahan bisa menambah referensi bagi bersama.
Yang jelas, koordinasi itu adalah fungsi manajemen yang memastikan bahwa setiap departemen dan kelompok yang berbeda dapat bekerja sama secara sinkron. Sehingga dalam pelaksanaannya terdapat kesatuan tindakan antara karyawan, kelompok, dan berbagai departemen.
Koordinasi itu membawa keselarasan dalam melaksanakan berbagai tugas dan aktivitas untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Intinya, koordinasi adalah suatu pengaturan yang tertib dari upaya-upaya penyatuan tindakan untuk mencapai tujuan bersama.
Demikian artikel ini.
Artikel ke-50, tahun 2023.
