Bila Anda pernah melihat atau menggelar suatu pagelaran event sukses digelar, seperti drama kolosal misalnya, opera kolosal misalnya, sendra tari kolosal misalnya, seminar nasional misalnya, dan event lainnya atau bahkan sampai event skala kecil sekalipun seperti, launcing produk misalnya, hingga rapat kantor misalnya.
Apakah kira-kiranya yang menjadi kesan penilaian Anda dari suksesnya event tersebut digelar?
Ya, kesan amazing lah pastinya, dan pasti anda akan memberi apresiasi positif, bahwa segala sesuatunya berkaitan dengan gelaran event tersebut telah dipersiapkan secara profesional dan optimal.
Lantas, bagaimana kalau yang terjadi adalah sebaliknya, ketika Anda melihat atau menggelar event yang digelar, eh pada realitanya ternyata banyak kesalahan teknis dan non teknisnya, banyak kendala tak terduga lainnya, sehingga event berlangsung terlihat tidak teratur, tidak tertata, dan terkesan berantakan?
Ya, pasti kecewa berat, bahkan Anda pasti akan memberikan penilaian yang minor, karena gelaran event tidak dikelola secara profesional, dan tidak dipersiapkan dengan optimal.
Nah, inilah sejatinya menggambarkan bahwa event tersebut tidak digladi kotor kan dan di gladi bersih kan terlebih dahulu, langsung main asal jalan saja tanpa persiapan yang optimal.
Oleh karenanya berkaitan dengan soal gladi kotor dan gladi bersih ini, berdasarkan pengalaman penulis yang pernah dipercaya menggelar event, dan siapa tahu kedepan Anda dipercaya menggelar event. Atau, malah Anda sendiri yang akan menggelar event.
Maka di sini penulis ingin membagikan referensi terkait kenapa sih fungsi gladi kotor dan gladi bersih dalam suatu event dan apapun itu event-nya sangatlah penting untuk diterapkan.
A. Kenapa setiap event atau kegiatan yang melibatkan orang banyak (kolosal) itu harus digladi kotor kan terlebih dahulu?
1. Gladi kotor sebagai persiapan awal event ataupun kegiatan.
Ya, langkah pertama pada gladi kotor ini penting dilakukan, karena di sinilah sebagai langkah awal dalam rangka mempersiapkan segala sesuatunya.
Sehingga di sinilah segala sesuatunya, mulai dari sarana dan prasarananya dipersiapkan, lalu terkait mempersiapkan siapa-siapa saja orang-orang yang terlibat dalam event, termasuk juga memberikan gambaran kasar terlebih dahulu, seperti apa event ini kedepannya.
2. Gladi kotor sebagai kerangka awal event ataupun kegiatan.
Langkah kedua dalam gladi kotor ini adalah berguna untuk jadi kerangka event, karena dari sinilah juga akan diketahui hal-hal yang kiranya masih belum terakomodir.
Sehingga semakin melengkapi apa yang dirasa masih kurang saat langkah awal tadi di atas, termasuk untuk mematangkan konsep event-nya atau kegiatannya seperti apa.Â
3. Gladi kotor sebagai rundown awal acuan gladi bersih.
Ya, setelah memastikan sarana prasarana lengkap, personal yang terlibat lengkap, dan sudah ada gambaran konsep kasar seperti apa kegiatannya.
Maka, selanjutnya tinggal di- rundown dan diceklist saja sesuai urut-urutan kegiatan, yang kedepannya digunakan sebagai acuan dalam rangka menerapkan tahap gladi bersih event.
B. Kemudian yang berikutnya, kenapa setiap event atau kegiatan yang melibatkan orang banyak (kolosal) itu harus digladi bersih kan terlebih dahulu?
1. Gladi bersih sebagai gambaran umum memastikan kesiapan sarana prasarana kegiatan dalam event.
Ya, di sinilah seluruh sarana dan prasarana event sudah harus secara dimatangkan dan dioptimalkan, serta dipastikan tidak ada kendala, baik itu kendala teknis maupun non teknis.
Atau dalam artian, sarana dan prasarana baik itu piranti keras maupun piranti lunak sudah optimal semuanya, sudah dipastikan tidak ada lagi kekurangan yang mendasar.
2. Gladi bersih untuk memastikan kesiapan personal yang terlibat.
Pada tahap kedua gladi bersih ini, para personel yang terlibat baik itu crew, pendukung event, dan para pelakunya serta pelaksananya, sudah harus siap sedia dengan peran dan tugas tanggung jawabnya masing-masing.
Siapa berbuat apanya sudah harus dipahami secara jelas, detail, dan mendalam, sehingga diharapkan tidak ada lagi kesalahan mendasar dari tugas tanggung jawab dan peran masing-masing, semua personal yang terlibat harus sudah terlatih dan siap pada tanggung jawab tugasnya masing-masing.
3. Gladi bersih sebagai gambaran event yang sesungguhnya.
Setelahnya seluruhnya mulai dari tahapan-tahapan gladi kotor, hingga tahap pertama dan tahap kedua gladi bersih diterapkan.
Maka langkah terakhir adalah tinggal di gladi bersih kan gelaran event seperti menggelar event yang sesungguhnya, sehingga harus digelar mulai dari rangkaian awal kegiatan sampai selesai kegiatan, yang tentunya hal ini untuk memastikan kesiapan kesuluruhan event.
Tahap terakhir ini tentu saja boleh digelar dua kali, namun dengan catatan kalau memang pada gelar acara gladi bersih yang pertama masih ada yang harus dievaluasi, maka tidak ada salahnya untuk digelar lagi gladi bersih acara yang kedua kalinya, untuk semakin memastikan kesiapannya secara keseluruhan.
Nah, selanjutnya ya tinggal menggelar saja event yang sesungguhnya, setelahnya tinggal dijalani saja, niscaya kalau sudah digladi kotor kan dan gladi bersihkan event yang sesungguhnya bisa berjalan dengan lancar.
Kalaupun masih ada kesalahan, tentu kesalahan tersebut sangatlah kecil dengan tingkatan kesalahan yang masih sangat wajar dan bisa ditolerir, atau masih jauh banget dari kesalahan fatal.
Nah, inilah sekiranya yang bisa penulis bagikan terkait gladi kotor dan gladi bersih dalam rangka menggelar event ini.
Jadi, seberapa penting gladi kotor dan gladi bersih ini?
Ya, jawabannya adalah sangatlah penting, karena gladi kotor dan gladi bersih sangatlah mempengaruhi dan menentukan, terkait sukses atau tidaknya event yang akan digelar.
Demikian kiranya artikel ini, semoga bermanfaat.
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
