Seberapa penting sih kontrol paraf atau approval itu pada surat dinas?
Apakah menjadi suatu keharusan dan boleh enggak sih kalau suatu surat dinas itu tidak ada kontrol parafnya?
Lagi pula terlalu birokratif, sebabnya surat dinas sering terhambat akibat adanya kontrol paraf ini, karena seringkali pejabat terkaitnya tidak di tempat?
Ya, beginilah pertanyaan-pertanyaan yang sering sekali penulis temukan dalam sesi tanya jawab ketika penulis mendapat tugas menjadi narasumber sosialisasi Administrasi Umum dan Tulisan Dinas baik itu di instansi pemerintahan dan swasta.
Yang jelas pertanyaan-pertanyaan tersebut tidaklah sepele, butuh penjelasan yang kronologis dan logis.
Oleh karenanya, izinkan penulis ingin berbagi wawasan melalui artikel ini, sekaligus juga artikel ini jadi bahan referensi penulis sendiri bagi ke depannya.
Lalu, kenapa sih kontrol paraf itu penting? Inilah alasannya;
1. Sebagai bukti otentik terkait pertanggung jawaban pejabat-pejabat pengolah surat.
Surat dinas sering sekali berkaitan dengan persoalan yang sebelumnya, sehingga ada kalanya arsip surat dinas yang sebelumnya harus ditelusuri kembali untuk dijadikan dasar/referensi pembuatan surat dinas yang sedang diolah.
Pada umumnya surat dinas juga selalu berkaitan tentang siapa-siapa seharusnya personal yang mengolah sesuai pada bidang tugasnya yang bertanggung jawab untuk mengolahnya.
Nah, di sinilah pentingnya fungsi kontrol paraf tersebut, ketika arsip surat dinas yang ada kontrol paraf tersebut sudah ditemukan sebagai dasar pembuatan surat.
Maka, akan mudahlah mengetahui siapa yang bertanggung jawab untuk mengolah surat dinas tersebut.
Selain itu, bila suatu saat ke depan, terjadi permasalahan yang tidak diinginkan seperti misal ada penyelewengan anggaran, ada penyelewengan wewenang, ataupun penyelewengan yang lainnya.
Maka akan sangat mudah mengusutnya secara kronologis, karena dalam kontrol paraf tersebut tertera paraf dan kapan waktu diparaf oleh para pejabat terkait yang bertanggung jawab soal arsip surat dinas tersebut.
Jadi jelaslah sudah, kalau arsip surat dinas tidak ada kontrol parafnya dan hanya ada tanda tangan pejabat utama saja, akan sangat sulit mengusutnya kalau sewaktu-waktu ada kasus.
Di sinilah yang sering sekali juga kejadian, kenapa seorang pejabat instansi pemerintahan atau direktur perusahaan lengah langsung asal main tanda tangan saja tanpa meneliti terlebih dahulu surat yang ditandatanganinya tersebut.
Padahal surat dinas yang ditanda tangani tidak ada kontrol parafnya, sehingga pada akhirnya terjebak masalah hukum, akibat dari surat dinas tidak ada kontrol parafnya, menyebabkan bukti kasus hanya mengarah pada pejabat tersebut.
Oleh sebab itu, sebagai pengingat juga, bagi Anda yang menduduki jabatan penting di kantor, maka Anda jangan langsung tanda tangan kalau surat dinas tidak ada kontrol parafnya.
2. Sebagai fungsi pengawasan dan pengendalian antar pejabat terkait.
Setelah ada disposisi atau sejenis petunjuk pendelegasian, maka surat dinas tentunya akan diolah sesuai pada bidang tugas pokoknya masing-masing.
Seperti misal, dari konseptor ke operator Komputer, dari konseptor ke sekretaris, lalu berlanjut ke kepala urusan, lalu diteruskan lagi ke kepala seksi hingga ke pejabat utama sebagai penandatangan sah.
Di sinilah kontrol paraf itu menjadi fungsi pengawasan dan pengendalian sekaligus sarana komunikasi dan koordinasi, apalagi kalau berkaitan dengan anggaran ataupun keuangan.
Sehingga ke depan kalau surat dinas tersebut tersandung kasus sudah jelas siapa-siapa yang akan bertanggung jawab.
Sehingga tidak akan begitu sulit mengusut kasus, kalau ada oknum yang berbuat penyelewengan, semisal memalsu paraf bahkan memalsu tanda tangan pejabat.
3. Bukti otentik pelengkap kronologis ekspedisi surat.
Selain wajib tercatat pada buku agenda dan buku ekspedisi surat yang berguna sebagai bukti perjalanan surat, maka kontrol paraf ini juga sebagai bukti pelengkap ekspedisi surat.
Jadi akan mudah ditelusuri dan dibuktikan, kalau kiranya surat itu tersendat, maka pejabat tersebutlah yang akan bertanggung jawab soal kenapanya surat dinas tersebut belum terselesaikan.
4. Bukti otentik bahwa arsip telah di dilegalisasi sebagai arsip pertinggal.
Pada umumnya naskah surat dinas yang selesai diolah akan diperbanyak kemudian ditanda tangani dan dicap basah lalu dikirim sesusai alamat tujuan.
Lalu yang ada kontrol parafnya sebagai arsip pertinggal dan dicatat dan dicap arsip pertinggal, lalu disimpan oleh sekretariat atau humas.
Nah pada saat diarsipkan inilah juga, kontrol paraf berfungsi sebagai bukti pendukung terkait legalisasi arsip surat dinas.
Ini karena arsip surat dinas jelas terkait pertanggung jawabannya bahwa arsip tersebut tertera paraf basah pejabat terkait dan tanda tangan basah pejabat penanda tangan.
-----
Jadi inilah kiranya yang menjadi beberapa alasannya kenapa aturan kontrol paraf ini penting banget, dan kenapa juga setiap kantor mesti menerapkan aturan soal kontrol paraf ini.
Karena memang sudah semestinya surat dinas itu perlakuannya harus melalui mekanisme seleksi ketat sebelum ditanda tangani pejabat penandatangan yang berhak.
Oleh karena itulah, kenapa setiap kantor baik itu pemerintah maupun swasta menerapkan kebijakan soal kontrol paraf ini.
Lalu kalau ada yang bertanya boleh atau tidak sih surat dinas itu tidak pakai kontrol paraf, ya sebenarnya tidak ada larangan sih, akan tetapi beranikah suatu kantor berbuat seperti itu?
Jelas saja kantor tidak akan berani mengambil risiko besar kalau ke depannya ada kasus, jadi mekanisme kontrol paraf ini adalah sudah melekat menjadi kebijakan kantor untuk diterapkan dan harus ditaati.
Kalau soal terhambatnya surat dinas akibat pejabatnya sering tidak di tempat ya jelas dong pejabat tersebut yang harus bertanggung jawab.
Yang terpenting diposisi ini, pejabat terkait tersebut sudah diinformasikan, baik itu mungkin secara pesan elektronik ataupun menelpon langsung terkait adanya surat dinas yang harus segera diparaf.
Kalau perlu ya direkam saat menelpon pejabat tersebut, dan simpan screnshoot pesan elektronik untuk bukti ke depan, bahwa ada bukti yang menunjukan upaya dalam rangka menginformasikan surat yang harus segera diparaf.
Jadi seberapa pentingkah kontrol paraf ini, sejatinya sangat penting dan fungsinya vital, sehingga memang wajib diterapkan oleh suatu kantor.
-----
Nah, inilah kiranya yang dapat penulis sampaikan, semoga saja dapat bermanfaat.
Salam literasi.
Sigit Eka Pribadi.
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
