Setelahnya konsep dasar secara tertulis jadi, ya jangan juga langsung suruh operator mengetik tapi habis itu ditinggal begitu saja, ya didampingi lah, sampai konsep surat dasar selesai diketik.
Biasanya juga, di sinilah yang justru timbul ide dan gagasan cemerlang untuk semakin menyempurnakan dari apa yang sudah dikonsep sebelumnya.
Setelahnya konsep dasar sudah jadi atau selesai diketik, ya tinggal diserahkan ke sekretaris untuk diberi ke meja pimpinan. Kalau ada koreksi dari pimpinan, biasanya sih enggak jauh dari penyempurnaan pada pokok persoalan dan anak persoalan.
Lanjut saja lagi kan, tinggal disesuaikan sesuai koreksian, terus print lagi, jadi deh nett konsep, lalu diteruskan ke sekretaris, biasanya surat langsung paraf approval. Tinggal buat naskah final untuk tanda tangan basah dan stempel basah.
Yang tidak boleh terlupa adalah, setiap perjalanan surat dinas harus tercatat di buku agenda surat dan buku ekspedisi surat, sebagai bukti kronologis perjalanan surat.
-----
Ya, menuliskan konsep dasar secara manual seperti ini memang kelihatannya sih remeh-temeh banget dan sepele atau dianggap membuang-buang waktu dan enggak simpel.
Akan tetapi di sinilah yang krusial, setidaknya dengan menulis konsep dasar secara manual kita juga membaca sekaligus mengingat, dan mempertajam pikiran.
Di sinilah juga, setidaknya kesalahan-kesalahan fatal dapat diminimalisir, karena mengetahui prosesnya secara runut, paling-paling kalau ada kesalahan, ya sedikit dan masih tingkatan wajar.
Sekaligus kita juga punya kendali dan pengawasan kepada operator yang mengetik, dan juga menghargai operator, dan menunjukkan tanggung jawab yang profesional sesuai tugas pokok sebagai konseptor.
Nah itulah kiranya yang bisa penulis sarankan, terkait bagaimana langkah mengolah surat dinas kantor sampai nantinya jadi nett konsep dan surat final yang akan dikirimkan secara sah.
