Dear Fresh Graduate, Jangan Sepelekan "Cover Letter" dalam Melamar Kerja

Dalam melamar pekerjaan, tentunya ada beberapa dokumen yang harus disertakan seperti, curriculum vitae, resume, cover letter, fotokopi ijazah terakhir, dan berbagai sertifikat pendukung lainnya.

Nah umumnya dalam hal melamar kerja ini, kebanyakan dari fresh graduate sering sekali menganggap bahwa, CV, resume dan cover letter itu kurang lebihnya adalah sama saja.

Bahkan, sering sekali cover letter yang justru disepelekan, sehingga justru yang paling diprioritaskan adalah CV dan resume, padahal cover letter adalah yang terpenting di antara CV dan resume.

Terkait ini juga, jadi sering sekali timbul pertanyaan dari para fresh graduate, sebenarnya apa sih bedanya antara CV, cover letter dan resume itu, bukankah kurang lebihnya sama saja?

Ya, sepintas sih memang hampir sama saja, tapi jelas berbeda banget, karena di antara cover letter, CV, dan resume itu berbeda fungsi dalam hal menyampaikan maksud dan tujuan.

Kalau CV itu, berisi biodata lengkap dan detail mengenai apapun data pribadi pelamar kerja yang bermaksud untuk menyampaikan identitas diri dan riwayat pendidikan.

Resume merupakan rangkuman yang disampaikan dalam CV dan cover letter yang bermaksud menyampaikan uraian singkat tentang diri seperti, uraian singkat tentang latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, magang, prestasi dan sejenisnya.

Sedangkan cover letter merupakan surat pengantar lembar CV dan resume yang berisi tentang tujuan dari pelamar kerja kenapa ingin melamar kerja di suatu kantor, yang umumnya berisi tentang respon, motif, sebab, alasan dan jawaban pelamar kerja.

Jadi jelas di sini bagaimana perbedaan fungsinya, kalau CV dan resume adalah baru berfungsi menyampaikan latar belakang niat ataupun maksud kenapa ingin melamar kerja, sedangkan cover letter adalah berfungsi menyampaikan latar belakang tujuan kenapa pelamar kerja ingin melamar kerja.

Nah, melalui cover letter inilah nantinya, HRD suatu kantor akan mengetahui bagaimana etika komunikasi tertulis pelamar kerja dan mengetahui apa yang menjadi latar belakang pelamar kerja, kenapa ingin berkontribusi di suatu kantor.

Dari beberapa dokumen tersebut, umumnya cover letter adalah yang nantinya di letakkan di bagian depan dan merupakan dokumen yang paling pertama kali dilihat dan dinilai oleh bagian HRD suatu kantor.

Di sinilah sebabnya, kenapa fungsi cover letter itu lebih penting dan tidaklah boleh disepelekan dan sembarangan, ini karena cover letter adalah sangat berdampak pada kesan pertama HRD terhadap pelamar kerja.

Yang artinya juga, cover letter itu adalah bagian terpenting dari dokumen lamaran kerja, karena terkait bagaimana seorang pelamar kerja mampu mengantarkan dan membawa dirinya secara optimal pada suatu kantor.

Sehingga, jika para pelamar kerja gagal membuat cover letter dengan baik, maka niscaya pelamar kerja akan kehilangan kesan pertama terhadap HRD, dan akhirnya gagal mengantarkan dirinya untuk layak diterima kerja di suatu kantor.

Oleh karenanya, cover letter ini harus dibuat sebaik-baiknya dengan mengedepankan etika tutur kata tertulis yang sopan dan santun, seolah-olah pelamar kerja sedang memperkenalkan diri ataupun berbicara secara langsung kepada pihak HRD di suatu kantor.

Nah berkaitan dengan itu juga, berikut inilah sekiranya yang bisa penulis sarankan terkait bagaimana patokan dalam membuat cover letter.

Foto: Artur Szczybylo / Dreamstime.com

Pertama, sebelum membuat cover letter, sebaiknya buatlah terlebih dahulu semacam struktur cover letter yang umumnya terdiri dari, header, alamat dan tujuan, satu paragraf pembuka, paragraf isi sekitar dua hingga lima paragraf, dan satu paragraf penutup.

Kedua, setelah sudah ada gambaran dengan membuat struktur cover letter, mulailah dari bagian header yang berisi kepada siapa dan kepada alamat suatu kantor yang ingin dilamar seperti contoh dibawah misalnya;

Kepada Yth,
Bapak Sigit Eka Pribadi.
Manager Human Resource.
PT Radio Produksi Swaranam.
Balikpapan, Kalimantan Timur.

Ketiga, paragraf pembuka, yang berisi darimana pelamar kerja mengetahui informasi lowongan pekerjaan dan alasan mengapa tertarik dengan pekerjaan tersebut.

Paragraf pembuka ini harus dibuat catchy atau menarik perhatian dan menggambarkan bahwa pelamar kerja sudah meriset sebelumnya dengan dibuktikan mengetahui siapa orang yang dituju dalam suatu kantor, seperti HRD misalanya, Manager Personalia misalnya, dan sejenisnya.

Dan tentunya terkait bagaimana menuturkan gaya bahasa dan tata bahasa adalah boleh fleksibel, yang penting adalah bertutur yang bertatakrama dan beretika.

Keempat, paragraf isi yang berisi pernyataan mengenai ketertarikan dan keyakinan, kenapa ada kehendak dan niat ingin melamar kerja, kenapa alasannya pelamar kerja cocok menempati posisi yang dilamar.

Jangan lupa, paparkan juga berbagai skill yang dimiliki dan pengalaman maupun prestasi yang pernah dicapai yang tentunya juga harus relevan dengan posisi yang dilamar.

Kelima, paragraf penutup yang berisi mengenai ucapan terima kasih dan harapan untuk dipanggil dan membuka ruang diskusi pada tahap berikutnya dan jangan lupa sampaikan juga dalam paragraf penutup ini tentang penegasan bahwa posisi yang dilamar tersebut sangat cocok dan tepat diisi oleh pelamar kerja.

Nah inilah yang bisa penulis sarankan terkait cover letter, dan yang jelas dalam hal ini penulis menegaskan, bahwa cover letter ini amatlah berdampak penting, sebab cover letter adalah soal bagaimana pelamar kerja mampu men-delivery diri dengan baik dalam rangka memberi kesan pertama yang baik kepada suatu kantor.

Jika kesan pertama saja sudah membuat suatu kantor tidak berkenan kepada pelamar kerja, maka jelas akan berdampak pada berlanjut atau tidaknya pelamar kerja dapat diterima atau tidaknya oleh suatu kantor.

Demikianlah kiranya artikel singkat ini, semoga dapat bermanfaat.

Salam hangat.
Sigit Eka Pribadi.