Persidangan dalam Organisasi

           Dalam diri seseorang bakat dalam organisasi sebenarnya sudah ada, namun bagaimana itu semua bisa dilatih. Organisasi merupakan wadah atau kegiatan yang mampu mengasah diri seseorang dalam kemampuan mengatur, mengarahkan, merencanakan dan lainnya. Mengikuti kegiatan organisasi merupakan tindakan yang tepat untuk dilakukan, karena dengan berorganisasi akan membentuk jiwa kepemimpinan, bertanggung jawab, berani mengambil keputusan, memecahkan masalah, dan lain sebagainya. Ada banyak tipe organisasi yang bisa diikuti, mulai dari organisasi formal sampai organisasi lain yang bisa diikuti sesuai dengan kebutuhan manusia itu sendiri.

            Organisasi sering kita temui dikehidupan sehari-hari, seperti contoh yang paling dasar yaitu ada disistem keluarga kita, yang dimana ada orang tua (ayah) sebagai pemimpin, ada aturan-aturan yang diterapkan dan lain sebagainya. Hal ini membuktikan bahwa organisasi ini bisa ditemui dikehidupan sehari-hari dan sangat diperlukan. Begitu pula dalam lingkup sekolah, perguruan tinggi dan didunia pekerjaan.

            Organisasi akan tersistem sedemikian rupa dari tahap awal sampai dengan tahap akhir. Semuanya ada proses yang terjadi dan tidak mungkin dalam organisasi terjalan begitu saja tanpa adanya proses. Didalam organisasi ada tingkatan-tingkatan yang ada didalam nya, mulai dari ketua, wakil, sekretaris, bendahara dan lainnya menyesuaikan organisasi masing-masing yang biasanya ada yang memimpin bidang atau divisi lain serta ada anggotanya, itu semua memiliki tugasnya dan perannya masing-masing dalam menjalankan organisasi. Jika organisasi yang dijalankan melibatkan banyak orang, perlu adanya kerjasama, komunikasi yang baik, komitmen dan keseriusan agar organisasi bisa berjalan dengan lancar.

            Disetiap organisasi sudah pasti ada Visi dan Misi organisasi yang bertujuan sebagai arahan atau gambaran dalam menjalani program kerja kedepannya. Namun perlu diingat program kerja yang akan dilaksanakan akan berbeda-beda kebijakannya tergantung siapa yang memimpin organisasi tersebut. Tidak sembarangan orang bisa memimpin diorganisasi, tersebut karena pemimpin merupakan tonggak kesuksesan dalam organisasi dan seorang pemimpin harus memiliki jiwa tanggung jawab yang tinggi, mengayomi, dan kriteria lainnya.

            Salah satu program kerja atau rangkaian kegiatan yang paling penting dan paling sakral dalam organisasi adalah Rapat Kerja, dan MUBES (Musyawarah Besar). Rapat kerja merupakan awal perjalanan organisasi tersebut dengan merancang program kerja yang akan berjalan kedepannya selama periode yang berlaku. MUBES merupakan akhir dari masa jabatan organisasi karena disidang ini terdiri dari kegiatan penting antara lain:

• Penghantar Sidang (penjelasan istilah yang ada dipersidangan, ketukan palu, intrupsi dan lainnya)
• Sidang Pleno I (Pengesahan tata tertib sidang)
• Sidang Pleno II (Pembacaan laporan pertanggung jawaban dan pengukuhan demisioner periode sebelumnya)
• Sidang Pleno III (AD/ART atau Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga)
• Sidang Pleno IV (Uji kriteria, pemilihan ketua dan wakil ketua Himpunan atau organisasi lainnya periode baru)
• Sidang Lanjutan Pemilihan
• Sidang Penutup (Pengesahan)

Kegiatan tersebut sangat bersejarah bagi setiap organisasi karena akan berakhirnya masa jabatan yang lama ke masa jabatan yang baru dan akan datang. Didalam persidangan ini ada yang akan memimpin jalannya persidangan yaitu:

• Presidium 1 sebagai pemimpin sidang
• Presidium 2 sebagai eksekutor
• Presidium 3 sebagai notulensi.

            Ketiga presidium ini idealnya memimpin sidang sampai sidang penutup namun bisa digantikan yang lain jika dirasa presidium sidang sudah tidak bisa lagi memimpin persidangan dengan alasan tertentu dan disepakati oleh forum (peserta sidang).

            Yang paling dibutuhkan dalam dalam persidangan dan menjadi sakral adalah Palu sidang. Tanpa adanya palu sidang kesepakatan akan sangat sulit mengingat dalam persidangan palu sidang digunakan untuk mengesahkan kesepakatan bersama dan sebagai mengatur jalannya persidangan. Namun sebagai presidium harus memahami setiap ketukan palu sidang, karena setiap ketukan memiliki fungsi dan maknanya masing-masing, jadi tidak sembarangan mengetok palu sidang. Ada macam-macam penggunaan ketukan palu sidang, antara lain:

• Satu kali ketukan menandakan kesepakan dan pemberian palu sidang
• Dua kali ketukan menandakan skorsing atau menunda persidangan dan mencabut skorsing serta digunakan untuk menggantikan presidium sebelumnya ke presidium baru yang sudah disepakati forum
• Tiga kali ketukan menandakan pembukaan dan penutupan dalam persidangan
• Ketukan berulang kali dengan gagang palu menandakan untuk peringatan, meminta perhatia, dan menenangkan jika ada kegaduhan dipersidangan

            Selain ada presidium sudah pasti ada peserta sidang. peserta sidang juga diperlukan dalam persidangan, karena biasanya kesepakan sidang tidak akan sah melihat butuh kesepakatan bersama dalam persidangan. Ada beberapa hak sebagai peserta sidang yaitu:

• Hak bicara
• Hak memilih
• Hak dipilih
• Hak pengambilan keputusan.

            Namun dibalik hak itu ada aturan intrupsi untuk semua peserta sidang, jadi tidak sembarangan dalam bicara di ruang sidang. Intrupsi untuk peserta sidang antara lain:

• Point Of Previlege. Digunakan jika ada kepentingan yang mendesak, misalnya ijin ke toilet dan lainnya.
• Point Of Information. Digunakan jika ingin memberikan informasui penting.
• Point Of Justification. Digunakan untuk menguatkan pendapat sebelumnya.
• Point Of Question. Digunakan jika ingin menanyakan sesuatu.
• Point Of Clarification. Digunakan untuk mengklarifikasi sesuatu atau ingin menjernihkan permasalahan yang sedang terjadi.
• Point Of Order. Digunakan untuk meminta kepada presidium sidang untuk mengambil tindakan atau ingin mengusulkan sesuatu yang berkaitan dengan permasalahan dalam persidangan. Misal penambahan dan pengurangan point, waktu skorsing, dan usulan lainnya.
• Point Of Affirmation. Digunakan kepada presidium sidang untuk menguatkan pendapat atau argument dari peserta sidang.

Dalam persidangan ada istilah-istilah yang sering kita dengar dan memiliki makna penting. Istilah ini antara lain:

• Intrupsi merupakan meminta kesepakatan hak bicara
• Skorsing merupakan penundaan sementara dalam waktu tertentu sesuai kesepakatan presidium dan peserta sidang
• Lobbying merupakan penentuan jalan tengah jika ada permasalahan yang terjadi biasanya dengan skorsing waktu untuk meredakan pemasalahan atau perdebatan didalam persidangan
• Voting merupakan pengambilan keputusan dengan suara terbanyak
• Peninjauan Kembali (PK) merupakan pengulangan kembali pembahasan atau putusan yang sudah disahkan sebelumnya

REFERENSI

Musyawarah Besar IX Himpunan Mahasiswa Ilmu Komunikasi (Himikom) Universitas Islam 45 Bekasi, pada 23 Juni 2023

https://aljurem.wordpress.com/2012/01/31/teknik-persidangan/