Selain mendalami aspek teknis, mahasiswa juga mendapatkan wawasan mendalam tentang dinamika dunia kerja di lembaga besar. Mereka terlibat dalam rapat-rapat proyek, berinteraksi dengan anggota tim yang beragam, dan belajar beradaptasi dengan lingkungan kerja yang dinamis.
Program magang di PT. Indoraj Arsip Multiguna membuktikan bahwa kolaborasi antara dunia pendidikan dan industri dapat menciptakan pengalaman belajar yang berharga bagi mahasiswa. Keberhasilan mahasiswa dalam mengelola proyek inovatif tidak hanya meningkatkan efisiensi perusahaan, tetapi juga memperkaya kualitas pendidikan di dunia pendidikan khususnya bagi Universitas Negeri Malang.Â
Julia, salah satu mahasiswa magang dari Universitas Negeri Malang, juga menyampaikan, "Kami tidak hanya menjadi bagian dari tim magang, tetapi juga merasa memiliki tanggung jawab terhadap perbaikan proses pengelolaan arsip. Hal ini memberikan kami rasa pencapaian dan kebanggaan atas kontribusi kami."
Diharapkan bahwa magang ini dapat menginspirasi lebih banyak perusahaan untuk membuka pintu bagi mahasiswa dan perguruan tinggi untuk mengadopsi pendekatan serupa. Melalui kerjasama ini, bukan hanya kompetensi teknis yang ditingkatkan, tetapi juga keterampilan manajemen, kolaborasi tim, dan adaptabilitas yang merupakan aset berharga di dunia kerja yang terus berkembang. Semoga program magang seperti ini menjadi langkah awal untuk membentuk generasi muda yang siap menghadapi tantangan masa depan dengan keyakinan dan keterampilan yang diperlukan.
Risqi, manager operasional PT. Indoraj Arsip Multiguna, mengungkapkan, "Saya merasa sangat terbantu dengan adanya mahasiswa magang disini, saya bisa merasakan semangat mereka"
"Mereka sangat semangat dalam mengerjakan semua tugas yang diberikan. Mereka juga berusaha untuk memenuhi setiap target harian, bahkan ada yang melebihi target." tambahnya.Â
Selama masa magang berlangsung, sejumlah permasalahan terkait pengelolaan arsip di lembaga negara telah teridentifikasi. Beberapa di antaranya mencakup pemilahan yang tidak konsisten, di mana arsip yang masuk belum tentu telah dikelola dan diklasifikasikan dengan baik, menyebabkan kesulitan dalam mengidentifikasi serta mencari dokumen yang diperlukan. Ketidakjelasan kriteria klasifikasi, seperti kurangnya pedoman yang jelas dalam mengklasifikasikan arsip, dapat menghasilkan perbedaan interpretasi yang beragam dalam kategorisasi dokumen.
Dalam konteks pengelolaan arsip lembaga negara, kekurangan kode klasifikasi di suatu instansi untuk penomoran dokumen menjadi tantangan yang menuntut solusi kreatif dari tim terkait. Kurangnya kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip di beberapa unit kerja lembaga negara juga menjadi perhatian, di mana pemahaman terhadap dampak positif pengelolaan arsip yang efektif terhadap efisiensi dan akuntabilitas belum sepenuhnya merata.
Dalam menghadapi tantangan ini, diperlukan pengembangan strategi inovatif oleh tim untuk mengatasi kekosongan kode klasifikasi. Selain itu, perlu peningkatan kesadaran pegawai agar mereka memahami kontribusi pengelolaan arsip terhadap efisiensi dan akuntabilitas lembaga secara menyeluruh.
Dari pengalaman magang selama empat bulan di lembaga kementerian negara, kami ingin menyampaikan beberapa saran yang relevan untuk diterapkan dalam konteks pengelolaan arsip di lembaga negara. Seperti, pentingnya penyusunan pedoman pemilahan arsip dengan melibatkan seluruh unit kerja terkait ini guna memastikan konsistensi dan penerapan yang efektif.
Selain itu, disarankan adanya pelatihan dan sosialisasi mengenai pengelolaan arsip dan klasifikasi kepada seluruh pegawai lembaga kementrian negara. Langkah proaktif lainnya adalah menerapkan sistem informasi dan teknologi yang mendukung pengelolaan arsip, termasuk pencarian dan pemantauan arsip secara digital, dengan harapan dapat meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip lembaga negara melalui proses yang baik dan terkoordinasi.
