Sistem Pengendalian Internal Manajemen (SPIM)

Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu atau menjalankan fungsi tertentu. Pengendalian adalah suatu proses atau tindakan yang dilakukan untuk mengatur, mengelola, atau mengawasi suatu situasi, proses, atau entitas dengan tujuan mencapai tujuan tertentu atau meminimalkan risiko. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, dan pengkoordinasian sumber daya (seperti manusia, uang, waktu, dan peralatan) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Maka, sistem pengendalian manajemen adalah suatu rangkaian prosedur, praktik, dan alat yang digunakan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk mengelola, mengawasi, dan mengarahkan kegiatan operasionalnya guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ini membantu manajemen dalam pengambilan keputusan, pengelolaan resiko, dan pengoptimalan sumber daya, selain itu sistem pengendalian manajemen juga berperan dalam menjaga akuntabilitas dan transparansi dalam organisasi.

Sistem pengendalian manajemen yang efektif membutuhkan sistem pengendalian internal yang kuat, dan sebaliknya, sistem pengendalian internal yang baik harus diselaraskan dengan tujuan dan strategi organisasi yang ditetapkan dalam sistem pengendalian manajemen dengan begitu dapat dipastikan bahwa  keduanya saling terkiat. Dalam hal ini sistem pengendalian internal manajemen merupakan sekumpulan aturan, ketentuan, dan praktik yang direncanakan dan diimplementasikan oleh sebuah organisasi dengan tujuan membantu mencapai sasaran bisnis secara efektif dan efisien. Sistem pengendalian internal manajemen  bertujuan untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi, mengelola risiko, dan memberikan keyakinan kepada pihak internal dan eksternal bahwa organisasi beroperasi dengan baik. Implementasi yang baik dari sistem ini dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan daya tahan organisasi dalam menghadapi dinamika bisnis dan lingkungan internal dan eksternal. Berikut beberapa elemen kunci dalam sistem pengendalian internal manajemen:

• Perencanaan: Menetapkan tujuan dan strategi organisasi
• Organisasi dan tata kelola: Menetapkan struktur organisasi dan tanggung jawab
• Prosedur dan kebijakan: Mengembangkan SOP dan kebijakan organisasi
• Pengendalian fisik: Memastikan keamanan fisik dan control akses
• Informasi dan komunikasi: Implementasi sistem informasi dan komunikasi
• Pelatihan dan pendidikan: Menyelenggarakan pelatihan dan pendidikan
• Pemantauan dan evaluasi kinerja: Pemantauan dan evaluasi kinerja rutin
• Audit internal: Pemeriksaan internal untuk evaluasi kepatuhan
• Rencana respons dan tindakan korektif: Rencana respons terhadap risiko dan tindakan korektif
• Umpan balik dan penyesuaian: Pengumpulan umpan balik dan penyesuaian berkelanjutan

Setiap elemen memiliki peran khusus dalam memastikan bahwa kontrol dan pengawasan organisasi berjalan efektif.

Ilustrasi Analisis Studi Kasus(sumber:pexels.com)

Studi kasus terkait Sistem Pengendalian Internal atas Sistem Pembelian Bahan Pada PT Chitose Internasional Tbk

PT Chitose Internasional Tbk merupakan perusahaan yang berbasis di Indonesia yang bergerak dalam bidang produksi furnitur yang memproduksi berbagai jenis kursi dengan kategori yang beragam, mengharuskan perusahaan untuk terus meningkatkan kualitas produk agar tetap kompetitif. Dalam operasionalnya, perusahaan ini bergantung pada pembelian bahan baku yang terdiri dari lima jenis: konstruksi, assembling, cpro, woodline, dan nursing bed, masing-masing digunakan untuk produk spesifik seperti kursi reguler, matras, lemari kayu, dan tempat tidur rumah sakit. Meskipun perusahaan telah menggunakan sistem ERP Microsoft Dynamic AX untuk pembelian bahan baku, masalah keterlambatan dalam pembuatan Purchase Order (PO) masih terjadi. Proses yang seharusnya selesai dalam tiga hari bisa memakan waktu hingga seminggu karena proses otorisasi yang panjang melibatkan beberapa departemen. Keterlambatan ini menghambat jadwal produksi dan mempengaruhi target bulanan. Situasi menjadi lebih rumit ketika ada kebutuhan mendesak bahan baku. Departemen pembelian terpaksa membeli bahan baku sebelum PO disetujui, menyebabkan perbedaan antara persediaan fisik dan catatan dalam sistem. Selain itu, keterlambatan lead time dari pemasok juga berdampak pada produksi, pengiriman ekspor, dan hubungan dengan pelanggan. Masalah keamanan juga muncul karena kurangnya pengawasan CCTV, meningkatkan risiko kecurangan dan pencurian bahan baku. Oleh karena itu, perlu dilakukan evaluasi kesesuaian pengendalian internal perusahaan berdasarkan COSO's Internal Control Integrated Framework untuk mengatasi risiko dalam sistem pembelian dan mencegah kerugian. Berikut ini akan dipaparkan penerapan sistem pengendalian internal pembelian bahan baku pada PT Chitose Internasional Tbk:

1. Lingkungan Pengendalian

• PT Chitose Internasional Tbk memiliki struktur organisasi yang jelas, standar perilaku karyawan, dan SOP sistem pembelian tertulis.
• Perusahaan melakukan pelatihan dan evaluasi kinerja karyawan secara berkala.
• Namun, rotasi karyawan hanya dilakukan sesuai kebutuhan perusahaan.

2. Penilaian Risiko

• Perusahaan memiliki kriteria pemilihan pemasok dan menggunakan lebih dari satu pemasok untuk menjamin kelancaran pasokan.
• Perusahaan berusaha memenuhi jatuh tempo pelunasan hutang pemasok.
• Laporan aktivitas pembelian bahan baku dilakukan secara rutin.
• Perusahaan memiliki strategi identifikasi dan penanggulangan risiko pada sistem pembelian, serta kebijakan pengamanan bahan baku jika terjadi bencana alam.

3.  Aktivitas Pengendalian 

• Perusahaan memiliki dokumen pembelian yang memadai, terotorisasi, dan bernomor urut tercetak.
• Pencatatan sistem pembelian dilakukan secara terkomputerisasi menggunakan ERP (Microsoft Dinamyc AX).
• Sistem memiliki pembatasan hak akses dan back-up data berkala.
• Terdapat pemisahan fungsi pembelian, penerimaan, dan akuntansi, namun gudang melakukan tugas ganda (penerimaan dan penyimpanan).
• Gudang memiliki pembatasan akses, kartu persediaan, dan pemeriksaan barang ketat, tetapi CCTV hanya di bagian depan.
• Perusahaan mengevaluasi pemasok setiap bulan, namun tidak memutakhirkan SOP secara berkala.

4. Informasi dan Komunikasi

• PT Chitose Internasional Tbk memiliki sistem informasi dan komunikasi yang baik.
• Komunikasi antara karyawan dan pimpinan, serta antara perusahaan dan pemasok berjalan dengan baik.
• Perusahaan melakukan konfirmasi rutin dengan pemasok terkait pembelian bahan baku.

5.  Pemantauan:

• Manajer melakukan pemantauan langsung terhadap kinerja karyawan sehari-hari.
• Auditor internal memberikan rekomendasi perbaikan atas hasil evaluasi pengendalian internal.
• Terdapat kegiatan pemantauan pengendalian internal pada sistem pembelian bahan baku oleh pihak eksternal perusahaan.

Berdasarkan kasus sistem pengendalian internal pada proses pembelian bahan baku di PT Chitose Internasional Tbk, dapat dikatakan bahwa sistem tersebut telah berjalan efektif sesuai dengan prosedur dan kebijakan perusahaan. Semua aktivitas pembelian telah terkomputerisasi menggunakan sistem ERP MicrosoftDynamics AX, dengan seluruh dokumen terkait terintegrasi ke dalamnya. Sistem pengendalian internal telah selaras dengan kerangka kerja COSO. Namun, ditemukan beberapa ketidaksesuaian dalam komponen COSO. Pada Lingkungan Pengendalian, perusahaan tidak melakukan rotasi karyawan secara rutin. Dalam Aktivitas Pengendalian, fungsi penerimaan dan gudang tidak terpisah, CCTV di gudang bahan baku kurang memadai, dan SOP pembelian tidak diperbarui berkala.

Tindakan perbaikan pada PT Chitose Internasional Tbk:

• Melaksanakan rotasi jabatan rutin untuk menjaga independensi dan mencegah kolusi.
• Memisahkan fungsi penerimaan dari gudang guna menghindari pemusatan tugas dan potensi kecurangan.
• Memasang CCTV tambahan di dalam dan belakang gudang untuk pengawasan lebih baik dan mencegah penyalahgunaan bahan baku.
• Memperbarui SOP secara berkala agar tetap relevan dengan kebutuhan perusahaan saat ini.

Kesimpulan:

Dari kasus diatas dapat disimpulkan bahawa sistem pengendalian manajemen di PT Chitose Internasional Tbk mempengaruhi dan membentuk sistem pengendalian internal perusahaan. Manajemen menetapkan kerangka kerja, mengelola risiko, menerapkan aktivitas pengendalian, memfasilitasi komunikasi, dan memantau efektivitas. Kelemahan dalam pengendalian internal yang teridentifikasi mencerminkan area di mana pengendalian manajemen perlu ditingkatkan. Dengan memperbaiki aspek-aspek ini, manajemen dapat memperkuat pengendalian internal, khususnya dalam sistem pembelian bahan baku, sehingga mengurangi risiko dan meningkatkan efisiensi operasional.

Shelly Gandini Febrianti