Kampus Merdeka: Mahasiswa Magang Universitas Negeri Malang Asah Ketrampilan Kerja di Sekretariat DPRD Kota Batu

Dalam upaya meningkatkan kapasitas pengelolaan arsip di instansi pemerintahan Program Studi Ilmu Perpustakaan, Universitas Negeri Malang (UM) dengan Sekretariat DPRD Kota Batu berkolaborasi melalui program magang mahasiswa. Empat mahasiswa yaitu Olivia Nurhofa, Nur Awwaliya Fauziah, Shela Permatasari Yacob, dan Siti Nur Aida Syaharani ditugaskan untuk mendalami proses pengelolaan arsip yang menjadi penopang kinerja lembaga legislatif. 

Program ini berlangsung selama Bulan September hingga Desember dengan fokus utama pada tata kelola arsip. Kegiatan magang di Sekretariat DPRD Kota Batu memiliki kaitan yang kuat dengan mata kuliah manajemen kearsipan yang diambil mahasiswa pada semester 4. Pengalaman magang ini memungkinkan mahasiswa untuk menerapkan teori yang telah dipelajari dalam konteks nyata, khususnya dalam pengelolaan arsip. Di dalam mata kuliah kearsipan, mahasiswa mempelajari berbagai teknik dan metode dalam pengelolaan arsip, termasuk penciptaan, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip. Selama magang, mahasiswa dapat terlibat langsung dalam proses ini di Sekretariat DPRD Kota Batu, memahami bagaimana arsip dikelola secara sistematis dan efektif.

Pemilahan dan Pengklasifikasian Arsip Sekretariat DPRD Kota Batu 

Salah Satu Contoh Pemberian Label Sekat Warna Pada Arsip Sekretariat DPRD Kota Batu 

Salah satu fokus utama dalam pengelolaan arsip adalah kemampuan untuk menemukan kembali dokumen yang dibutuhkan dengan cepat dan efisien. Melalui kegiatan magang, mahasiswa turut berpartisipasi dalam praktik penyimpanan arsip yang baik serta tantangan yang dihadapi dalam sistem temu kembali arsip. Mahasiswa dilibatkan dalam berbagai kegiatan, seperti pengklasifikasian arsip berdasarkan nota dinas dan indeks, pendataan dokumen secara digital menggunakan aplikasi Microsoft Excel, pembuatan label warna pada arsip, hingga penyimpanan arsip sesuai prosedur yang berlaku. 

Evaluasi Hasil Kerja Mahasiswa  UM Pada Pengelolaan Arsip Sekretariat DPRD Kota Batu 

Penyimpanan Arsip Sekretariat DPRD Kota Batu yang Sudah Dikelola Mahasiswa UM 

Program magang ini juga menjadi langkah strategis dalam menyiapkan generasi muda yang siap beradaptasi dengan dunia kerja. Diharapkan, hasil kerja keras mahasiswa UM selama magang dapat menjadi pijakan awal bagi transformasi pengelolaan arsip di DPRD Kota Batu. Hal ini sekaligus menjadi bukti nyata bahwa sinergi antara dunia pendidikan dan pemerintahan mampu menghasilkan inovasi yang memberikan dampak luas.