Mengenal Budaya Organisasi yang Baik melalui AIESEC in USU

Kelompok 4, Ilmu Komunikasi 22B, Universitas Sumatera Utara

Artikel ini akan menjelaskan hasil penelitian dari analisis komunikasi organisasi AIESEC in USU. Dalam lingkup ini, penelitian difokuskan pada variabel tertentu berupa budaya organisasi yang terjadi dalam komunikasi organisasi AIESEC in USU. Metode penelitian yang digunakan melibatkan wawancara dengan salah satu anggota AIESEC, Stefanny Vinchent sebagai Team Member Customer Relationship Management of Business Development. Stefanny telah menjadi anggota resmi AIESEC in USU sejak 1 Februari 2023 lalu setelah menghabiskan sebagian akhir 2022-nya menjalankan magang di AIESEC in USU.

Komunikasi organisasi memiliki peranan penting dalam keseluruhan dinamika sebuah organisasi. Sebagai suatu sistem yang kompleks, organisasi menghadapi berbagai tantangan yang memerlukan alur informasi yang efektif antar anggotanya. Oleh karena itu, komunikasi organisasi tidak hanya berfokus pada pertukaran informasi, tetapi juga pada kunci dan pedoman untuk membangun serta memelihara budaya organisasi yang baik. Selain itu, komunikasi juga diperlukan untuk mengikat organisasi menjadi satu kesatuan yang utuh. Karena dengan adanya komunikasi yang efektif dapat membantu organisasi mencapai tujuan individu maupun tujuan organisasinya.

AIESEC adalah akronim dalam Bahasa Prancis, Association Internationale Des tudiants En Sciences conomiques Et Commerciales atau dalam bahasa inggris adalah Internasional Association of Students in Economic and Commercil Sciences. Organisasi non-profit internasional yang telah menjadi tempat bagi anak-anak muda untuk mengasah leadership skill-nya ini telah berdiri sejak tahun 1978. Sedangkan AIESEC in USU merupakan salah satu organisasi yang berada di Universitas Sumatera Utara (USU) dimana AISEC in USU ini berdiri sejak 2013 lalu.

Sebagai organisasi berbasis internasional, AIESEC memiliki tingkatan budaya organisasinya sendiri. Budaya yang tampak (visible) pada AIESEC in USU terkhususnya dibagi menjadi tiga tingkatan. Pertama,  AIESEC memiliki logo ilustrasi berbentuk orang yang sedang berjalan dengan latar berwarna biru khas AIESEC. Logo tersebut merepresentasikan diri para anggota AIESEC---atau yang biasa disebut AIESECers---sebagai seseorang yang sedang atau ingin berkembang. Posisi jalan dalam logo itu juga menunjukkan bahwa mereka memiliki arah dan tujuan masing-masing.

Logo AIESEC in USU.(Sumber Foto: socialconnect.id)

Kedua, AIESEC in USU menggunakan bahasa Inggris dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatannya yang bersifat resmi, terutama ketika menyangkut pihak eksternal. Penggunaan bahasa Inggris ini juga bertujuan untuk mengembangkan potensi dan kemampuan tiap-tiap anggotanya. Namun, dalam kegiatan rutin seperti rapat mingguan atau rapat departemen, para AIESECers tidak diwajibkan untuk menggunakan bahasa Inggris.

Ketiga, AIESEC mencanangkan program berupa jadwal pembuatan merchandise yang berbeda tiap tahunnya. Terkhusus pada tahun 2023 ini, merchandise yang dibuat berupata jaket varsity. Keputusan pembuatan merchandise merupakan kesempatan bersama yang dilakukan dengan sistem voting sebelum perilisannya. Meskipun merchandise yang dihasilkan tiap tahunnya berbeda, mereka tetap mempertahankan ciri khas dari AIESEC itu sendiri, yakni warna biru yang juga merupakan warna dari logo mereka. Ciri khas AIESEC ini merupakan sesuatu yang membedakan AIESEC dengan organisasi lainnya karena mereka memiliki budaya organisasi mereka sendiri.

Selain budaya yang tampak (visible), AIESEC juga memiliki budaya yang tidak tampak (invisible) yang diterapkan dalam berorganisasi, yakni:

1. Manners matter. Berperilaku baik, beberapa contohnya ialah tepat waktu, menghargai pendapat orang lain, dan menyalakan video ketika sedang melakukan Zoom Meeting.
2. Lead by example. Berinisiatif, aktif dan tidak pasif, serta bertanggung jawab terhadap tugasnya.
3. True humility. Sifat rendah hati, menggunakan three magic words (maaf, tolong, dan terima kasih), serta mendengarkan pendapat orang lain tanpa merendahkannya.
4. Personal profesional balance. Tidak mencampuradukkan urusan organisasi dengan masalah pribadi, misalnya dalam hal memberi feedback atau umpan balik kepada sesama AIESECers, dan tidak membawa konflik pribadi sesama AIESEcers ke ranah kerja organisasi.

Berdasarkan pernyataan informan, AIESEC in USU memiliki jenis dan karaktersitik utama budaya organisasi yang mereka terapkan. Secara umumnya, terdapat banyak contoh jenis budaya organisasi, seperti keteraturan administrasi, alokasi kekuasaan yang jelas, hingga kedisiplinan. Namun, dalam penelitian ini informan menjelaskan bahwasannya AIESEC in USU menerapkan satu dari dua jenis budaya organisasi oleh Noe dan Mondy (1996), yakni terbuka dan partisipatif. Hal ini dikarenakan, organisasi mereka sangat mengutamakan komunikasi timbal balik. Informan juga menyebutkan bahwa, "everyone's opinion is heard" yang mana berarti pendapat dari setiap AIESECers akan didengar dan dangar dihargai, para AIESECers juga didorong untuk selalu beropini. Jenis budaya ini bertujuan untuk meningkatkan rasa kepemilikan dan mendorong kinerja kerja para AIESECers

Terkait hal tersebut, AIESEC in USU menerapkan karakteristik utama budaya organisasi dengan berorientasi pada hasil sekaligus pada tim, sebab AIESEC senantiasa mengusahakan kualitas dan hasil kerja, tetapi juga saling menjaga dan memelihara agar para AIESECers tidak merasa jenuh dan lelah. Oleh karena itu, di setiap proyek AIESEC terdapat supervisor yang bertugas sebagai pengawas jalannya proyek, serta memberikan saran, umpan balik, dan lainnya. Lebih dari itu, AIESEC memeikiki program kerja bulanan yang disebut "Sugarcubes", yaitu berupa bentuk pemberian apresiasi untuk sesama anggota tim atas kerja kerasnya dengan tujuan agar para anggota dapat termotivasi dalam mengingkatkan kinerja mereka.

Berdasarkan informasi di atas, dapat diketahui budaya organisasi yang ada di organisasi AIESEC in USU mencakup penggambaran budaya yang tampak melalui logo, bahasa, dan pakaian, serta budaya yang tidak tampak melalui nilai-nilai seperti "Manners Matter" dan "Lead by Example". Budaya organisasi ini juga memiliki karakteristik berorientasi pada hasil melalui kerjasama tim, dengan menekan pada kreativitas, inovasi, dan rasa tanggung jawab, tetapi juga memelihara kesejahteraan anggotanya. AIESEC in USU menerapkan budaya organisasi yang terbuka dan partisipatif, memungkinkan setiap anggota untuk menyampaikan pendapatnya. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberi gambaran serta pengetahuan baru terkait bentuk dan jenis budaya organisasi yang diterapkan dalam organisasi AIESEC in USU, serta dapat membuka peluang baru bagi organisasi lainnya untuk dapat berkembang menjadi lebih baik dengan menerapkan budaya organisasi yang lebih baik juga.